律師助理如何提高工作效率？

2017-02-09 劉航

一流法學院畢業，以400分以上的高分取得法律職業資格證書，進入知名律所實習，平步青云的成為律所資深律師，這當然是每個法律人期望的成長軌跡。但沒有法律教育背景，青春也早已被狗啃光，只憑借一紙“海外鍍過金”的畢業證書，跌跌撞撞地通過司法考試的大齡女青年，進入律所成為律師助理，幻想在不久的將來能成為一名稱職的律師，需要多少勇氣？可能只需要比內心的糾結多那么一點。

與已經執業的律師可以獨立承辦訴訟案件和非訴訟專項相比較，律師助理主要負責的工作較零散，指導老師可能會同時交代你好幾項內容不同且并不交叉的工作，工作小組內的同事可能也需要你的工作支持，但你上周的工作任務因為拖延癥還沒完成，一瞬間可能一大波的截止期限（deadline）向你涌來，而身處一家上升發展階段的律師事務所，身邊都是從一流法學院畢業的優秀新人，作為一個非法律專業的大齡生，不想落后于他人，此時的我應該怎么做呢？

我認為，需要做好三項管理！

一、時間管理

我認為可以選擇一個手寫的日程表，在一天工作開始之前，安排手頭需要完成的工作。手寫日程表的好處在于，除了可以細致的安排工作時間之外，還可以隨手紀錄工作時間，便于事后查看。除此之外，這是每天只需要花上5—10分鐘便能完成的工作，比起制定大量繁瑣的時間管理表格，可以輕松養成時間管理的習慣。

當然，也可以選擇手機上的應用程序安排你的工作日程。不管是ios系統還是Android系統，都已經有大量的時間管理應用程序可供選擇，像Clear、Any.do這樣普及的To-do-list應用程序自然不用過多推薦，想推薦給大家的是Swipes這款應用。界面簡單清晰是大部分To-do-list應用程序都夠做到的，Swipes也自然不用多說。

在操作上，將某項任務向左劃屏即可將其列入待辦列表，向右劃屏則可以將其列入已辦事項：

Swipes能從大量同質性的應用程序中脫穎而出，關鍵在于可以將Swipes與印象筆記賬號關聯，從而實現時間管理和知識管理的有效銜接，這也是現在大多數時間管理應用程序無法實現的。

二、任務管理

在時間管理書籍中“四象限法則”頻繁地出現，即把任務區分為重要但是不緊急、重要而且緊急、不重要但是緊急、不重要而且不緊急四個象限，然后再針對不同任務類型采取不同的處理方法。但我在實踐了一段時間后發現，對于律師助理而言，“四象限法則”很難在實際工作中運用，例如：針對不重要但是緊急的工作任務，律師助理并沒有相應權限選擇放棄實施或者交由他人實施；又或者，有時僅僅是判斷每一項任務屬于哪一個象限就要花費了你不少的精力。所以，針對任務管理我選擇了更簡單粗暴的兩步驟法。

第一步：列出任務清單。

將手中的所有任務制作成任務清單，再按照其緊急程度進行分類歸入不同的待辦事項清單中，如下圖：

第二步：將已分類的任務分為兩個類型，一類是燒腦型的任務，例如在有限的時間內完成一個較為復雜的法律咨詢意見，另一類是大多數自己已經能夠熟練完成的工作或是較機械式的工作。針對燒腦型的任務，我一般是選擇在工作狀態最好的時間段內利用整塊時間完成，而針對另一類工作，則是利用碎片化的時間，例如在午休前或是會議與會議之間的空白時間內完成。

總而言之，結合自己的工作方式和工作內容為自己制定一套科學的任務管理程序，讓工作任務更加清晰，可以大大提高自己的工作效率。

三、個人知識管理

身處互聯網時代，我們常常會汲取大量的碎片化知識，而進行個人知識管理的目的則在于將這些碎片化知識系統化、簡單化，從而構建自己的知識體系。當然，除去構建自己的知識體系之外，正確且適當地進行個人知識管理，也是提升工作效率的有效途徑。用于個人知識管理的工具有很多，經過一段時間的探索，我將較為好用的工具按用途進行了分類，大致如下：

除了上圖提到的各種工具外當然還有很多，如何選擇？個人認為，如果僅致力于提高自己作為律師助理的工作效率，“印象筆記＋Xmind”即可達到預期目標。

為什么選擇這兩個軟件？

對于印象筆記毋須多言，隨時收集、多平臺同步再加上標簽帶來的強大搜索功能，已經足夠讓你分分鐘成為這名“大象”的迷妹迷弟。作為真愛粉，印象筆記的標簽和搜索功能為我們的日常工作提供了強大的支持，我們所需要做的就是在搜索框中輸入關鍵詞，所有與該關鍵詞相關的文件和知識便可以非常快速地被搜索出來，查詢方便又能提高效率，何樂而不為。而選擇Xmind的原因也很簡單。我需要一款工具幫助我做知識整理和知識輸出，Xmind免費而且操作簡單快捷。除了日常工作之外，還可以利用Xmind制作讀書筆記，再運用印象筆記將其整理為系統化的知識。

四、總結

回想已經過去的助理生涯，選擇一款適合自己工作方式的時間管理工具，制定科學且易于實施的任務管理方式，運用功能強大的知識管理軟件，毫無疑問成為我提高工作效率、做好三項管理的三大武器。當然，它們也僅僅只能成為武器，更多的是堅持良好的工作習慣，擺脫拖延癥成長為一個自我管理的“專家”。