第三節　會議通知

會議通知是向與會者傳遞有關會議信息的載體，是聯系會議組織方與會議參加者之間非常重要的媒介。規范而準確地擬寫會議通知和及時有效地傳遞會議通知是會議文書工作的一個重要環節，是會議能否順利召開的前提與基礎。會議通知包含三個部分：一是如何確定與會者；二是如何規范、準確地擬寫會議通知，將會議有關信息在會議通知中詳盡而準確地體現出來，讓與會者看到會議通知后，能準確接收和理解會議信息；三是在寫好會議通知的基礎上如何及時、有效地傳遞會議通知，保證將會議通知及時送達到與會者手中，從而保證與會者能夠按要求做好相關的準備和順利到會。

一、與會者的確定

1. 確定與會者名單

會議組織方應該邀請的參會人員包括以下幾類：

（1）對會議的目標有深入研究或者對相關情況較為熟悉的人。

（2）能夠客觀理智和思考會議主題，并且愿意發表自己見解的人。

（3）有權做出決策的人。

很明顯，會議必須邀請的與會者是與議題討論相關的人員，對完成會議目標起關鍵作用、能作出潛在貢獻的人員。除此而外的人，組織方可以根據情況來考慮是否邀約其參會。而在邀請的與會者中，如果有兩個人總是意見一致，那么可以邀請他們中間的一位即可。

需要強調的是，組織方不能因為考慮慣例或者其他因素而邀請無關人員或者可請可不請的人員參加會議。對于這些人，可以采用會前溝通或者會后告知的方式讓他們完成對會議的參與。

2. 與會者的數量

與會者數量的增長直接帶來了會議時間延長、會議成本提高、與會者的發言機會減少、發言的受重視程度降低、與會者之間的交流程度降低、互動較差，并最終導致會議效率的降低。

至于邀請多少人參會才是合適的，要根據會議的預期目的及效果來決定。與會者過少，則難以保證討論的質量，與會者會極易趨同；與會者過多，則會出現互動、溝通困難的問題，同樣是不能創造和諧的會議氣氛，導致會議質量下降。實踐表明，如果與會者超過20人，只能用于通報情況或者布置工作；而更多的與會者一般適合于報告會和表彰會。

要辦到切實控制會議人數，應該堅決杜絕陪會的現象發生。

有的時候，與會者總數可能超出了理想狀態。這種情況下，可以將議題按照涉及的工作范圍歸類，設置幾個分會場，規定所有與會者只參加自己所屬的議題的討論，相關討論結束后必須離場。如此，就保證了會議的整體效率。

