第四節 名片

名片，是當代社會人際交往中一種最常用的介紹性媒介。由于它印制規范、文字簡潔、使用方便、便于攜帶、易于保存，而且不講尊卑、不分職業、不論男女老幼均可使用，因此它的用途是十分廣泛的，頗受社會各界的歡迎。

在人際交往中，如欲正確使用名片，就有必要對名片的制作、名片的分類、名片的用途、名片的交換以及名片的存放五個方面的具體問題有所了解。

一、名片的制作

目前，在國內印制名片，一般均可委托名片制作商承辦，所以并不費力。然而，為了使自己的名片規范而實用，還是應當細心斟酌，以求使名片體現本人的風格。

（一）規格

眼下國內最常見的名片規格為9cm×5.5cm，即長9厘米，寬5.5厘米。這是制作名片時應當首選的規格。此外，名片還有兩種常見的規格：10cm×6cm和8cm×4.5cm。前者長10厘米、寬6厘米，多為境外人士使用；后者長8厘米、寬4.5厘米，則為女士所專用。

如無特殊需要，不應將名片制作過大，或者有意搞成折疊式，免得給人以標新立異、虛張聲勢之感。

（二）質材

印制名片，最好選用紙張，并以耐折、耐磨、美觀、大方的白卡紙、再生紙、布紋紙、麻點紙、香片紙為佳。至于高貴典雅、紙質挺括的剛古紙、皮紋紙，則可量力而行，酌情選用。必要時，還可為名片覆膜。

在一般情況下，沒有必要選用布料、塑料、皮革、光纖、鋼材、木材、黃金、白銀等其他質材印制名片，它們或價格昂貴，或不甚實用。

（三）色彩

印制名片的紙張，宜選莊重樸素的白色、米色、淡藍色、淡黃色、淡灰色，并且以一張名片上只有一種顏色為好。

最好不要印制雜色名片，即不要使一張名片上多種色彩雜陳，它會令人眼花繚亂。也不要用黑色、紅色、粉色、紫色、綠色紙張印制名片，它們均會給人以不莊重的感覺。

（四）圖案

在名片上，允許出現的圖案除紙張自身的紋路外，還有企業標志、企業藍圖、企業方位、企業主導產品簡介等，但以少為佳。

按常規，不提倡在名片上印人像、漫畫、花卉、寵物。那些東西出現于名片上并無實用價值，卻會給人以華而不實的印象。

（五）文字

在國內所使用的名片，宜采用漢語簡體字，而不要故弄玄虛地使用繁體漢字。在國內少數民族聚居區、港澳臺地區、外資企業以及境外使用的名片，則可酌情使用少數民族文字、繁體漢字或外文。

最佳的做法，是在一張名片的兩面，分別以簡體漢字和一種少數民族文字或外文印制相同的內容。切勿在一張名片上采用兩種以上的文字，也不要將兩種文字交錯印在同一面上。

（六）字體

不論使用何種文字印制名片，均以采用標準、清晰、易識的印刷體為好。

盡量不要采用行書、草書、篆書或花體字印制名片，更不要親自手寫。要記住：只有他人看清楚、看懂了自己的名片，它才能夠真正發揮作用。

（七）印法

制作名片，最好不要手書自制，也不要以復印、油印、影印的方法制作名片，它們均不夠正規。

名片一般鉛印即可，若是膠印，則顯得檔次更高一些。但是，后者價格往往會高出前者許多。

（八）版式

印制名片，通常有兩種版式可以選擇。一是橫式，行序由上而下，字序由左而右（見圖1—1）。二是豎式，行序由右而左，字序由上而下（見圖1—2）。

一般認為，中文名片以采用橫式為佳，因為它易辨識、易收藏。豎式名片雖然風格古樸，卻不具備這些優點。若以兩種文字印制同一枚名片，則應避免一面橫式、一面豎式。

二、名片的分類

因名片的內容、用途各有不同，日常生活中所用的名片可分為應酬式名片、社交式名片、公務式名片、單位式名片四類。前三種又統稱為個人名片。

在正式的場合，講究面對不同的交往對象時使用不同的名片；希望給人以不同的印象時，亦應使用不同的名片。因此，一個人同時制作并攜帶多種名片不足為奇，而不分對象、不講目的地濫用同一種名片則是不妥當的。

