第二節　會議的功能

會議作為一種復雜的人類活動，它實際發揮的作用遠遠超出了召集會議者對它的預設，超越了實現會議目標的框架。因此，在探討會議的功能時，我們也要跳出組織方的局限，對會議的功能進行全方位的把握。

1. 信息交流

無論是成功或者失敗的會議都能完成的一個功能就是信息交流。當然，在現代這樣一個信息化的時代，人們獲取信息的渠道非常多。可以通過傳統的媒介，比如報紙、電視、廣播等；也可以通過更先進、更及時的互聯網。但相比之下，會議對于信息的收集顯得更集中、迅速而且針對性更強。因此，它的實際意義也就更大。每個與會者在會前都需要對會議議題進行充分準備，包括提出自己的觀點以及搜集整理支撐自己觀點的材料信息，在開會時，與會者把自己的觀點和信息與其他與會者交流和分享。這些信息從不同的領域和角度指向同一個目標，針對性尤其突出。而且這種信息共享必須在規定的時間內完成，因此每個與會者掌握關于一個議題的信息的效率也更高。另外，由于會議這種形式的嚴肅性，也有效地消除了出現虛假信息共享的可能性。所以，相比通過電話或者電子郵件的方式得到的信息，人們通常更重視在會議上接收的信息。

從會議本身的目的來看，很多會議原本的目標就是傳達信息。尤其是中型和大型會議。因為參會人員數量龐大，難以做到充分討論，因此會議的初衷就是發布信息、強化對組織目標的認同。新聞發布會就更是一種典型的發布、傳播觀點和信息的會議類型。

需要強調的是，為了保證會議上的信息發布與交流確實有效，通常是以書面資料的形式表現出來的，重要的資料往往制成表格并打印出來。

2. 解決問題、科學決策

會議通常是需要最后決議的，即要達成共識、完成決策。而現代決策越來越依賴于集體的智慧，這里所指的集體的智慧，不僅僅是管理者集體的智慧，更重要的是群眾和專家的智慧。現代決策活動的形式很多，但其中最重要的便是會議活動的形式。當問題較為重大、復雜，甚至問題的牽扯面較大，涉及廣大群體利益，難以決定做不做或者怎么做的時候，就需要開會。召集有關人員研究討論，充分就議題發表意見，分析得失，權衡利弊，集思廣益尋找更為合理、更為合適的最佳解決方案。經過大家討論所形成的最后決策通常能滿足更多的需求，也因此能說服更多的反對者，使決策的執行變得更加順暢。

3. 發揚民主

會議是民主得以實現的非常重要的形式和載體，會議和民主密不可分。

（1）會議是上下交流、溝通的有效渠道

在會場上，管理者和下屬都要對議題發表自己的看法和見解。管理者可以宣布自己或者管理者團隊對于議題的立場和態度，下屬也可以就此提出疑問和意見。這樣的交流、溝通便于決策者直接了解民意，使其最終做出的決策更加符合實際和群體利益。

（2）會議制度保證民主的和諧氣氛

現代會議為了保證最終決策的科學性，都會從制度上對會議討論議程的民主進行規定。會議是體現群策群力的地方，但是會議上經常會出現少數人壟斷會議的情況，滿場只能聽到他們的聲音，其他人或是被迫或是自愿保持沉默。對于這種嚴重影響會議效果的局面，會議制度必須提前做出預防。首先，開會之前主持人可以重申會議制度，鼓勵所有人，尤其是性格內向、經常沉默的人積極發言。其次，對壟斷會議的少數人，分析情況，事先與其溝通并限定個人的發言時間。最后，可以規定采用輪流發言的形式，保證每個人充分行使自己的權利。

讓會議在民主的軌道中進行，是對會議的召集者、組織方利益最大的保障。它使每個與會者去理解自己所在群體的集體目標，幫助群體找到實現目標的最佳途徑，使群體或組織從集體智慧中獲益。