二、會議通知的內容

發送會議通知除了確認與會者，更重要的目的是為了讓與會者在會前就對會議做相關的準備，以便能在會議上充分發揮自己的作用。

1. 會議通知的內容必須包含以下幾項基本信息

（1）會議的名稱；

（2）會議的議程或者主要議題；

（3）會議的時間、地點；

（4）與會者名單；

（5）會議的組織方、聯系人；

（6）會議的要求（比如，需要與會者準備的資料等）。

2. 有些時候還需要告知或提供下面的信息

（1）與會者的參會理由；

（2）會議的目標（會議的宗旨）；

（3）會議組織方已準備的需要提前閱讀的會議相關文件資料。

組織方應該明確與會者在會議中扮演的角色；否則，與會者將很難為會議做正確的準備，幾乎難以避免在會場上淪為“聽眾”的尷尬。

此外，會議通知應該盡量簡潔、準確、周全。

三、會議通知的結構

1. 公文式會議通知

文件式會議通知使用正式公文形式的格式，并通過正式文件的傳遞渠道發送，用于召開重要會議。

（1）標題。標題一般由會議組織方、會議事由和“通知”字樣組成，內容居中排列。如果會議由多家單位聯合主辦，則省略不寫或只寫主要的組織方。

（2）主送機關。主送機關即會議通知所發給的單位。

（3）正文。正文即會議主要內容，一般分為三個部分：

① 開頭。交代會議的目的、意義等。

② 主體。包括會議主題、議題、議程和日程等的具體安排，如內容過多可分為幾個部分一一寫清楚。

③ 結尾。一般用“特此通知”字樣結尾。

（4）發文機關。發文機關要全稱，聯合主辦的會議，所有的主辦單位都要寫上，并加蓋公章。

（5）成文日期。寫清楚具體的年月日。

2. 書信式會議通知

書信式會議通知即使用書信的形式，并通過郵寄的渠道發送的邀請信，其結構要素有以下幾個方面：

（1）信頭。在邀請信的信箋版心的頂端用醒目的字體標示組織方全稱，或用標有單位姓名的信紙來寫。

（2）標題。標題一般由會議名稱加“邀請函”字樣組成，也可直接寫“會議通知”字樣。

（3）稱呼。邀請信發給單位的，寫單位名稱；發給個人的，應寫清楚個人姓名，前面冠以“尊敬的”等敬語詞，后綴“先生”“女士”等字樣。

（4）正文。正文即會議主要內容，一般分為以下三個部分：

① 開頭。交代會議的目的、意義等。

② 主體。包括會議主題、議題、議程和日程等的具體安排，如內容過多可分為幾個部分一一寫清楚。主體一般包含以下幾個方面：

a. 參加對象。寫清楚對與會者的具體要求，如職務、級別等；有些還要寫清楚與會者的資格，如出席、列席、旁聽等表達；還有些會議為了達到一定的規模，通知中還要規定參加會議的人數。

b. 會議時間。包含三個方面，即會議報到時間、會議正式開始與結束的具體時間和會期。

c. 會議地點。寫清楚會議所在地的地名、路名、門牌號、樓號、房間號、會場名稱等，務必準確。

d. 其他事項。寫清楚參會費用、報名方式和截止日期等。

e. 聯絡信息。寫清楚會議組織方地址、郵編、銀行賬號、電話與傳真號碼、網址、相關聯系人姓名等。

③ 結尾。一般用“特此通知”字樣結尾。

（5）發文機關。發文機關要寫全稱，如果是聯合組織的會議，則所有的組織方都要寫上，并加蓋公章。

（6）成文日期。寫清楚具體的年月日。

3. 備忘錄式會議通知

備忘錄式會議通知內容比較簡單，用于小型會議，單位內部事務性或例行性會議。在格式上，以“會議通知”字樣作為標題，正文部分只寫清楚會議名稱、時間、地點即可。

4. 請柬式會議通知

請柬式會議通知可以自行擬稿打印，也可在市場上買印制好的請柬填寫。由于請柬式通知的對象都是上級領導、兄弟單位、合作對象、社會知名人士等，因此，語氣要恭敬、委婉。

四、會議通知的傳遞

在確定了會議議程、與會者名單并在擬寫完會議通知之后，接下來要及時通知各位與會者，以便讓與會者做好充分的準備。有人認為，在單位內部組織會議時可以用電話口頭通知與會者，對外或者正式場合則一定要用書面通知與會者。而從實際的效果來看，除非是非常緊急的會議，否則都應該同時使用口頭通知和書面通知。因為這兩種方式的作用完全不同。口頭通知便于迅速確認與會者初步了解了會議信息，而書面通知則能保證與會者深入把握會議的目標和自己應該承擔的責任與義務，對推動會議有更大的幫助。

1. 會議通知的傳遞方式

會議通知的傳遞有兩種方式：口頭通知與書面通知。

（1）口頭通知。口頭通知有當面告知、電話通知、他人代為傳達等多種方式，適合用于一般性會議的通知，其特點是方便、快捷。

（2）書面通知。書面通知的有墻報、公告板、信函、電子郵件、傳真、電報等多種方式。尤其是邀請一些重要嘉賓或人士時，一定要選擇制作精美、漂亮大方的請柬，以體現對對方的尊敬。

2. 會議通知的傳遞要求

（1）恰當把握發送時間，不宜過早或過晚。合適的時間能讓與會者在接到通知后可以從容地做好相關準備，并按時參加會議。

（2）如果向多人或多個單位傳遞會議通知，則應避免漏發或錯發，通知發出時應做好登記。認真檢查收信人地址、姓名等信息，一一核對，以防出錯。

（3）重要會議的通知發出以后，要及時與對方聯系并詢問是否收到和是否參加會議。當重要會議的時間臨近時，再次與對方確認是否參加會議，以防對方遺忘。

（4）可同時采用多種傳遞方式，確保會議通知及時、有效地發送到與會者手中。

五、會議回執或會議報名表

有些會議通知還需要與會者附上會議回執（如表3-3所示）或會議報名（如表3-4所示），以此來確定對方是否收到會議通知并預計參會人數，組織方以此為依據，預計會議規模，選擇會議地點。此外，根據回執或報名表，收集與會者的基本信息與要求，確定與會者的資格，以便安排會議的接待工作。

會議回執表與報名表一般制成表格形式，請與會者填寫相關內容。與會者信息一般包含：姓名，性別，民族，年齡，職務，工作單位，聯系電話，是否參會，預定回程票的時間、班次、到站的具體要求等方面。