第二節　中小企業工作分析的內容和步驟

一、中小企業工作分析的信息

中小企業工作分析需要大量的信息，收集適量的、高質量的信息是中小企業工作分析的核心工作。中小企業進行工作分析是為了解決七個問題，即“6W1H”（如圖3-2所示）。

二、中小企業工作分析的內容

一般來說，中小企業工作分析由兩部分組成：工作描述和工作規范。工作描述即確定工作的具體特征；工作規范指工作對任職人員的各種要求。

（一）中小企業工作描述

工作描述又稱工作說明，是指一種提供有關中小企業內部的工作任務、工作職責等方面信息的文件。它所提供的這些信息應該是真實的、準確的，能夠簡要地說明企業期望員工做些什么，同時確切地指出員工應該做什么、怎么做和在什么樣的情況下履行職責。它主要包括以下八個方面的內容：

（1）職位標識。它包括工作名稱和工作地位，其中工作地位是指員工在企業中所屬的工作部門、直接上級職位、工作等級、工資水平、所轄人數、定員人數、工作地點、工作時間等。

（2）工作概述。即描述在企業中該工作的總體性質，包括其主要功能或活動。如中小企業市場營銷經理的工作可概述為“規劃、指導、協調公司產品和服務的市場營銷”。

在工作說明書中要慎重使用像“完成領導指派的其他任務”這樣的表述。雖然這種說法可以為主管人員分派工作提供更大的靈活度，但一些專家一針見血地指出，“一項經常可以看到的工作內容如果不被明確地寫進職位說明書，而只是用像‘需要完成的其他任務’這樣‘躲躲閃閃的句子’來表述的話”，就很可能成為逃避責任的托詞，因為這使得對該職位性質以及任職者工作任務的描述出現了漏洞。

（3）工作職責和任務。它是工作描述的主體，必須詳細描述，并列出內容。所謂職責，就是在企業中這項工作的權限和責任有多大，主要包括以下幾方面：①對原材料和產品的職責；②對機械設備的職責；③對工作程序的職責；④對其他人員的工作職責；⑤與其他人員合作的職責；⑥對其他人員安全的職責。分析人員應盡量采用“量”來確定某一工作所有職責的情況。

（4）任職者的工作權限。中小企業中，每個職位都有明確的職務工作規范，既不能無職無權，也不能無責無權，更不能有權無責，必須職、責、權、利相結合，明確各個職位之間的分工和協作關系。

（5）工作績效標準。有些工作說明書中還包括一部分有關工作績效標準的內容。這部分內容主要說明任職者在執行工作說明書中的每項工作任務時所要達到的標準。

對于中小企業來說，確立工作績效標準絕非易事。大多數管理者已經意識到，僅僅告訴下屬人員“要盡最大努力地工作”，卻不為他們提供足夠的指導是不夠的。確定工作績效標準的一個比較簡便的方式就是，按以下句型將內容填寫完整：“如果你……我就會對你的工作感到完全滿意。”如果對工作說明書中的每一項工作任務都按這個句型敘述完整，那么就會形成一套切實有效的工作績效標準。

（6）工作條件。它是對工作地點的溫度、濕度、光線、噪音、安全條件、地理位置、可能發生意外事件的危險性，室內或室外等工作條件和物理環境的說明。

（7）工作關系，又稱工作聯系。工作聯系說明任職者與中小企業內部及外部的其他人之間的聯系。它包括中小企業工作群體中的人數及關系、完成工作所要求的人際交往的數量和程度、中小企業各部門之間的關系、工作點內外的公益服務、文化設施、社會習俗等。

（8）工作規范。它是根據工作內容擬定的最低要求的任職資格，列明適合從事該項工作的人員必須具備的條件、個人特質、接受的訓練等，供招聘使用。工作規范的內容通常包括所需知識、技能和能力、體能條件、個性特點、教育程度、工作經驗、專業資格等。對任職資格與任職條件的說明必須清楚、簡明、直接和詳盡。

工作說明的內容根據使用目的或者用途的不同而有所不同。一般來說，職位標識、工作概述、工作職責三個項目是所有工作說明都應該有的，其他項目則視需要而定。例如，工作說明如果是用于招聘和選擇的，則必須包括工作規范和工作環境；如果是用于授權，則必須包括工作權限和工作關系；如果是用于績效評價，則應包括績效標準和工作規范。

