2.2　采購流程

采購流程通常是指有需求的采購方實施采購工作的具體過程，主要包括采購認證、選擇供應商、簽訂合同、合同跟蹤、付款操作等幾個方面。為了提高采購作業的科學性、合理性和有效性，建立和完善采購系統，保證采購作業的順利進行，有必要研究采購作業流程，并隨著環境的變化，不斷對現有流程進行相應的改革和完善。

2.2.1　采購作業的一般流程

采購作業流程會因采購物品的來源（國內采購、國外采購），采購的方式（議價、比價、招標），以及采購的對象（物料、工程發包等）不同而在作業細節上有若干差異，但對于基本的流程而言，每個企業都大同小異。現將美國采購學者威斯汀所主張的采購作業的一般流程介紹如下。

1.確認需求

任何采購都來源于企業某個部門的確切需求，這些需求通常以采購申請的形式提出，經批準后執行，采購申請可以來自生產或使用部門，可以來自銷售或廣告部門，也可以來自實驗室。也就是說在采購之前，應先確定買哪些物料、買多少、何時買、由誰決定買等。

2.需求說明

如果采購部門不了解生產或使用部門到底需要些什么，就無法進行采購。出于這個目的，就必然要對需要采購的商品或服務有一個準確的描述。確認需求之后，對需求的細節（如品質、包裝、售后服務、運輸及檢驗方式等）均加以明確說明，以便使來源選擇及價格談判等作業能順利進行。

3.選擇可能的供應來源

供應商選擇是采購過程中一個重要的環節，它涉及高質量供應來源的確定。主要工作如下：根據需求說明，尋找合適的供應商；在原有供應商中選擇績效良好的廠商；確定和某個供應商進行大量業務往來所需要的一系列標準等。通常采購方對供應商能否滿足自己的質量、數量、交付、價格、服務目標等的觀察將支配決策結果。

4.適宜價格的決定

確定可能的供應商后，與其進行價格談判，得到合適的價格。采購者必須很好地掌握各種定價的方法，了解各種方法的適用時機，并能夠利用技巧取得滿意的采購價格。

5.訂單安排

價格談妥后，應辦理訂貨簽約手續。訂單和合約均屬于具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求、權利及義務必須予以說明。任何實用的采購訂單所必備的要素有序列編號、發單日期、運輸要求、價格、支付條款，以及其他對訂單有約束的條件。訂單只有在供應商接受以后才能構成一項合同。

6.訂單追蹤與稽核

簽約訂貨之后，為使銷售廠商如期、如質、如量交貨，應依據合約規定，督促廠商按規定交運，并予以嚴格檢驗入庫。

7.核對發票

廠商交貨驗收合格后，隨即開具發票。要求付清貨款時，對于發票的內容是否正確，應先經采購部門核對無誤后，財務部門才能辦理付款。

8.不符與退貨處理

凡廠商所交貨品與合約規定不符致使驗收不合格者，應依據合同規定退貨，并立即辦理重購。

9.結案

無論是驗收合格付款，還是驗收不合格退貨，均須辦理結案手續，清查各項書面資料有無缺失，績效好壞等，簽報高級管理層并核閱批示，予以結案。

10.記錄與檔案維護

凡經結案批示后的采購案件，應列入檔案登記編號分類保管，以備參閱并作為事后發生問題的查考依據。檔案應具有一定保管期限的規定，例如，采購訂單可以作為和外界所簽合同的證據，一般要保存7年，應該比作為備忘錄的采購申請單的保存期限還長。

實用案例2-2

某公司的采購流程與操作步驟

1.背景及任務

某公司由8名員工組成。每名雇員有不同的行政級別及審批金額上限，在企業中有不同的職務，被賦予不同的企業角色，屬于不同的項目和成本中心。目前該公司需要采購以下物資。

（1）風力滅火機2000臺。

（2）油鋸200臺。

（3）往復式滅火水槍2000臺。

（4）高壓貯能式滅火水槍2000臺。

（5）短波單邊帶電臺50臺。

（6）撲火服1000套、對講機200臺。

2.操作要點

（1）流程圖。具體操作如圖2.1所示。

（2）操作步驟。

①請購單的填寫、遞送。請購人李濤負責填寫請購單，并注明設備、材料或軟件的品名、規格、數量、需求日期、編號及注意事項，將請購單送達采購主管張小嫻。

當某項產品緊急請購時，李濤可以在請購單的“備注”內注明原因，并注明“緊急采購”字樣，以急件送達。

由于滅火水槍需要試用后才能明確其產品質量好壞，所以李濤在請購單的“備注”上注明“試用檢驗”及“預定試用期限”。

②請購審核權限。根據公司規定，項目預算計劃內且金額在10000元以下者，由項目經理和事業部經理批準；金額在10000元以上或超出項目預算計劃者，由商務總監和財務經理審核批準。由于李濤采購的項目總額在10000元以上，因此他必須將采購請購單上交商務總監李平和財務經理齊遙審批。

