公司行政管理體系

（1）公司行政管理的含義

公司行政管理，從狹義上來講主要是負責行政事務和辦公事務，如制度的制定和推廣、日常辦公事務的管理、文件資料的管理和會議管理等。

行政管理的主要工作內容包括如下幾個方面。

◆　負責公司企業文化建設，如公關、宣傳、演示、文體等活動的組織、宣傳；負責公司各類會議的組織、安排工作。

◆　負責公司辦公用品、低值易耗品、辦公設備的采購、登記工作，以及每月的分發、調配、保管、登記工作，做到賬物相符。

◆　負責監督和管理公司的辦公秩序和環境衛生。

◆　負責公司的防火、防盜、安全保衛、節假日保潔、保安等安保工作，以及制定安全防火制度。

◆　負責辦理公司營業執照和組織代碼證的年檢工作。

◆　負責輔助設備和辦公設備的管理及維護。

◆　負責繳納電話費、物業費等，保證公司飲用水供應，同時處理公司與客戶之間的相關事務。

◆　完成領導臨時交辦的任務。

◆　監督管理食堂的工作。

提示

在行政管理工作中，有兩點忌諱一定要避免：一是處處顯示自己的存在或權威，與其他部門搶鏡頭、爭榮譽。二是為自己評功擺好，四處張揚，浪費別人的時間、精力和感情。

（2）公司行政管理過程

行政管理過程是指行政管理機構或者人員按照制定的行政管理制度及其基本原理，運用行政權力和行政管理方法來實現行政管理目標的活動過程。在行政管理過程中，會經過如下3個基本階段：行政決策、行政執行和行政監督。

◆　行政決策：行政管理人員，按照行政權力作出的有利于工作目標或任務完成的過程或方案。

◆　行政執行：按照行政決策制定的方案執行的過程。

◆　行政監督：對決策執行的過程和方法進行監督，使其按照原有預設的方案或過程進行。

行政管理過程中會呈現如下3個特點。

◆　它是由一系列行政管理活動構成的一個動態系統。

◆　它是管理過程的一種特殊形式，所以它與管理過程有共同的特點。

◆　它是行政權力運用的過程，同時也是行政管理機構或人員行使行政權力實現行政管理目標的過程。

（3）公司行政管理的職責

從廣義上來講可將行政管理分為4個方面，行政事務管理、辦公事務管理、人力資源管理和財產會計管理。

公司行政管理的職責主要包含如下幾個方面。

◆　明確崗位職責：明確規定各個崗位和人員職責。如文書資料管理崗位就需要對印信、公文、檔案和書刊進行管理。會議管理的崗位就需要負責會前準備、會中服務以及會后的工作等。

◆　溝通交流：作為行政管理人員，在某些方面來說就是領導和員工之間的橋梁，具有“紐帶”的作用。所以行政管理的溝通交流分為縱向溝通和橫向溝通，如圖1-1所示。

提示

作為行政管理人員，在溝通交流中，對平行部門或人員進行精神傳達和任務布置時，需要做到真誠、謙虛。同時應具有強大的適應能力和自我控制能力。

◆　制度執行：公司或企業的制度一旦確定，就必須嚴格地去執行。

◆　收集和整理信息：及時將公司內部信息，如財務狀況、生產狀況、產銷和庫存狀況，進行收集和整理并上報給相關領導。同時，對外部信息進行收集整理并上報，如政治、經濟、政策規定、市場需求、消費結構、競爭企業信息等。

◆　企業文化建設和傳播：想要真正吸引和留住人才，薪酬福利只是一方面，另一方面企業需要建設培養自己的文化來吸引和感化員工，從而俘獲其“心”，也就是人們常說的人文管理。