|第三章|　會前文書工作

學習目標

導引案例

文輝公司承辦了一個全國性的大型研討會，會議將在兩個星期后舉行。會議服務組（以下簡稱“會務組”）成立以后，會議的籌備工作就緊鑼密鼓地開始了。

根據會務組的分工，李秘書負責起草和發送這次會議的會議通知。李秘書是第一次做這種工作，他很認真地按照會議通知的格式和要求去寫。在通知里他詳細地寫清楚會議的名稱、主辦單位、會議的起止時間、參加人員、會議議題、會議地點、聯絡信息以及報到事宜和有關要求。寫完后，李秘書自己檢查了一下，覺得寫得不錯，要通知的事項都已經寫得很清楚，而且層次清晰，語言簡潔流暢。

會議通知寫完后，李秘書為了抓緊時間，就根據組織方提供的與會名單、郵編和地址，把會議通知裝進專用信封發走了。李秘書高興地認為他的工作順利完成了。

可是幾天過后，會務組突然熱鬧起來了，電話一個接一個地打來，都是找李秘書的。電話的內容大致相同，說是接到會議通知后，有些事情不是很清楚，主要想詢問一下會議地點具體在什么地方，如果自己去會場的話，從火車站怎么坐車，有哪些公交汽車能直接到，打車到會場大概有多遠等問題。李秘書發現他的麻煩來了，因為從此以后他每天都在忙著回答這些問題，一直持續到報到那天，還有人從飛機場打電話向他詢問怎么去報到地點。

李秘書很郁悶，心想我的通知寫得非常規范和詳細了，怎么還會出現這種情況呢？

討論

1. 李秘書的會議通知發出后為何電話一個接一個地打來？

2. 如何準確擬寫會議通知。

會議文書在會議的組織、管理中占據非常重要的地位，它是貫穿會議始終、體現會議預想及進展狀況的文字材料。準備會議文件是會務工作中非常重要的一環，可以說，會議文件準備的充分程度，直接影響著會議的質量和效果。

大中型會議的會議文件包括的種類繁多，一般有會議通知、會議方案、會務工作方案、會議須知、會議主持詞、會議主題報告、領導講話材料、需提交會議審議或討論的材料、會議發言材料、會議日程、會議參閱材料、會議新聞稿、會議決議、會議編組名單、會議證件、會議食宿安排表等，幾乎所有與會議相關的安排都會形諸文字，分發到與會者及會務人員手中，以備查閱及指導、監督會務工作。而對于常見的高層管理人員參加的小型工作會議而言，會議時間短、參與人員少、強調快節奏、注重效率，因此會議文件的準備范圍也只是保留了最核心的部分。

本章主要闡述會議正式開始之前所需要的各類文書的寫作，包括會議議題、議程、日程、會議通知等的擬定和會議所需的各類證件的制作。