3.2 新手基礎

在Excel 2013中進行日記賬的管理，需要用到的知識點除了包括前面介紹過的外，還包括設置豎排文字、會計雙下劃線、拆分窗格、從下拉列表中選擇數據、粘貼公式、篩選等。學會這些知識點，你在進行日記賬管理時會更加得心應手！下面就讓我們一起逐條學習這些知識點吧。

3.2.1 設置豎排數據

有的時候我們可能手工輸入了大量的數據，但是卻發現輸入的數據格式不是自己想要的。比如我們在輸入數據后，希望數據可以豎向排列，該怎么辦呢？這都是需要我們在后期編輯表格時去調整的。

一般情況下，我們在單元格中輸入的數據都是橫向排列的，如果希望數據豎向排列，則可以通過下面的操作步驟進行設置。

3.2.2 為標題添加會計用下劃線

下劃線通常用于對會計類表格的標題進行美化設置。在Excel 2013中有豐富的下劃線樣式供我們選擇，如單下劃線、雙下劃線、會計用單下劃線和會計用雙下劃線等。創建財務表格后，如果想為其標題添加會計用下劃線，我們可以通過以下操作實現。

3.2.3 拆分窗格以方便數據比較查看

在查看較大的數據表時，我經常會遇到表格中無法在一屏內完整顯示的情況，這時查閱數據的時候會變得很不方便！該怎么辦呢？

如果一張表格中的數據內容特別多，我們需要使用滾動條來查看表格的全部內容。但在默認設置下，當我們使用滾動條的時候表格的標題行也會隨著首屏數據一起移出屏幕，這時會造成只能看到內容，而看不到標題、項目名的情況。這讓我們查看和比較數據變得十分不便。此時我們可以采用下面介紹的拆分窗口的方法來解決這個問題。

3.2.4 建立可選擇輸入的序列

對于表格中經常需要輸入的文本內容，比如性別、部門等，我們可以通過設置數據驗證的方法，讓這些數據通過下拉選項的方式進行選擇性輸入。這樣設置后，既可以提升輸入效率，還可以有效降低數據輸入中的差錯率。具體操作如下：

3.2.5 只粘貼公式的計算結果

當我們需要將一些通過公式計算得到的數據粘貼到其他位置使用時，經常會遇到粘貼后數據發生了變化，甚至是數據變成錯誤值提示的情況。這是因為在我們進行復制粘貼由公式運算所得的數據時，系統實際上復制的是公式而不是公式運算得到的數據結果，而當我們將公式粘貼到新的位置上后，公式會根據新的參數重新計算數據結果。為了解決這個問題我們需要使用選擇性粘貼功能。這個操作太常用了，讓我們通過下面示例來學習它。

3.2.6 篩選出大于指定數值的記錄

數據的篩選查看功能很常用，它可以幫我們瞬間找到想查看的數據，而將不滿足條件的數據隱藏起來，讓數據查看極具針對性。而手工賬簿中是不可能做到這一點的。

先來看一個簡單的實例，圖所示的表格統計了各個部門的銷售提成情況，現在需要篩選出提成金額在3000元以上的記錄。具體操作如下：

3.2.7 SUMPRODUCT函數（將數組間對應的元素相乘，并返回乘積之和）

【函數功能】SUMPRODUCT函數用于在指定的幾組數組中，將數組間對應的元素相乘，并返回乘積之和。

【函數語法】SUMPRODUCT(array1,array2,array3,...)

◆ Array1,array2,array3,...：要進行計算的2～30個數組。

靈活使用SUMPRODUCT函數可以幫助我們解決以下常見問題：

1）計算多產品數量與金額的乘積，并乘積結果進行匯總計算。圖3-18所示的表格統計了各類產品的銷售數量和單價，現在需要統計出總銷售額，可以直接使用SUMPRODUCT函數進行統計。

2）統計出指定部門中大于指定分值的人數。圖3-20所示表格統計了各個部門中各員工的考核分數。現在要統計出各個部門中考核分數大于80分的人數，具體操作如下：

3）統計非工作日銷售金額。圖3-23所示的表中按日期顯示了銷售金額（包括周六、周日），現在要計算出周六、周日的總銷售金額，具體操作如下：

3.2.8 MONTH函數（返回某日期中的月份）

【函數功能】MONTH函數表示返回以序列號表示的日期中的月份。月份是介于1（1月）到12（12月）之間的整數。

【函數語法】MONTH(serial_number)

◆ Serial_number：要查找的那一月的日期。應使用DATE函數輸入日期，或者將日期作為其他公式或函數的結果輸入。

MONTH函數可幫助我們解決以下常見問題：

1）自動填寫報表中的月份。圖3-25所示的報表需要每月建立，并且結構是相似的，對于表頭信息需要每月更改月份值，為了省去重新輸入的步驟，通過建立公式可以根據月份變化自動更新，具體如下：

2）計算出本月賬款的合計。圖3-27所示的表格中統計了賬款金額與借款日期，現在需要統計出本月賬款合計值，具體操作如下：

3.2.9 DAY函數（返回某日期中的天數）

【函數功能】DAY函數返回以序列號表示的某日期的天數，用整數1～31表示。

【函數語法】DAY(serial_number)

◆ Serial_number：要查找的那一天的日期。

DAY函數可以幫助我們解決如下常見問題：

1）判斷出某個月的最大天數。DATE函數原則上返回的是某個日期中的天數，如“2015-9-25”，如果使用DAY函數返回的值就是25。根據這個特征可以求任意月份的最大天數，例如求2015年9月份的最大天數，可以求“2015-10-0”這個日期的最大值，雖然0日不存在，但DATE函數也可以接受此值，并把它作為10月0日的前一天的日數，即9月份的最后一在的日數。

在A2單元格中輸入公式:“=DAY (DATE(2015,10,0))”，按〈Enter〉鍵，即可判斷出9月的最大天數，如圖3-29所示。

2）計算本月上旬的出庫數量。圖3-30所示的表格中統計了每天的出庫數量，現在需要計算出本月上旬的出庫數量總計值，具體操作如下：