拿什么拯救你，律師們的文件夾

2017-03-06 彭賢靜

工作以前，電腦里的文件，最多的是照片。

工作以后，電腦里是word文檔、PDF文件。

工作幾年后，電腦里是幾（十）萬份word文檔、PDF文件。

在無數次找不到自己做過的文件、無數次不知道別人發來的文件放到了哪里，無數次明明記得自己做過研究找過的法規卻怎么也找不到的情況后，即使再懶，也忍無可忍地開始想，文件夾要如何分類才不至于每次找文件時都“抓狂”？

一、以項目管理的方式來命名自己的文件夾

（一）按工作類別分類設置第一級文件夾

（二）按單位名稱、項目名稱設置第二級文件夾

1.顧問，客戶簡稱+該客戶案號。

客戶簡稱按字母順序排列，有助于快速定位，例如市政府、省政府，則可根據字母排列快速找到所需要的文件夾，而案號有助于在OA系統中進行整理歸檔。

2.專項，客戶簡稱+項目+該項目案號。

3.訴訟，按單位名稱+對方當事人+糾紛類型+案號。

二、第二級子文件夾按日常工作類型設置

（一）顧問，按日常工作類型歸類放入相應文件夾，給每個文件夾進行編號，按順序查找和增設文件夾

（二）專項

1.根據參與的機構，以發債業務為例。委托人、合作中介機構、律師事務所可列為第一級文件名，因為以上三個機構都是工作中溝通、文件往來比較多的機構，同時各機構出具的文件類型也有許多差異，這樣對提供文件主體進行分類的方式也可在一定程度上實現對文件內容的區分。

2.根據各機構提供資料的類型，結合律師出具成果的要求可列為第二級文件名，在文件夾中標明資料的基本類型。

（1）委托人：××公司。

（2）中介機構：××證券。

（3）律師事務所：××律所。

（三）訴訟，以文件提供機構的不同設置文件夾（委托人、法院、律所），再按文書類型分別設置子文件夾

當然，有讀者可能會認為利用電腦的“搜索查找”功能不就可以解決了嗎？但我想說，每次在使用“搜索查找”時找出來的都不是我想要的那一份文件，這或許又可以是另一個關于“文件命名”的話題。

總之，對于文件夾的設置，需要根據項目各方主體、項目文件內容、底稿要求等進行不同的分類，以方便、快速查找為原則。雖說文件夾的設置是一個挺私人的事情，各有各的習慣，但是對文件夾的有效分類筆者認為在一定程度上確實可以提高工作的效率。同時，在一個團隊之間，如果有有效且通用的文件夾分類方法，更加有利于團隊成員之間的工作共享。

筆者相信每個人都有自己不同的文件夾分類方法，肯定也還有許多比我的文件夾分類更科學、更便捷的方法。但在大家還沒有分享出來之前，我就暫時把自己關于文件夾分類的不太抓狂的方法放在這里，供大家拍磚。