工作說明的格式不盡相同，每家企業都可能有不同的寫法，有的詳盡，有的簡略。一般來說，工作說明的詳略程度沒有絕對的標準。對于一些簡單的或者技術性不強的工作，可以十分清楚地描述；但是對一些復雜的或者技術性很強的工作，要詳細具體地描述該項工作的內容就非常不容易，只能用一些含義寬泛的詞句概括其工作內容。

中小企業除自己編寫工作說明之外，也可以參考一些標準化的工作說明。

（二）中小企業工作規范

中小企業工作規范是中小企業中的員工為了完成某種特定的工作所必須具備的知識、技能、能力以及其他特征的一份目錄清單。知識指的是為了成功地完成中小企業某項工作任務而必須掌握的知識性或程序性信息；技能指的是完成中小企業某項特定的工作任務所具備的熟練水平；能力指的是一個人所擁有的通用的且具有持久性的才能；其他特征主要是指性格特征，如一個人對目標的堅持不懈等。這些特征都是與人有關的特點，且不能被直接發現，只有當一個人實際承擔工作任務與職責的時候，才有可能對這些特點進行觀察。

中小企業工作規范的內容主要包括：

（1）一般要求：包括年齡、性別、學歷、工作經驗等；

（2）生理要求：包括健康狀況、力量與體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度等；

（3）心理要求：包括觀察能力、邏輯思維能力、記憶能力、理解能力、學習能力、解決問題能力、創新能力、數學計算能力、語言表達能力、決策能力、交際能力、性格、氣質、興趣、愛好、態度、事業心、合作性、領導能力等。

中小企業工作規范的確定應與工作本身的客觀要求相一致。因此，首先必須明確中小企業某項工作需要具備哪些基本資格因素，即確定任職資格的因素范圍；其次是必須明確中小企業某項工作需要達到何種程度的資格條件，即確定各項資格因素的等級要求。在工作分析中，應明確確定與工作相關的資格因素，并對擔任工作所需資格的最低標準作出規定。

工作描述和工作規范可以采用文字描述的形式，也可用表格的形式，有時兩者合并成一份“中小企業工作說明書”（如表3-1所示）。

表3-1　某中小企業辦公室主任工作分析文件

資料來源：余凱成、程文文、陳維政：《人力資源管理》，大連理工大學出版社1999年版。

三、中小企業工作分析的步驟

中小企業工作分析是一個系統的分析過程。其主要步驟可分為四個階段：準備階段、調查階段、分析階段和完成階段。這四個階段關系十分密切，它們既相互聯系，又相互影響（如圖3-3所示）。

（一）準備階段

準備階段主要解決“為什么進行工作分析”和“怎樣進行工作分析”兩個方面的問題。它的任務主要是熟悉情況、確定樣本、建立聯系和組成工作小組。具體工作如下：

1.明確中小企業工作分析的意義和目的

有了明確的目的，才能確定調查的范圍、對象和使用的方法。因此，在進行中小企業工作分析時，首先要明確目的，做到有的放矢。

2.確定中小企業工作分析時所需信息的收集類型和范圍，識別工作信息來源

成功完成中小企業工作分析，需要收集大量的信息。為了確保信息的質量，減少信息分析的工作量，必須事先確定信息的種類和范圍、信息來源、任職者、下屬、管理監督者、工作分析人員等，據此確定調查和分析對象的樣本，并考慮樣本的代表性。

3.制訂中小企業工作分析計劃

中小企業工作分析計劃包括整個工作的進程、企業內進行分析的各個職務的名稱和任職者人數，估計工時需要和分析人員人數，所需費用和其他條件、分析過程中各個環節的責任劃分等。

4.選擇中小企業工作分析人員，組成工作小組

中小企業工作分析人員應具有豐富的經驗，較高的受教育程度，分析時要具有公正性、獨立性和認真負責的精神，同時需要具有良好的分析能力、合作能力以及視覺記憶能力，同時熟悉多方面的工作、工藝及機器。工作小組要具有代表性，應由工作分析專家、主管和任職者組成。

5.取得認同和合作

中小企業工作分析需要取得各方面的支持和合作。應當把分析的有關設想上報企業高層并力爭取得他們的同意。同時，要取得中層管理者的支持，因為在分析的實施過程中，他們起著舉足輕重的作用。此外，還要把中小企業工作分析的目的和意義、擬采取的步驟、分析進度等向有關人員進行宣傳和解釋，使他們充分理解計劃方案，更好地配合分析工作。

