第四節(jié)　會議票證的制作

會議票證是會議組織方發(fā)給每個與會者的有關(guān)憑證，主要包括代表證、簽到證證件、參觀證、與會者就餐的餐票等。規(guī)范、合理的會議票證可為與會者提供方便的服務(wù)。

一、會議票務(wù)

會議票務(wù)主要是就餐票的制作。就餐憑證一般采取兩種方法：一種是憑會議的有效證件進入餐廳就餐，另一種是需要設(shè)計并印制專門的會議活動時期的就餐票，憑就餐票就餐。就餐票一般尺寸較小，它主要的作用就是與會者就餐的憑證。就餐票上的主要內(nèi)容有：會議名稱、用餐時間和日期，有些會議還會在就餐票背景中制作與會議相關(guān)的圖標(biāo)。此外，為了區(qū)別不同就餐票，可以為就餐設(shè)置不同顏色或字體。

二、會議證件

一個會議往往需要制作很多會議證件。會議證件就是表明會議相關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)，其主要目的在于做好會議的組織管理，保證會議安全、順利地召開和與會者的安全等。

1. 會議證件的作用

會議證件的作用是為了表明會議期間各種人員的身份，便于與會者之間的相互辨認和聯(lián)系、交流。同時，會議證件也便于會議組織方對會場的管理，與會者憑證出入會場，保證會議安全，便于組織方統(tǒng)計會議人數(shù)等。此外，對于一些有紀(jì)念意義的重要會議，會議證件可以給與會者留作紀(jì)念用于收藏。

2. 會議證件的種類

（1）按會議證件的制作形式來分。

① 證卡類。胸配式，可以夾在衣服上。缺點是容易丟失，損壞衣服。

② 佩條類。配有長條，可以掛在脖子上。特點是不易丟失，比較常用。

（2）按與會者參加會議的身份不同來分。

① 主席團證。供會議的主席團成員佩戴的證件。

② 出席證。供出席會議的代表佩戴的證件。

③ 列席證。供列席代表佩戴的證件。設(shè)計風(fēng)格與出席證相一致，但要有色差，便于區(qū)別。

④ 旁聽證。供旁聽代表佩戴的證件。設(shè)計風(fēng)格與出席證、列席證相一致，但要有色差，便于區(qū)別。

⑤ 工作人員證。供會議工作人員佩戴的證件。大型會議由于工作人員較多，為了便于區(qū)分工作職責(zé)，往往將工作人員證件用A、B、C等類別加以區(qū)分，如A類是指保安人員，B類是指會場內(nèi)服務(wù)人員，C類是指會議接待人員。

⑥ 記者證。供新聞媒體采訪會議的記者佩戴的證件。

⑦ 嘉賓證。供會議嘉賓佩戴的證件。

⑧ 車輛通行證。為車輛進出會場及駐地而制作的證件。

在設(shè)計形式、內(nèi)容、色彩上，不同種類的證件除了做到易于區(qū)別之外，還應(yīng)緊扣會議主題，突出會議性質(zhì)，便于識別和佩戴。

3. 會議證件的內(nèi)容

會議證件的內(nèi)容一般包含以下幾個方面：

（1）會議名稱。用會議全稱或規(guī)范化的簡稱。

（2）會議時間。會議召開與結(jié)束的起止時間。

（3）證件種類。按與會者參加會議身份的不同，可以分為不同證件類型。

（4）姓名、性別。

（5）編號。對會議證件進行統(tǒng)一編號，利于管理。

（6）照片。有些會議證件內(nèi)容較多，如單位、身份職務(wù)等，如果是重要會議，還需要在證件上粘貼與會者照片，并加蓋鋼印。

4. 制作會議證件的注意事項

（1）會議證件的主題要鮮明，經(jīng)濟實用。證件的制作應(yīng)與會議管理需要相一致。證件種類的名稱要醒目，以便于攜帶與識別，不能只圖簡單，而影響會議的組織管理，也不要太復(fù)雜煩瑣，給與會者和會議管理帶來不便。

（2）會議證件在外形上要美觀大方，在色彩上要體現(xiàn)會議特點。例如，慶祝會、表彰會等可以采用紅色襯底，體現(xiàn)喜慶的氣氛；學(xué)術(shù)性會議則可以采用藍色襯底，突出其嚴肅的氣氛。

（3）仔細核對證件中的內(nèi)容，確保證件上所有信息準(zhǔn)確無誤。