第四節　會計賬簿的設置與登記

一、會計賬簿的概念

會計賬簿簡稱賬簿，是指由具有一定格式而又互相聯系的賬頁組成的，以會計憑證為依據，用來全面、連續、系統地記錄和反映各項經濟業務的簿籍。

在會計核算中，對每一筆經濟業務都必須取得或填制原始憑證，并根據原始憑證填制記賬憑證，將經濟業務以會計分錄的形式記錄在記賬憑證中。但是每張憑證上記載的只是個別的經濟業務，提供的核算資料是分散的和零星的。為了全面、系統地反映企業的經營活動情況，需要按照一定的程序，把分散在會計憑證中的資料加以歸類和整理，登記到賬簿中去。

賬簿是由賬頁組成的會計簿籍，簿籍是賬簿的外表形式，賬戶記錄才是賬簿的內容。通常所說的記賬，就是根據記賬憑證所確定的會計分錄，在賬簿中按賬戶進行登記，也稱為過賬。

二、會計賬簿的種類

（一）賬簿按用途分類

賬簿按用途不同，可分為序時賬簿、分類賬簿和備查賬簿三種。

1．序時賬簿

序時賬簿通常稱為日記賬，是按照經濟業務發生時間的先后順序逐日、逐筆登記的賬簿。在實際工作中，通常設置的日記賬是“庫存現金日記賬”和“銀行存款日記賬”，以序時反映庫存現金和銀行存款的收支情況。

2．分類賬簿

分類賬簿是指對全部經濟業務按照總分類賬戶和明細分類賬戶進行分類登記的賬簿。分類賬簿按其反映經濟業務內容的詳細程度不同，又可以分為總分類賬簿和明細分類賬簿。

總分類賬簿簡稱總賬，是根據總分類科目開設的賬簿，用來分類登記全部經濟業務，提供總括核算資料的賬簿。

明細分類賬簿簡稱明細賬，是根據總分類賬戶所屬明的二級賬戶或明細賬戶開設的賬簿，以分類登記某一類經濟業務，提供明細核算資料的賬簿。

3．備查賬簿

備查賬簿也稱輔助賬簿，是指對某些未能在序時賬和分類賬中記載的事項進行補充登記的賬簿。備查賬簿的設置應視實際需要而定，并非一定要設置，而且沒有固定格式，如租入固定資產登記簿、受托加工處理登記簿等。

（二）賬簿按外表形式分類

賬簿按外表形式不同，可分為訂本式賬簿、活頁式賬簿和卡片式賬簿。

1．訂本式賬簿

訂本式賬簿又稱訂本賬，是在未啟用前就把具有一定格式的賬頁加以編號并訂成固定本冊的賬簿。日記賬和總分類賬一般采用訂本式賬簿。

2．活頁式賬簿

活頁式賬簿，是把零散的賬頁裝在賬夾內，可以隨時增添賬頁的賬簿。它可以根據需要靈活添頁或排列，但賬頁容易散亂丟失。一般明細賬都采用活頁式賬簿。

3．卡片式賬簿

卡片式賬簿是在使用時將許多具有一定格式的、零散的卡片存放在卡片箱中保管的賬簿，如固定資產明細賬常采用卡片式賬簿。

活頁賬和卡片賬在使用完畢或換新賬時，應裝訂成冊，妥善保管。這兩種賬簿便于會計人員分工記賬，但其賬頁容易散失和被抽換。明細分類賬一般采用這兩種形式。

三、賬簿的格式和登記方法

（一）日記賬的格式與登記方法

企業一般只設置庫存現金和銀行存款日記賬。日記賬一般采用三欄式訂本賬，設“收入”“支出”“結余”三個金額欄。其格式如表3-8所示。

庫存現金日記賬由出納員根據現金收款憑證和付款憑證，以及從銀行提取庫存現金業務的銀行存款付款憑證，逐日逐筆順序登記。每日登記完畢后，應計算當日收入、支出的合計數，結出賬面余額，并將賬面余額與庫存現金實存數核對，以做到賬實相符。

銀行存款日記賬由出納員根據銀行存款收款憑證和付款憑證，以及將庫存現金存入銀行業務的庫存現金付款憑證，逐日逐筆順序登記。每日登記完畢后，應計算當日收入、支出的合計數，結出賬面余額，并定期與銀行對賬單逐筆核對。