6.培訓中小企業工作分析人員

組織分析人員學習把握中小企業工作分析的內容，熟悉具體的實施步驟和方法，制定規范用語。必要時可先以一兩個重點工作為試點，從中取得經驗。

（二）調查階段

這一階段的任務是按照規定的程序和方法收集信息，對中小企業分析工作的過程、環境、內容、人員等各個方面全面調查。具體工作包括：

1.編制、擬定收集信息所需的各種文本

所需的文本包括觀察提綱、訪談記錄表、調查問卷等。

2.綜合運用各種調查方法

收集信息的方法多種多樣，主要有：工作實踐法、直接觀察法、面談法、問卷法、關鍵事件法等，工作人員按選定的程序和方法收集信息。

（三）分析階段

這是中小企業工作分析中十分重要的一個階段，該階段的主要任務是對各不同職務的工作特征、人員特征的調查結果進行深入全面的分析和總結。具體工作如下：

（1）仔細審核已收集到的各種信息；

（2）對工作分析信息進行分類，分析有關工作和工作執行人員的關鍵信息；

（3）歸納總結工作分析的要點，包括關鍵崗位的職責、人物、工作關系、職務范圍等；

（4）針對工作分析提出的問題，提出改進建議，重新劃分工作范圍、內容、職責，確保所提出的問題都能得到解決。

（四）完成階段

這是中小企業工作分析的最后階段，該階段的具體任務是根據中小企業工作的要求與有關信息編制工作分析文件，制定職務描述書與任職資格說明書。具體工作如下：

（1）根據工作分析文件規范標準和經過分析處理的信息，草擬“工作說明書”“任職資格說明書”；

（2）將草擬的“工作說明書”“任職資格說明書”與實際工作作對比；

（3）根據對比的結果決定是否需要進行再次調查研究；

（4）修改“工作說明書”“任職資格說明書”；

（5）若需要，可重復第2—4點的工作，對于特別重要崗位的“工作說明書”“任職資格說明書”應多次修改；

（6）形成最終的“工作說明書”“任職資格說明書”；

（7）將“工作描述書”“任職資格說明書”應用于實際工作，并收集應用的反饋信息，不斷完善“工作說明書”“任職資格說明書”；

（8）對中小企業工作分析工作本身進行總結評估，將“工作說明書”“任職資格說明書”歸檔保存，為今后的工作分析提供經驗與信息基礎。

四、中小企業工作說明書的編寫

中小企業工作分析的目的是對企業內相關工作的性質特點作出描述，對工作任職資格作出規定，并在各項人力資源管理活動中應用。因此，在收集和分析工作信息基礎上形成的工作分析成果須以文字形式記錄下來。工作分析文件包括工作描述和工作任職資格說明兩大部分，工作描述也稱為工作說明。

工作說明書是關于任職者實際做什么、如何做，以及在什么條件下做的一種書面說明。要利用工作說明書中的信息編寫任職資格說明書，說明任職者為圓滿完成職位工作所必須具備的知識、能力以及技能。

工作說明書在中小企業管理中的地位極為重要，它不但可以幫助任職人員了解其工作、明確其責任范圍，還可為管理者的某些重要決策提供參考。健全中小企業人力資源管理制度的基礎性工作就是對企業開展工作分析，而工作說明書是中小企業人力資源管理的基礎性文件，在編寫時應注意以下幾個方面：

（1）清晰。工作說明書對工作的描述要清楚透徹，任職人員閱讀以后，無需詢問其他人就可以明白其工作內容、工作程序與工作要求等。

（2）具體。在說明工作的種類、任職者須具備的技能、任職者對工作各方面應負責任的程度這些問題時，應盡量使用具體的動詞。一般地，企業中較低職位的任務最為具體，工作說明書中的描述也最具體。

（3）指明范圍。在界定職位時，要確保它的范圍和性質，如用“為本部門”“按照經理的要求”這樣的句式來說明。此外，還要包括所有重要的工作關系。

（4）簡單。在囊括了所有基本工作要素的前提下，工作說明書的文字描述應簡明扼要。

（5）共同參與。為了保證中小企業分析工作的嚴肅性和科學性，工作說明書的編寫不應當“閉門造車”，應由中小企業中擔任該職務的工作人員、上級主管、人力資源專家共同分析協商。只有綜合考慮各方面的意見，制定出來的工作說明書才會為各方面所接受，才能在工作中真正發揮作用。