第三節(jié)　記賬憑證的填制和審核

一、記賬憑證及其種類(lèi)

原始憑證經(jīng)審核后，即可編制會(huì)計(jì)分錄，列示應(yīng)借記和應(yīng)貸記的賬戶(hù)及其金額，作為記賬的依據(jù)。在實(shí)際會(huì)計(jì)工作中，會(huì)計(jì)分錄是編制在專(zhuān)門(mén)的表單中，這種表單就是記賬憑證，即記賬憑證是會(huì)計(jì)分錄的載體。

記賬憑證又稱(chēng)傳票，它根據(jù)原始憑證編制，是確定會(huì)計(jì)分錄，作為記賬依據(jù)的一種會(huì)計(jì)憑證。由于原始憑證的內(nèi)容和格式不一，直接根據(jù)原始憑證記賬容易發(fā)生差錯(cuò)，所以在記賬前，一般先要根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，在記賬憑證中摘要說(shuō)明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，確定應(yīng)借、應(yīng)貸的賬戶(hù)名稱(chēng)和金額，然后據(jù)以記賬，原始憑證作為記賬憑證的附件。這樣既便于記賬，又可防止差錯(cuò)，保證賬簿記錄的正確性。記賬憑證與原始憑證的本質(zhì)區(qū)別就在于記賬憑證上載有會(huì)計(jì)分錄。

（1）記賬憑證按其反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的不同，可以分為專(zhuān)用記賬憑證和通用記賬憑證。

①專(zhuān)用記賬憑證是專(zhuān)門(mén)用來(lái)記錄某一特定種類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證，按其所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否與貨幣資金收付有關(guān)又可以進(jìn)一步分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證三種。

收款憑證是用來(lái)反映貨幣資金增加的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)而編制的記賬憑證，也就是記錄現(xiàn)金和銀行存款等收款業(yè)務(wù)的憑證。收款憑證的具體格式如表3-5所示。

付款憑證是用來(lái)反映貨幣資金減少的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)而編制的記賬憑證，也就是記錄現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務(wù)的憑證。付款憑證的具體格式如表3-6所示。

收、付款憑證既是登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬和有關(guān)明細(xì)賬的依據(jù)，也是出納員辦理收、付款項(xiàng)的依據(jù)。

需要指出的是，按照慣例，對(duì)于庫(kù)存現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金之間的收付業(yè)務(wù)（也稱(chēng)相互劃轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)），如從銀行提取庫(kù)存現(xiàn)金、把庫(kù)存現(xiàn)金送存銀行、開(kāi)設(shè)外埠存款賬戶(hù)等，為避免重復(fù)記賬，只編制付款憑證，而不再編制收款憑證。

轉(zhuǎn)賬憑證是用來(lái)反映不涉及貨幣資金增減變動(dòng)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)（即轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)）而編制的記賬憑證，也就是記錄與現(xiàn)金、銀行存款的收付款業(yè)務(wù)沒(méi)有關(guān)系的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的憑證。轉(zhuǎn)賬憑證的具體格式如表3-7所示。

②通用記賬憑證是采用一種通用格式記錄各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證。通用記賬憑證的格式一般和轉(zhuǎn)賬憑證相同。

（2）記賬憑證按其填制方式的不同，可以分為復(fù)式記賬憑證和單式記賬憑證。

①?gòu)?fù)式記賬憑證。復(fù)式記賬憑證又叫作多科目記賬憑證，要求將某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的全部會(huì)計(jì)科目集中填列在一張記賬憑證上。復(fù)式記賬憑證可以集中反映賬戶(hù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，以便了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌，了解資金的來(lái)龍去脈；在便于查賬的同時(shí)還可以減少填制記賬憑證的工作量，減少記賬憑證的數(shù)量。但是，復(fù)式記賬憑證不便于匯總計(jì)算每一會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額，不便于分工記賬。

②單式記賬憑證。單式記賬憑證又叫作單科目記賬憑證，要求將某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的每個(gè)會(huì)計(jì)科目，分別填制記賬憑證，每張記賬憑證只填列一個(gè)會(huì)計(jì)科目，其對(duì)方科目只供參考，不據(jù)以記賬。也就是把某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄，按其所涉及的會(huì)計(jì)科目，分散填制兩張或兩張以上的記賬憑證。

單式記賬憑證便于匯總計(jì)算每一個(gè)會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額，便于分工記賬；但是填制記賬憑證的工作量就會(huì)加大，而且出現(xiàn)差錯(cuò)不易查找。