（二）總分類賬的格式與登記方法

總分類賬是根據總分類科目開設的賬簿，用來分類登記全部經濟業務，提供總括核算資料。它能夠全面、總括地反映企業的經濟活動情況，并為編制會計報表提供資料，因此，每個單位都必須設置總分類賬。總分類賬一般采用三欄式訂本賬，設“借方”“貸方”“余額”三個金額欄。其格式如表3-9所示。

總分類賬可以直接根據各種記賬憑證逐筆登記，也可以先按一定方式將記賬憑證匯總后登記。具體方法取決于各單位所采用的賬務處理程序。采用的賬務處理程序不同，登記總賬的方法和依據也不相同。

（三）明細分類賬的格式與登記方法

明細分類賬是根據某個總賬科目所屬的二級科目或明細科目開設的賬戶，用來分類登記某一類經濟業務，提供某一方面的詳細情況。它是編制會計報表的依據。

明細分類賬的格式，應根據所反映的經濟業務的特點，以及管理的不同要求進行設計。一般有三欄式明細賬、數量金額式明細賬和多欄式明細賬三種格式。

1．三欄式明細賬

三欄式明細分類賬的格式和三欄式總分類賬的格式相同，即賬頁內只設置“借方”“貸方”和“余額”三個金額欄。這種格式的明細賬適用于只需要進行金額核算，不需要進行數量核算的債權債務類賬戶，例如，“應付賬款”“應收賬款”“預付賬款”“預收賬款”“其他應收款”“其他應付款”等賬戶的明細分類核算，如表3-10所示。

2．數量金額式明細賬

數量金額式明細賬的賬頁內，分別在“收入”“發出”和“結存”欄內設“數量欄”“單價欄”和“金額欄”。這種格式適用于既要進行金額核算，又要進行數量核算的各種財產物資賬簿，例如，“原材料”“庫存商品”等賬戶的明細分類核算。其格式如表3-11所示。

3．多欄式明細分類賬

多欄式明細分類賬是根據經濟業務的特點和經營管理的需要，在一張賬頁內按有關明細賬戶或項目分設若干專欄的賬簿，以便通過一張賬頁集中反映各明細賬戶或明細項目的詳細資料。這種格式適用于成本費用類賬戶的明細分類核算，例如，“生產成本”“制造費用”“管理費用”等賬戶的明細分類核算。“管理費用明細賬戶”的格式如表3-12所示。

明細分類賬的登記方法，應考慮經濟業務的繁簡程度和管理的需要，根據記賬憑證或帶有借貸科目的原始憑證逐筆登記，也可以將這些憑證定期匯總后登記。

四、登記賬簿的規則

會計賬簿是單位重要的經濟檔案。為了保證賬簿記錄正確，提高會計信息質量，登記賬簿時應當遵守以下規則。

（一）賬簿啟用的規則

每個會計主體在啟用新賬時，應填寫賬簿扉頁上的“賬簿啟用與經管人員一覽表”，詳細寫明所啟用賬簿的名稱、編號、冊數、共計頁數、啟用日期等，加蓋單位公章，并由會計主管和記賬人員簽章。更換記賬人員時，應辦理交接手續，在賬簿扉頁上填寫交接日期和接管人姓名，并由交接人和監交人（一般是會計主管）簽章。

（二）賬簿的登記規則

（1）為了保證賬簿記錄的準確性，賬簿必須根據審核無誤的會計憑證登記各種賬簿。登記賬簿時，應將會計憑證的日期、編號、摘要、金額等逐項登記入賬，同時在會計憑證上填寫賬簿頁數或打“√”記號，表示該筆業務已經登記入賬。

（2）為了使賬簿記錄清晰、耐久，防止涂改，登記賬簿時必須用藍黑墨水或簽字筆書寫，不得使用鉛筆和圓珠筆。紅墨水只能在結賬、改錯和沖賬時使用。

（3）必須按照賬簿頁次順序登記，不得隔行、跳頁，如果發生隔行、跳頁時，應將空行或空頁用紅線對角劃掉，以示注銷，并加蓋記賬員的人名章。

（4）“摘要”欄內的說明應簡明扼要，文字要規范，“金額”欄的數字與賬頁上標明的位數對準，各賬戶結出余額后，應在“借或貸”欄內寫明“借”或“貸”。沒有余額的賬戶在“借或貸”欄內寫“平”字，在“余額”欄內寫“0”。