（一）應酬式名片

應酬式名片，又稱本名式名片。顧名思義，其內容通常只有個人姓名一項（見圖1—3），最多還會加上本人的籍貫與字號（見圖1—4）。

應酬式名片，主要適合在社交場合應付泛泛之交、拜會他人時說明身份，饋贈時替代禮單，以及用作便條或短信。

（二）社交式名片

社交式名片，特指主要適用于社交場合，用以進行自我介紹與保持聯絡之用的個人名片。其內容有二：一是個人姓名，應以大號字體印于名片中央；二是聯絡方式，則應以較小字體印于名片右下方（見圖1—5）。

其聯絡方式一項，主要包括家庭住址、郵政編碼等內容，必要時還可加上住宅電話號碼。它一般不會提供本人的公地址，以示“公私分明”。若不喜歡打擾，還可只印住宅電話號碼，而不印家庭住址與郵政編碼。

（三）公務式名片

公務式名片，在此是指在政務、商務、學術、服務等正式的業務交往中所使用的個人名片。它是目前最為常見的一種個人名片。

一枚標準的公務式名片，應由歸屬單位、本人稱呼、聯絡方式三項內容所構成（見圖1—6）。

1.歸屬單位

此項內容通常由企業標志、供職單位、所在部門三個部分組成，并可酌情加減。但供職單位與所在部門均不宜多于兩個，免得給人以用心不專的印象，必要時可多印幾種名片。此外，供職單位與所在部門均應采用全稱。

2.本人稱呼

本人稱呼通常由本人姓名、所任職務以及學術頭銜三個部分組成，后兩項可有可無，但不宜過多。在本人姓名之后加注“先生”、“小姐”、“夫人”，則是完全沒有必要的。

3.聯絡方式

本項內容由單位地址、辦公電話、郵政編碼三個部分組成，因其均不可或缺，故又稱“聯絡方式三要素”。在此，不宜提供家庭住址與住宅電話。至于手機號碼、傳真號碼、電傳掛號、語音信箱號碼與電子信箱號碼等是否需要列出，則應根據自己的實際情況決定。

本人稱呼，通常應以大號字體印在名片正中央。歸屬單位與聯絡方式，則應分別以小號字體在名片的左上角與右下角。

如有必要，可在名片的另一面印上本單位的經營范圍或所在地方位圖（見圖1—7），而不必非外文不可。

（四）單位式名片

單位式名片，因其多為公司企業所使用，故此又稱企業名片。它主要用于單位對外宣傳、業務推廣活動。它的內容分為兩項：一是單位的全稱及其標志；二是單位的聯絡方式。后者通常由單位地址、郵政編碼、單位電話號碼或公關部電話號碼所構成（見圖1—8）。

三、名片的用途

對現代人而言，名片絕非一種自欺欺人的招牌，而是一種物有所值的實用型交際工具。在人際交往中，名片的用途一共有下列十種：

（一）自我介紹

初次會見他人，以名片做輔助性自我介紹效果最好。它不但可以說明自己的身份，強化效果，使對方難以忘懷，而且還可以節省時間，并避免含混不清。

（二）結交朋友

沒有必要每逢遇見陌生人，便主動上前遞上自己的名片。換言之，主動把名片遞給別人，便意味著對對方的友好、信任和希望深交之意。也就是說，巧用名片可以為結交朋友“鋪路架橋”。

（三）維持聯系

名片猶如“袖珍通訊錄”，利用它所提供的資料，即可與名片的提供者保持聯系。正因為有了名片上所提供的各種聯絡方式，人們的“常來常往”才變得更加現實和便利。

（四）業務介紹

公務式名片上列有歸屬單位等項內容，因此利用名片亦可為本人及所在單位進行業務宣傳，擴大交際面，爭取潛在的合作伙伴。

（五）通知變更

利用名片，可以及時地向老朋友通報本人的最新情況。如晉升職務、喬遷新居、變換單位、電話改號之后，可以通過印有變更的新名片向老朋友打招呼，以使彼此聯系暢通無阻，使對方對自己的相關情況了解得更為及時、更加充分。

