五 執行架構、制度的建立與有效實施

公司組織架構的設置及各部門職責的規定屬于管理學的范疇，《企業內部控制基本規范》《小企業內部控制基本規范》《上市公司治理準則》等文件也有倡導性規定，本書不再贅述。作為律師，我談一下重視公司法務和外部律師在這一過程中的工作和作用。

（一）以公司銷售合同制定與履行流程為例，說明法務/外部律師的作用

（1）銷售合同制定流程（見圖2）

圖2 銷售合同制定流程

（2）對銷售團隊的培訓。對銷售團隊的培訓一般包括五部分內容。一是《合同法》基本規定和原則。二是合同條款的培訓，需要銷售人員明確條款的目的與要求，知悉各條款尤其是重要條款的法律意義，嚴格哪些條款是可以接受修改的、哪些是不能接受修改的、哪些修改權限屬于銷售經理，哪些修改權限屬于法務或分管副總經理/總經理。三是講清楚合同的簽署流程，配備簽署流程的程序文件和審批流程。四是需講清楚合同的履行環節，要求業務人員熟練掌握關鍵履行環節，如收貨驗收、技術驗收、試運行等流程，并按照公司制作的書面文件簽署。五是對客戶的履約情況進行必要的調查，包括公司基本信息、大股東以及團隊的信用、公司資產負債情況、業務目標的制定、現金流等情況。信息時代使這種調查工作變得相對更便利。六是合同履約過程的管理。

（3）重視對客戶的履約情況進行調查。這是實踐中容易被忽視的環節，目前來看，客戶的信用狀況、履約能力在合同履行過程中變得越來越重要。對客戶履約的調查一方面需要依賴銷售團隊，另一方面，對于重要的業務合同，需要依賴法務/外部律師協助對客戶進行必要的盡職調查。我們在訴訟過程中面對的合同違約情形，如果在合同簽署前能夠增加必要的對客戶履約情況的盡調調查，大多數的違約是可以避免的。

（4）嚴格合同簽署環節。按照權限，業務員將合同簽署稿報銷售部門經理—分管領導—法務簽署，涉及特別修改事項的需經總經理或董事長簽署，之后合同成立，交由業務部門、財務留存。對于客戶提供的合同版本，經確認必須使用的，則需按照流程經技術、銷售、財務和法務/律師共同審核后，回復修改意見，直至最終達到可簽署狀態，方可簽署。

（5）關注合同履行過程。銷售團隊和技術團隊掌握合同履行的關鍵時點，并留痕、存檔，及時掌握對方履約情況，包括資產負債、現金流等重要情況的變動，公司業務計劃以及人員的重大變動，及時將變動情況反饋至公司相關部門，必要時反饋至法務/外部律師。如發現對方履約能力發生重要變化，則可以暫緩合同的履行或中止履行，甚至讓客戶提供進一步擔保后再繼續履行，以避免損失的擴大。

（二）以高管招聘流程為例，說明法務/外部律師的作用

隨著勞動力市場行情變化，勞動法律糾紛基本可以說是企業頻發的法律風險，不論規模大小的公司都需要高度重視。

（1）分別制訂針對高級管理人員（及核心技術人員）的勞動合同版本和針對普通員工的勞動合同版本，經人力資源部門負責人審核，并經法務/律師審核定稿。對高級管理人員的勞動合同應包括商業秘密保密條款、競業禁止條款；同時要特別注意試用期的確定，首次簽署勞動合同期限、薪酬、工作時間、工作方式等條款，確保符合公司基本情況，不存在重大法律風險。

（2）高管招聘中高度重視對高管的盡調，無論是業內還是業外，技術人員還是生產、銷售或者財務管理人員，高管的信用和履約情況都需要高度重視，越是高級管理人員，越需要特別謹慎，盡可能全面地調查個人誠信、專業技術能力、管理能力及其家庭情況，全面判斷該等高管與公司在文化、業務、工作風格上的契合度。在高管招聘這個問題上，很多外資公司以及規模較大的公司都特別謹慎，制定了特別嚴格的流程并嚴格履行。這種嚴格的流程看起來降低了效率，其實不然，因為我們在為客戶提供法律服務過程中發現，越是高級管理人員一旦違約給公司造成的損害越是巨大，因此，如果能夠通過適當降低效率獲得高質量的高級管理人員，對于公司來講則是經濟的；對于高管個人來講，也是適當的。

（三）信息化時代給企業管理和制度實施帶來的便利

信息化時代，給企業管理和制度實施帶來了極大的便利，財務資金審批、倉庫管理、生產領料、成本計算與歸集、客戶管理、項目遠程管理、售后服務、物聯網控制等各個層面都可以通過信息系統實現。信息化大大提高了管理效率，降低了管理成本，并克服了人為操作給管理帶來的麻煩或錯誤。