③尋找供應商并詢價、比價、議價。公司規定對于項目采購必須選擇至少兩家供應商并進行報價，采購主管張小嫻根據請購單的內容，再依據請購作業的緩急，并根據市場行情采購記錄、供應商評估記錄表、供應商信用記錄表或廠商提供的其他資料等，辦理詢價、比價，經分析后議價。

然而采購主管張小嫻發現沒有符合李濤所要求的短波單邊帶電臺，某供應商提供的設備規格與請購單規格略有不同，因此張小嫻在請購單上予以注明，并通知請購人李濤處理。

④商務談判及擬定采購合同。根據擬定的優惠條件和實際情況，采購主管張小嫻協助項目經理王力進行商務談判及擬定采購合同。

⑤到貨驗收。到貨后，項目經理王力對設備組織了驗收，驗收按照請購單的內容進行。供應商提供的產品設備應具備廠商提供的合格證，要求提供的設備與采購合同簽訂的設備相同，完整的外包裝封口處沒有被撕開。包裝內應有完整的使用手冊或相關的說明，能夠滿足請購人李濤提出的設備使用條件，滿足項目的要求。經檢驗所有產品合格，項目經理王力組織登記入庫，并填寫設備驗收報告單，然后交給采購主管張小嫻，由采購主管張小嫻進行清單入庫處理，項目經理王力按照項目的實際需要提交出庫單，項目完成后再把設備的驗收單或接受單提交客戶，報請事業部經理及財務部門等。

⑥付款。采購主管張小嫻將請購單、驗收報告單與發票進行核對，確認無誤后交財務部門按照采購合同辦理付款手續。

⑦價格及質量復核。采購主管張小嫻將詢價、比價、議價資料及其他市場行情資料存檔，認真做好這次采購的記錄，作為采購及價格審核、對供應商評估時的參考。

（資料來源：劉斌.采購與供應管理[M].北京：高等教育出版社，2005.）

2.2.2　供應鏈環境下的采購流程

在傳統的采購管理中，企業一般只注重短期的經濟利益，考慮的最主要問題是采購的價格和以何種方式與供應商進行交易，使得供應和需求之間建立的是一種臨時性、短期性的合作關系，而且企業之間的競爭多于合作。同時，傳統的采購流程使得企業對市場變化和客戶需求的響應能力反應遲鈍。由于采購和供應雙方在信息的溝通方面缺乏有效的手段和及時的信息反饋，當市場的需求發生變化時，采購一方不能夠根據實際的市場變化更改原有的訂貨合同。因此，企業在生產的實際需求減少的情況下會造成庫存的增加，而當需求增加時又會出現供不應求的現象。

傳統的采購流程是典型的非信息對稱博弈過程，缺乏主動性，在很大程度上是為了補充庫存而采購。采購部門對生產部門的生產進度和需求情況并不是很了解，采購部門制訂的采購計劃不能很好地適應生產部門的需要。

隨著時代的發展，采購方式和采購流程正在發生變化，形成了供應鏈環境下的采購，其與傳統采購的區別如表2-2所示，最根本的區別是，企業內部的信息流更加通暢，并且和供應商結成了戰略合作伙伴關系，能對供應商進行有效的管理，能夠選擇最優的供應商，并動態確定合理的訂貨數量，從而能保證采購的低成本、高質量、高效率和柔性。其主要具有以下特點。

表2-2　供應鏈采購與傳統采購的區別

1.交易過程簡化、交易成本降低

由于供應商與制造商建立了合作伙伴關系，簽訂供應合同的手續大大簡化，不再需要雙方多次反復地協商，交易成本也因此降低。同時，質量和交貨期也能得到保證，使得采購物料直接進入制造部門，簡化了許多不增值的采購工作流程，如減少了訂單的下達、接受轉換、生產跟蹤、質量檢驗、入庫出庫和庫存積壓等環節，采購的目的是直接滿足生產線上的需要。