（六）拜會他人

初次前往他人居所或工作單位進行拜訪時，可將本人名片交由對方的門衛、秘書或家人轉交給被拜訪者，以便對方確認“來系何人”，并決定見或不見。這種做法比較正規，可避免冒昧造訪。

（七）簡短留言

拜訪他人不遇，或者需要請人轉達某件事情時，可在名片上寫下幾行字，或一字不寫，然后將它留下或托人轉交。那樣做，通常會令對方“如聞其聲，如見其人”，不至于誤事。

（八）用作短信

在名片的左下角，以鉛筆寫下幾行字或短語，寄交或轉交他人，如同一封長信一樣正式。若內容較多，也可寫在名片背面。在國外，流行以法文縮略語寫在名片左下角，以慰問、鼓勵、感謝、祝賀他人的做法（見圖1—9）。

n.b.　　意即“提請注意”

p.f.　　意即“祝賀”

p.r.　　意即“感謝”

p.c.　　意即“謹唁”

p.p.　　意即“介紹”

p.p.c.　　意即“辭行”

p.f.n.a.　　意即“賀年”

（九）用作禮單

向他人贈送禮品時，可將本人名片放入其中，或將名片裝入一個不封口的信封中，再將該信封固定于禮品外包裝的上方。在國外，后者是說明“此乃何人所贈”的標準做法。

（十）替人介紹

介紹某人去見另外一人時，可用回形針將本人名片（居上）與被介紹人名片（居下）固定在一起，必要時還可在本人名片左下角寫上意即“介紹”的法文短語縮寫“p.p.”，然后將其裝入信封，再交予被介紹人。按常規來理解，這是一封非常正規的介紹信，是會受到高度重視的。

四、名片的交換

欲使名片在人際交往中正常地發揮作用，尚須在交換名片時表現得法。交換名片時，需要注意的問題有：

（一）交換名片的時機

交換名片，必須斟酌具體的時機，并且見機行事。

1.宜換名片之時

遇到以下幾種情況時，需要將自己的名片遞交他人，或與對方交換名片：

第一，希望認識對方。

第二，表示自己重視對方。

第三，被介紹給對方。

第四，對方提議交換名片。

第五，對方向自己索要名片。

第六，初次登門拜訪對方。

第七，通知對方自己的變更情況。

第八，打算獲得對方的名片。

2.不必交換名片之時

碰上以下幾種情況，則不必把自己的名片遞給對方，或與對方交換名片：

第一，對方是陌生人。

第二，不想認識對方。

第三，不愿與對方深交。

第四，對方對結識自己并無興趣。

第五，經常與對方見面。

第六，雙方之間地位、身份、年齡差別懸殊。

（二）交換名片的方法

交換名片時，每一個人均必須重視其具體的方式、方法。

1.遞上自己的名片

遞名片給他人時，應鄭重其事。最好是起身站立，走上前去，使用雙手或者右手，將名片正面面對對方，然后交予對方。切勿以左手遞交名片，也不要將名片背面面對對方或是顛倒著面對對方，不要將名片舉得高于胸部，不要以手指夾著名片給人。若對方是少數民族或外賓，則最好將名片上印有對方所認得的文字的那一面面對對方。

將名片遞給他人時，口頭應首先有所表示。可以說，“請多指教”、“多多關照”、“今后保持聯系”、“我們認識一下吧”，或是先作一下自我介紹。

與多人交換名片，應講究先后次序，或由近而遠，或由尊而卑。但是，一定要依次進行，切勿挑三揀四地采用“跳躍式”。當然，也沒有必要濫發自己的名片。雙方交換名片時，最正規的做法是：應由位卑者首先把名片遞給位尊者。不過，在一般情況下，也不必過分拘泥于這一規定。

