第一節　會議議題與會議議程

一、會議議題

會議議題是根據會議目標、性質確定并付諸會議討論、研究或解決的具體問題，是會議的核心。議題是會議目標與性質的具體體現，確定了會議議題就直接引導和制約了與會者之間信息的交流，使會議的進程緊緊圍繞會議目標，而不會偏離會議主題。

1. 議題的種類

（1）會議主題。一次會議中貫穿所有議題的主線叫會議主題，會議主題統帥各個具體的議題。

（2）中心議題。一次會議的目標不止一個，目標有主次輕重，議題也就有中心議題與次要議題之分。中心議題是體現會議主要目標和主要性質的議題，是相對于次要議題而言的。

（3）動議。動議，是指在會議期間臨時提出的議題，它所涉及的事項一般都較為緊急，常常是針對某項已經列入議程的議案而提出的修正性或者反對性議題。

2. 確定議題的方法

（1）領導根據會議目的與需要制定議題。

（2）秘書人員依據實際工作情況收集、整理匯總后提出議題，再經領導審定。

3. 確定議題的要求

（1）講究實效。會議議題要符合會議目標的要求，凡是與會議目標和主題無關或偏離的議題都應刪掉。

（2）分清主次輕重。分清議題的主次輕重，明確中心議題和次要議題，以保證與會者能夠把主要精力集中于最重要的和最需要認真考慮的問題上。

（3）數量適當。一次會議議題的數量要適當，避免因議題過多導致會議時間冗長，會議效率下降；或在一定會議時間內議題過多導致每個議題都沒有完全解決等情況發生。如果需要討論的議題確實較多，可采取分段開會的辦法解決。

（4）準備充分。在擬定議題的同時，還要準備與議題相關的背景資料，以便給與會者在討論和決策時提供較為全面的參考。

二、會議議程

會議議程，是指對會議議題進行先后順序的安排。具體指的是，對會議要討論與研究的議題所做的進程安排，即把會議的各項議題按照主次、輕重緩急等原則編排起來并確定下來。會議主持人要根據會議議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務，通常由秘書人員擬寫議程草稿，交領導批準后，復印、分發給所有與會者。

無論是按計劃召開的會議還是臨時會議，都應該有精心設計的會議議程。會議議程的作用是幫助與會者明確會議的主題和方向，保證會議一直在正確的軌道上進行。

1. 會議議程的內容

會議的議程就好像考察隊的地圖一樣，所有與會者都應該從中能找到與會議有關的最重要的信息。通常情況下，會議議程主要包括以下內容：

① 會議的目的或者目標。

② 會議的日期、時間和地點。

③ 會議的組織方。

④ 與會者名單。

⑤ 每個與會者在會議中分別承擔的任務。

⑥ 會議要討論的主要議題及時間分配。

會議議程盡可能短小簡單，最好能限制在一頁紙上。表3-1即為一份規范的會議議程。

2. 會議議程的結構

會議議程的結構有以下幾個部分。

（1）標題。標題由兩個部分組成，即會議名稱加上“議程”字樣組成。例如，××公司年度總結大會議程。

（2）題注。題注一般指的是該議程通過的日期，具體到年月日。題注位于標題下方居中，內容放在括號內。

（3）正文。正文不包括前言與結尾，只寫主體部分。主體部分用簡明扼要的語言概括說明會議每項議題的順序，并用序號標注，句末一般不用標點。

（4）制定機構和制定日期。在正文右下方寫明制定機構的名稱和制定日期。

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3. 會議議程中議題的安排

從某種意義上來講，會議議程就是對準備在會議上討論的議題進行的安排。關于這方面，有三個細節需要密切關注。

（1）會議議題是完成會議目標的手段。甄選上會討論的議題的標準就是能否緊扣會議目標，能否準確具體地體現會議目標。對不能準確反映目標或者根本與目標無關的議題進行討論，會直接降低會議質量。

（2）從表3-1中可以了解到，會議議程中不但要列出會議發言人的姓名、準備討論的議題名稱，還要對每一項議題都給出明確的時間限定，以便與會者遵循。尤其是對重要的、影響深遠的議題的開始時間一定要有明確界定，并且開會過程中要堅持按照這個時間計劃進行。

（3）會議議程中應該出現的議題數量。

一次會議的議題不宜過多，否則將會降低效率。

需要強調的是，不能完全預料會議的實際進展狀況總是。因此，有必要為會議準備備用討論的議題，以應對討論非常順利、會議時間明顯富余的情況。

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4. 安排議程的方法

最后，作為會議文件下發的會議議程中的議題并不是隨意被填寫進去的，而是精心安排之后的結果。通常，秘書人員可以從以下四個角度對議題進行排序。

（1）按照議題之間發生的邏輯關聯來進行安排，使前面進行的議題成為后面議題的一個邏輯鋪墊，逐步推動決策進行。例如，報告會一般順序為：開幕式、領導致辭、領導報告、分組討論、大會總結、閉幕。再如，總結表彰交流會，一般采取的順序是：首先，對某項工作或某項活動做總結性報告；其次，宣布表彰決定和表彰名單并頒獎；最后，進行交流發言并安排領導講話。

（2）按照議題的具體內容來安排次序。把議題按照重要程度進行排序，較先討論最重要且花費時間較長的議題。這樣做的好處是，即使在預定時間內不能處理完所有的議題，但是保證了最關鍵的議題已經得到了解決。

需要注意的是，“先討論”并非第一個討論。因為最重要的議題往往也是最復雜的議題。在會議剛開始的時候，與會者的注意力還不是很集中，還不能充分參與到會議主題中來。這個時候將最困難的問題拋給他們，顯然無法得到令人滿意的結果。因此，“先討論”就是當與會者頭腦最清晰、思維最活躍的時候首先來討論最麻煩、最艱巨的議題。

（3）對議題進行歸類，將相同議題盡量集中安排和解決。例如，首先，將提供信息的議題放在前面；其次，是推動決策的議題；最后，是對問題的解決。

（4）分歧性較大議題或者和與會者有利益關系的議題一般放在最后。這樣可以避免因為這種問題的討論而影響與會者的立場和情緒，進而影響與會者對其他議題進行討論時的投入與客觀性。

在會議議程的工作實踐中，一般都是綜合考慮了這四種因素后再對議題進行排序，以保證所有被列入的重要議項都能得到充分的討論，進而會議能完成預定目標，得到正確的決策。