做好部門經(jīng)理工作的探索

2015-01-16 馬國(guó)忠

時(shí)間過(guò)得真快，轉(zhuǎn)眼間我在君躍律師事務(wù)所工作已有5年多的時(shí)間了。從2010年起，我擔(dān)任了綜合管理部部長(zhǎng)，承擔(dān)著帶領(lǐng)行政管理人員，完成事務(wù)所非業(yè)務(wù)工作的管理、協(xié)調(diào)工作。

三年前，認(rèn)真地拜讀了德魯克《卓有成效的管理者》一書。德魯克講，“管理者必須卓有成效”。如何做到工作卓有成效，便成為自己努力追求的目標(biāo)。這幾年，如何做好部門經(jīng)理的工作，使自己的工作卓有成效，是我經(jīng)常自問(wèn)的話題和不斷探索的問(wèn)題。德魯克講，“如果工作缺少有效性，對(duì)工作的熱情將會(huì)逐漸消退，就有可能成為朝九晚五在辦公室消磨時(shí)間的人。”

一、要充分發(fā)揮部門會(huì)議作用，落實(shí)部門的計(jì)劃和任務(wù)

在部門年度工作計(jì)劃的基礎(chǔ)上，將部門年度工作計(jì)劃分解到每個(gè)月，通過(guò)每月的部門工作例會(huì)，落實(shí)月度工作計(jì)劃，并將月度計(jì)劃分解到人。落實(shí)計(jì)劃的同時(shí)，要明確部門的每一位員工，當(dāng)月的主要工作任務(wù)和完成任務(wù)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。部門經(jīng)理當(dāng)然是工作任務(wù)完成情況的跟蹤人和監(jiān)督檢查人。在下次部門月度工作例會(huì)上，要認(rèn)真回顧和反思月度工作計(jì)劃的完成情況。特別要對(duì)沒有完成工作的原因進(jìn)行查找。部門工作例會(huì)的重點(diǎn)是要找問(wèn)題、談問(wèn)題和提出解決問(wèn)題的措施，從任務(wù)的安排到任務(wù)的完成要形成閉環(huán)。

幾年來(lái)，我們沒有完成工作的情況也時(shí)有發(fā)生。但是，沒有完成工作的原因是什么，在會(huì)議上一定要了解清楚。我們開會(huì)的目的是什么？不查找問(wèn)題、不將問(wèn)題說(shuō)清楚的會(huì)議，沒有提出解決問(wèn)題措施并落實(shí)措施的會(huì)議，其會(huì)議目的是不清楚的，也是沒有任何意義的。

二、要關(guān)注部門成員的長(zhǎng)處，善于利用部門成員的長(zhǎng)處

如何發(fā)揮部門員工的長(zhǎng)處，是部門經(jīng)理應(yīng)當(dāng)認(rèn)真思考的問(wèn)題。德魯克講，“有效的管理者能使人發(fā)揮其長(zhǎng)處”。包括部門經(jīng)理在內(nèi)的每個(gè)人都會(huì)有這樣或那樣的問(wèn)題，我們要清醒地認(rèn)識(shí)到，只抓住他人的缺點(diǎn)和短處是很難干成事情的。部門作為律所的基本單元，它既可以使員工的長(zhǎng)處得到發(fā)揮，也可以使員工的短處所帶來(lái)的不利影響減少到最低程度。部門經(jīng)理的任務(wù)之一，就是要充分發(fā)揮每一個(gè)人的長(zhǎng)處，共同完成部門任務(wù)。在用人的理念上，部門經(jīng)理應(yīng)當(dāng)要更多地了解部門成員“他能做什么”，而不是“他不能做什么”。我們過(guò)多地注重員工的短處，會(huì)影響部門目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

三、要主動(dòng)與員工多溝通了解并解決員工思想情緒

我的做法是，一年中至少有計(jì)劃地安排二次，與部門員工進(jìn)行深入的溝通和交流工作。交流前設(shè)定一定的話題，并給員工一定的準(zhǔn)備時(shí)間。必要時(shí)，及時(shí)與部門員工進(jìn)行談心交流，傾聽大家的意見和想法。交流時(shí)，要重點(diǎn)傾聽大家對(duì)部門建設(shè)和部門經(jīng)理的意見，要重點(diǎn)聽問(wèn)題。作為部門的經(jīng)理，部門的領(lǐng)頭人，要盡量多地了解部門員工的想法，要盡可能地掌握部門員工的思想變化，并要注意關(guān)心部門員工所關(guān)心的問(wèn)題，使大家在工作上更好的統(tǒng)一思想，統(tǒng)一步驟，統(tǒng)一行動(dòng)。這樣，部門工作才具有順利向前推進(jìn)的基礎(chǔ)。

對(duì)大家提出的合理建議，在部門內(nèi)部可以解決的，及時(shí)進(jìn)行解決。部門解決不了的，也要提出解決的思路或意見，提交事務(wù)所層面解決。同時(shí)要及時(shí)向員工反饋意見和建議的采納情況，反饋是尊重提出意見員工的表現(xiàn)形式。加強(qiáng)相互間交流溝通的目的，使部門經(jīng)理和員工，員工和員工之間互通信息，避免誤解，引起誤會(huì)，最大限度地調(diào)動(dòng)每位員工工作的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，努力營(yíng)造快樂工作、幸福成長(zhǎng)的環(huán)境。

四、要勇于擔(dān)當(dāng)，經(jīng)常反思自己

作為部門經(jīng)理，要經(jīng)常反思自己和勇于擔(dān)當(dāng)。

在部門工作中出現(xiàn)問(wèn)題，是正常現(xiàn)象。但出現(xiàn)問(wèn)題后，部門經(jīng)理應(yīng)當(dāng)怎樣處理、怎樣對(duì)待，首先要反思并梳理這樣一些問(wèn)題：（1）是否選對(duì)了人？是否選擇了合適的人，做合適的事。（2）工作任務(wù)交待清楚沒有？部門經(jīng)理是否將需要完成任務(wù)的要素條件都交待清楚了。如是否明確了責(zé)任人，是否明確了完成任務(wù)的時(shí)間，期待什么結(jié)果等。（3）對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)輔導(dǎo)了嗎？如果說(shuō)員工還有許多不理解的問(wèn)題，部門經(jīng)理做了哪些工作，相關(guān)輔導(dǎo)工作做得怎么樣。（4）進(jìn)行事前、事中、事后的控制沒有？部門經(jīng)理有沒有關(guān)注任務(wù)的過(guò)程管理，做了哪些控制工作。（5）資源配置夠嗎？反思完成任務(wù)的基本條件是否具備。（6）需要他人配合嗎？若需要他人配合，配合的情況是否能滿足任務(wù)的完成。（7）外部條件是否有了變化？外部條件變化是否影響任務(wù)的完成。

以上幾項(xiàng)若出現(xiàn)了問(wèn)題，部門經(jīng)理要主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，這也是部門經(jīng)理應(yīng)當(dāng)具備的基本素質(zhì)。部門經(jīng)理絕不能以某某事情是某某員工沒有做好，與我無(wú)關(guān)來(lái)推卸責(zé)任。工作做好了，都是部門經(jīng)理的功勞，工作沒有做好，都是其他人的責(zé)任，這樣的部門經(jīng)理不是一個(gè)合格的經(jīng)理，也不會(huì)得到員工的支持，在經(jīng)理崗位上，也一定做不長(zhǎng)。