2.確保質量

采購原料的質量對最終產品的質量有很大的關系，需方和供方是供應鏈上的合作伙伴關系——意味著供應商的資格認證、產品質量、信用程度都是可靠并值得信賴的，這有助于產品質量的保證。

3.改善系統流程

不同于傳統的“推式”采購，供應鏈環境下的采購方式發生了改變。“推式”采購是先制訂采購計劃，再執行采購，然后組織生產，最后將產品推向市場；而供應鏈環境下的采購方式是訂單驅動式的，是一種“拉式”的采購，即由需求直接決定采購，采購方式簡化了采購工作流程，因此采購的準確度和效率大大提高。

另外，除了采購流程以外，先進的供應鏈采購流程還包括了與合作伙伴共同設計產品和生產的流程，甚至是技術上的合作，以生產出最具競爭力的產品，可以縮短新產品上市的時間，降低生產成本。

4.信息共享、降低風險

戰略合作伙伴關系的信息傳遞方式發生了變化，雙方共享信息，減少信息失真，提高了應變能力。供需雙方在供貨過程中不斷進行信息反饋，修正供貨計劃，使供貨與需求保持同步。并且這可以使得采購的決策過程透明化，避免了信息不對稱決策可能造成的成本增加，減少了環境不確定性帶來的風險，比如運輸過程中的風險、信用的風險、產品質量的風險等。

供應鏈環境下的采購流程是一種拉式的、信息互動的同步流程，實用案例2-3有助于對其的理解，但實現的過程仍是流程管理。企業在從傳統采購轉向供應鏈采購的過程中，也會導致相應的庫存管理發生改革，具體的方法可見本書第10章。

實用案例2-3

福特的采購流程改革

福特汽車公司自1908年成立以來，經過近一個世紀的洗禮，已經發展成為世界第一大卡車生產廠家和世界第二大汽車廠商。在全球經濟一體化進程加快、市場競爭日益激烈的環境下，如何更有效地把握市場機遇，降低采購成本和運營成本，制造出消費者喜歡的汽車，成為新世紀福特汽車公司全球所有企業共同關注的焦點。于是，一場采購流程信息化革命開始了。

福特原有的采購流程（圖2.2）可以說是相當傳統的。

（1）采購部將訂單一式三份送給會計部、廠商和驗收單位。

（2）廠商將貨品送到驗收單位，同時將發票送給會計部。

（3）驗收單位將驗收結果填寫驗收單，送到會計部。

（4）會計部將所持的驗收單、訂單和發票這3種文件相互查驗，若都相符，就如數付款給廠商。

2000年11月，福特宣布把他們龐大的采購部門轉移到互聯網上。應用計算機網絡，福特有了全新的采購作業流程（圖2.3）。

（1）采購部將訂單輸入計算機資料庫，如果是固定往來的廠商，則通過電子訂貨系統（Electronic Ordering System, EOS）自動向廠商下達訂單；若不是固定廠商，則以訂單傳真和電子郵件的形式進行通知。

（2）廠商交貨后，驗收單位從計算機系統內取出訂單資料，再驗收所交貨品，若相符，則錄入計算機。經過一定時間，計算機系統會自動簽發支票給廠商。若驗收不符，也將驗收結果輸入計算機系統。

這樣，采購部和會計部均可從計算機資料庫中隨時查詢和了解采購狀況。

由于采用了計算機網絡技術，新的采購流程廢除了發票，且將核對和簽發支票等工作改為驗收單位負責，因此，企業會計部的人員幾乎在整個采購作業中不再投入大量的人力，僅僅定期做訂單、驗收等與財務有關的稽核工作。會計部在流程改善前職員超過500人，改善后僅需要125人。這個效應也延至其他部門，有的部門人數甚至減至原有的1/20。

福特公司的驗收人員可以利用計算機系統資料，取得對以往廠商的品質評定和驗收信息，以便做出是否簽發支票給廠商的判斷。并且，資訊信息憑借計算機網絡可同時傳遞給各相關人員，同步處理，以節約處理時間。

（資料來源：王為人.采購案例精選[M].北京：電子工業出版社，2007.）

問題：

（1）試對福特汽車公司傳統的采購流程提出自己的看法。

（2）應用計算機網絡系統給福特汽車公司的采購作業帶來了哪些好處？

（3）將采購流程中的哪些部分遷移至互聯網上會更進一步提高采購流程的效益？