二、記賬憑證的填制

記賬憑證在會(huì)計(jì)資料的形成過(guò)程中，起著便于記賬、減少差錯(cuò)、保證記賬質(zhì)量的作用，是原始憑證所記載內(nèi)容向會(huì)計(jì)賬簿傳遞的重要中間環(huán)節(jié)。為此，我國(guó)會(huì)計(jì)法規(guī)定，記賬憑證應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)過(guò)審核的原始憑證及有關(guān)資料編制。記賬憑證可以根據(jù)每一張?jiān)紤{證填制，或者將若干張反映同類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證匯總，編制匯總原始憑證，再據(jù)以填制記賬憑證。

在實(shí)際工作中，記賬憑證的種類(lèi)和格式不盡相同，但作為確定會(huì)計(jì)分錄、登記賬簿的依據(jù)，必須具備以下基本內(nèi)容。

（1）記賬憑證的名稱(chēng)。

（2）填制憑證的日期和憑證的編號(hào)。

（3）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要。

（4）會(huì)計(jì)分錄，即應(yīng)借、應(yīng)貸會(huì)計(jì)賬戶(hù)的名稱(chēng)（包括總分類(lèi)賬戶(hù)和明細(xì)分類(lèi)賬戶(hù)）、借貸方向和金額。

（5）所附原始憑證的張數(shù)。

（6）填制單位的名稱(chēng)及有關(guān)人員的簽章。

記賬憑證的填制除必須符合原始憑證的填制要求外，還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。

（1）準(zhǔn)確填寫(xiě)會(huì)計(jì)分錄。根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，按照統(tǒng)一規(guī)定的會(huì)計(jì)科目填寫(xiě)，不得任意簡(jiǎn)化或改動(dòng)，不得只寫(xiě)科目編號(hào)，不寫(xiě)科目名稱(chēng)；同時(shí)，二級(jí)科目和明細(xì)科目也要填列齊全。

（2）不準(zhǔn)將不同類(lèi)型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合并編制一張記賬憑證，以避免科目的對(duì)應(yīng)關(guān)系不明確。

（3）摘要應(yīng)簡(jiǎn)明扼要。摘要欄應(yīng)概括地填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容，既要防止簡(jiǎn)而不明，又要避免過(guò)于煩瑣。

（4）記賬憑證應(yīng)連續(xù)編號(hào)。每月可按照收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證分別編號(hào)，從收字第1號(hào)、付字第1號(hào)和轉(zhuǎn)字第1號(hào)編起。若一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)須填制多張記賬憑證的，可采用“分?jǐn)?shù)編號(hào)法”，即按該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證數(shù)量編列分號(hào)。例如，某筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)須編制三張轉(zhuǎn)賬憑證，該轉(zhuǎn)賬憑證的順序號(hào)為7，這三張憑證的編號(hào)分別為轉(zhuǎn)字第號(hào)、號(hào)、號(hào)。每月月末最后一張記賬憑證的號(hào)旁邊要加注“全”字，以免憑證散失。

（5）原始憑證應(yīng)附在記賬憑證后面，并注明張數(shù)。記賬憑證所附的原始憑證必須完整無(wú)缺，并在憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)，以便核對(duì)摘要及所編會(huì)計(jì)分錄是否正確無(wú)誤。若兩張或兩張以上的記賬憑證依據(jù)同一原始憑證，則應(yīng)在未附原始憑證的記賬憑證上注明“原始憑證×張，附于第×號(hào)憑證之后”，以便復(fù)核和查賬。

三、記賬憑證的審核

記賬憑證是登記賬簿的直接依據(jù)，為保證記賬憑證的質(zhì)量，正確登記賬簿，必須對(duì)記賬憑證進(jìn)行嚴(yán)肅、認(rèn)真的審核。

（1）審核記賬憑證所附原始憑證是否齊全，所附原始憑證的內(nèi)容與記賬憑證內(nèi)容是否相符，金額是否一致。

（2）審核記賬憑證中的會(huì)計(jì)分錄是否正確，即應(yīng)借、應(yīng)貸的會(huì)計(jì)科目使用是否正確，所記金額有無(wú)錯(cuò)誤，借貸金額是否一致。

（3）記賬憑證所需填寫(xiě)的項(xiàng)目是否齊全，有關(guān)人員是否都簽章。

在審核中如果發(fā)現(xiàn)記賬憑證有記錄不全或錯(cuò)誤，應(yīng)重新填制或按規(guī)定辦理更正手續(xù)。只有經(jīng)過(guò)審核無(wú)誤的記賬憑證，才能作為記賬的依據(jù)。