4. 檢查和監督

檢查和監督具有監督行政決策、行政執行和效益的功能。召開會議，可以讓有關部門向上級匯報工作任務的貫徹執行情況，總結決策和執行過程中的成功經驗和失敗教訓。

開會是每個組織或企業的常態，但是會議并不是各自獨立的；相反，它們是彼此緊密聯系的一個體系，讓它們緊密相連的就是決策的制定與執行。每個會議都是緊承前一個相關會議而來的。在新的議題開始前，最重要的一件事情就是檢查上一個決策的實施情況。相關的執行負責人要向會議報告決策的實施進展和存在的問題。通過會議的檢查比較，對積極貫徹會議決議的，給予表彰獎勵；對工作馬虎、消極怠工，甚至失職瀆職的要進行相應處罰，從而推動工作健康有序地向前發展。

5. 協調和溝通

會議的協調和溝通功能主要體現在加強橫向聯系方面。會議研討的主題常常關乎組織或企業全局，需要下屬所有部門的通力配合。一般來說，由于各部門的業務不同，主管性格、個人觀念等方面均有不同，致使部門之間產生很大差異。因此，對于同一問題，不同部門往往都有自己的考慮角度，彼此不自覺地傾向于維護自己部門的利益，意見難以統一，從而影響問題的妥善解決和工作的順利進行。這時，就要發揮會議的協調功能，部門之間互相磋商，保持行動一致。

要實現會議的協調功能，進行良好的溝通是唯一的渠道。而要達到有效溝通，必須把握一定的技巧。首先，要學會“聽”，積極地傾聽，要盡量聽懂對方話語中的信息。其次，要學會換位思考，從對方的角度來理解他釋放的信息，并且把這種理解表現出來，以取得對方心理上的認同。最后，放下自己的既定思維框架的限制，是達到有效溝通的關鍵。

成功的協調都是以有效溝通為前提的。認真聽取彼此的觀點和解釋，了解彼此關心的問題，對目標達成過程中預期困難達成諒解和共識，這才是充分的交流和信息反饋，也才能達到有效溝通。與各種不同類型的人共同工作并非易事，彼此之間必須取得共識，才能相互配合、圓滿完成工作。

6. 樹立權威

從制度上來講，會議決議是群策群力的結果。因此，它的權威性要遠遠大于管理者或管理者團隊不經過會議決議而發布的任何行政命令。即使有人對會議決議持反對意見，但是因為會議決議是經過眾人參與、民主討論過的，因此將不能繼續堅持自己的個人意見，而會選擇服從和接受大家的意見。群體力量造就的會議決議的這種權威性，極大地保證了決議在會后順利地執行。

除了以上六大主要功能之外，會議還具備以下附屬功能，這些功能同樣也在或強或弱地引導著會議的前進方向。

1. 地位象征

很多人內心都會認為：參會代表著自己在組織中的地位和身份。參會越多，意味著自己的地位越高。因此，常常會出現這樣的情況：組織內部有人反對會議決議的方案，其實不是完全因為方案本身有可商榷之處，而是自己被排斥在了會議之外，感到自己的地位和尊嚴受到了挑戰。

2. 形成印象

因為會議可能會有直接上級和更高層的管理者以及各部門的關鍵人物參加，因此成為與會者展示自我、讓他人對自己更加有印象的重要舞臺。

3. 激發士氣

有些會議并無太多的日常管理實質內容，而純粹是通過會議來調節與會者的情緒和心態，為某種特定的管理需求服務。

4. 增強凝聚力

會議活動是一種互動性的交往方式，在人們交流思想、互通情況的同時，還有助于他們感情上的溝通。增進感情的結果就是對內增強組織的凝聚力，因此，有時我們可以直接將聯絡感情、加強團隊協作作為會議活動的主要目的。

5. 明確組織目標

人們每天都埋頭于具體事務，很容易忘記自己所做的一切都是為了什么。從組織本身的發展來講，這是很大的損失，而會議卻能彌補這個缺憾。會議的議題都是圍繞組織目標展開的，對它的討論以及大家對討論意見的取舍，最終都是幫助所有人重新認識或者更加明確組織目標，有力地推進今后的工作。

6. 激發靈感

會議上發生爭吵是很正常的現象。有趣的是，你會發現爭吵常是解決問題、獲得想法之道，有人將其稱之為“創造性摩擦”。很多激動人心的想法都是在這樣的“摩擦”中產生的。