（5）當記滿一張賬頁時，應在賬頁的最后一行加計本頁發生額合計，結出余額，并在“摘要”欄內注明“過次頁”。然后將發生額合計和余額記入下一頁的第一行，并在此行“摘要”欄內注明“承前頁”，以便對賬和結賬。

知識鏈接

《中華人民共和國會計法》第十五條規定：“會計賬簿登記，必須以經過審核的會計憑證為依據，并符合有關法律、行政法規和國家統一的會計制度的規定。”

（三）錯賬更正規則

會計人員在記賬過程中，難免會發生各種各樣的錯誤，一般是通過編制試算平衡表來檢查錯誤的存在情況。可能引起試算平衡表不平衡的錯誤一般包括編表過程的錯誤、編制記賬憑證的錯誤、登記賬簿的錯誤等。對于記賬憑證本身的錯誤（賬簿記錄沒有錯誤或沒有登記賬簿），不需要做具體的更正，只需要將錯誤的憑證撕掉然后再編一個正確的憑證即可；如果記賬憑證沒有錯誤但賬簿記錄有錯誤或記賬憑證和賬簿同時錯誤，則需要采用專門的方法進行更正。按照《會計基礎工作規范》的要求，更正錯賬的方法一般有三種，即劃線更正法、紅字更正法、補充登記法。

1．劃線更正法

在結賬前，如果發現賬簿記錄有錯誤，而記賬憑證沒有錯誤，即純屬賬簿記錄中的文字或數字的筆誤，可用劃線更正法予以更正。

更正的方法是，先將賬頁上錯誤的文字或數字劃一條紅線，以表示予以注消；然后，將正確的文字或數字用藍字寫在被注銷的文字或數字的上方，并由記賬人員在更正處蓋章。應當注意的是，更正時，必須將錯誤數字全部劃消，而不能只劃銷、更正其中個別錯誤的數碼，并應保持原有字跡仍可辨認，以備查考。

2．紅字更正法

紅字更正法，適用于以下兩種錯誤的更正。

（1）根據記賬憑證所記錄的內容登記賬簿以后，發現記賬憑證的應借、應貸會計科目或記賬方向有錯誤，但金額正確，應采用紅字更正法。更正的具體辦法是：先用紅字填制一張與錯誤記賬憑證內容完全相同的記賬憑證，在“摘要”欄中注明“更正第×張憑證的錯誤”并據以紅字登記入賬，沖銷原有錯誤的賬簿記錄；然后，再用藍字填制一張正確的記賬憑證，據以用藍字或黑字登記入賬。

【例3-1】　甲公司購入材料5 000元，款未付。這項經濟業務編制的記賬憑證誤將貸方賬戶記為“銀行存款”，并已據以入賬。

（1）原錯誤分錄如下。

用紅字更正法更正如下。

（2）用紅字金額沖銷原錯誤分錄。

（3）再編制一筆正確分錄。

（2）根據記賬憑證所記錄的內容記賬以后，發現記賬憑證中應借、應貸的會計科目，記賬方向正確，只是金額發生錯誤，而且所記金額大于應記的正確金額，對于這種錯誤應采用紅字更正法予以更正。更正的具體辦法是將多記的金額用紅字填制一張與原錯誤憑證中科目、借貸方向相同的記賬憑證，其金額是錯誤金額與正確金額兩者的差額，登記入賬。

【例3-2】　承例3-1若上述經濟業務在填制記賬憑證時，應借、應貸賬戶未錯，只是記載金額50 000元大于應記金額5 000元，則也可以用紅字更正法予以更正。

（1）原錯記的分錄如下。

（2）將多記的金額45 000元用紅字金額編制記賬憑證，從原記金額中沖銷。

3．補充登記法

記賬以后，如果發現記賬憑證和賬簿的所記金額小于應記金額，而應借、應資的會計科目并無錯誤時，那么應采用補充登記的方法予以更正，更正的具體辦法是：按少記的金額用藍字填制一張應借、應貸會計科目與原錯誤記賬憑證相同的記賬憑證，在摘要欄中注明“補記×字第×號憑證少記數”并據以登記入賬，以補充少記的金額。

【例3-3】　甲公司用銀行存款20 000元償還應付賬款。會計人員在做分錄時誤記為2 000元，并已登記入賬。

（1）原錯誤分錄如下。

（2）發現錯誤后，可將少記的金額18 000元再補作一筆分錄如下。