2.接受他人的名片

當他人表示要遞交名片給自己或交換名片時，應立即停止手中所做的一切事情，起身站立，面帶微笑，目視對方。接受名片時，宜雙手捧接，或以右手接過，切勿單用左手接過。

接過名片，首先要看！接受他人名片時，這一點至為重要。具體而言，就是接過名片后，當即要用半分鐘左右的時間，從頭到尾將其認真默讀一遍。若有疑問，則可當場向對方請教。此舉意在表示重視對方。若接過他人名片后看也不看，或手頭把玩，或棄之桌上，或裝入衣袋，或交予他人，都是失禮的。

接受他人名片時，應口頭道謝，或重復對方所使用的謙詞敬語，如“請您多關照”、“請您多指教”，切不可一言不發。與此同時，須將自己的名片回敬對方，以示有來有往。

若需要當場將自己名片遞過去，最好在收好對方名片后再遞出自己的名片，不要左右開弓、一來一往地同時進行。

（三）索取他人的名片

如果沒有必要，最好不要強索他人的名片。若索取他人名片，則不宜直言相告，而應采用以下幾種方法之一：

第一，向對方提議交換名片。

第二，主動遞上本人名片，此所謂“將欲取之，必先與之”。

第三，詢問對方：“今后如何向您請教？”此法適用于向尊長索取名片。

第四，詢問對方：“以后怎樣與您聯系？”此法適用于向平輩或晚輩索要名片。

（四）婉拒他人索取名片

當他人索取本人名片，而本人不想給對方時，不宜直截了當，而應以委婉的方法表達此意。可以說，“對不起，我忘了帶名片”，或者“抱歉，我的名片用完了”。不過若手中正拿著自己的名片，又被對方看見了，上述托詞顯然不合適。

若本人沒有名片，而又不想明說時，也可以以上述方法委婉地表述。

如果自己名片真的沒有帶或是用完了，自然也可以這么說，不過不要忘了加上一句“改日一定補上”，并且一定要言出必行，付諸行動。否則會被對方理解為自己沒有名片，或成心不想給對方名片。

五、名片的存放

要使名片的交換合乎禮儀，并且使其在人際交往中充分發揮作用，則還應注意如下三個問題：

（一）名片的放置

在參加交際應酬之前，要像準備修飾化妝一樣，提前準備好名片，并進行必要的檢查。

隨身所帶的名片，最好放在專用的名片包、名片夾里，此外也可以放在上衣口袋之內。不要把它放在褲袋、裙兜、提包、錢夾里，那樣做既不正式，又顯得雜亂無章。在自己的公文包以及辦公桌抽屜里，也應經常備有名片，以便隨時隨地使用。

在交際場合拋頭露面之前，應將名片預備充足，不要在使用時再去瞎翻亂找。

接過他人的名片看過之后，應將其精心放入自己的名片包、名片夾或上衣口袋內，切勿放在其他地方。

（二）名片的收藏

參加過交際應酬以后，應立即對所收到的他人的名片加以整理收藏，以便今后利用方便。不要將它隨意夾在書刊、材料里，壓在玻璃板下，或是扔在抽屜里面。

存放名片的方法大體上有下列四種，它們通常都可以交叉使用。

第一，按姓名的外文字母或漢語拼音字母順序分類。

第二，按姓名的漢字筆畫的多少分類。

第三，按專業或部門分類。

第四，按國別劃地區分類。

若收藏的名片甚多，還可以編一個索引，那么用起來就會更加方便了。

（三）名片的利用

隨著人際交往的不斷深入，有時還可在收藏的他人的名片上隨手記下可供本人所參考的資料，使其充當社交的記事簿。在收藏他人名片上可記的有利于人際交往的資料有：

第一，收到名片時的具體情況。它包括收到名片的地點、時間以及是否與對方親自交換，等等。在國外有一種做法，即把名片的右上角向下折，然后再使其恢復原狀，此舉表示該名片是對方親自與自己交換的。

第二，交換名片者的個人資料。例如，性別、年齡、籍貫、學歷、專長、嗜好、主要社會關系，等等。它們既可備忘，也可充作資料。

第三，交換名片者在交換后變化的具體情況。例如，單位、部門的變化，職業的變動調任，職務、學銜的升降，聯絡方式的改變，等等。