學(xué)會整理時間，給“火車頭”加滿油

有位科學(xué)家曾說過：“時間最不偏心，給任何人的都是一天24小時。時間也最偏心，給任何人的都不是24小時。”顯然，這句話的意思是每個人每天都有24小時，關(guān)鍵看你如何利用這24小時。對高效精英者來說，他們可以充分利用每1分鐘，甚至每1秒鐘都能產(chǎn)生效益；而對那些低效能人來說，浪費時間相當(dāng)于在降低他們的工作效率。

在華為，時間管理這個概念，不僅僅是高層管理者在意的事情，對每一個員工來說也極為重要，可以說時間就等于效率。首先華為員工學(xué)會的就是學(xué)會整理時間，只有整理好時間，才能給整個華為這個“火車頭”加滿油。

1.做好“時間+工作”統(tǒng)計

從無數(shù)的成功企業(yè)和成功者的經(jīng)歷來看，一個不會管理時間的人，是什么也管理不了的。學(xué)會管理時間是每個人都應(yīng)具備的能力，尤其是作為職場人士。

華為的員工每天上班時間那么多，若不懂得管理時間，那么工作就無法產(chǎn)生高效。在華為，老員工往往會對剛上班的新員工傳授這樣的一個方法：每天養(yǎng)成一個好習(xí)慣，下班時如果發(fā)現(xiàn)該做的工作還沒有做，那么一定要問問自己：時間到底去哪里了？如果真是這樣，那么就該好好學(xué)會統(tǒng)計時間了。

那么如何統(tǒng)計時間呢？華為員工是這樣做的：每個華為員工都有一個小小的筆記本，上面是“時間+工作”的統(tǒng)計。比如，30分鐘做……60分鐘做……40分鐘做……最后整理并統(tǒng)計一下時間的去向和所產(chǎn)生的價值。善用這種記錄方法的開山鼻祖是來自俄羅斯的科學(xué)家柳比歇夫。這種方法對工作、生活十分有效。

下面我們來看一看一個華為銷售部新員工的“時間+工作”表：

通過這種統(tǒng)計時間的方式，我們可以看到每一天時間都花在哪里了。這種統(tǒng)計法第一大好處就是能夠在很大程度上讓人增強時間觀念。特別是當(dāng)你定期翻看這些記錄時，你會意識到時間過得飛快，你會告誡自己不能浪費時間。

第二，通過這種時間統(tǒng)計，你還可以發(fā)現(xiàn)做一項工作要花多少時間。這個時間可以為你再次做這件事提供參考，并成為你做計劃的重要參考。通過這樣的時間記錄，能夠?qū)⒛愕拿恳环昼姸汲浞掷闷饋恚乙材苡行д砻恳环昼姡寱r間發(fā)揮出高效的價值。

時間管理的小測試：

請問，如果每天都有86400元進(jìn)入你的銀行卡，而你必須當(dāng)天消費掉，你將怎樣運用這筆錢？事實上這就是“時間”。每天每一個人都會有86400秒進(jìn)賬。面對這樣一筆財富，你打算怎樣利用它們呢？讓我們來做一個關(guān)于時間管理的測試。

下面的每個問題，請根據(jù)自己的實際情況，如實地評分。

（計分方式：答案“從不”為0分；答案“偶爾”為1分；答案“經(jīng)常”為2分；答案“總是”為3分。）

（1）在每個工作日之前，都能為計劃中的工作做好準(zhǔn)備。

（2）凡是可讓別人去做的，都不會自己去做。

（3）利用工作進(jìn)度表來規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。

（4）喜歡一次性處理完每份文件。

（5）每天會列出一個應(yīng)辦事項清單，按重要順序來排列，依次辦理這些事情。

（6）盡量回避或者取消干擾電話、不速之客的來訪，以及突然的約會。

（7）嘗試按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲線來安排工作。

（8）對日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對突發(fā)事件。

（9）當(dāng)其他人想占用自己的時間，而自己剛好有更重要的事情需要處理時，會果斷拒絕對方。

結(jié)論：

0～12分：你沒有時間規(guī)劃，總是習(xí)慣讓別人牽著鼻子走。

13～17分：你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。

18～22分：你的時間管理狀況良好。

23～27分：你的時間管理非常好，是值得學(xué)習(xí)的典范。

2.養(yǎng)成做檢視的習(xí)慣

想要整理好自己的時間，充分利用時間，需要按照時間維度來進(jìn)行反思——做檢視。例如一周做一次檢視，一月做一次檢視，一年做一次檢視等。當(dāng)然，對職場的人來說，最重要的就是周檢視。

在這里，我們首先要選擇檢視的時間，既然是一周做一次檢視，那么可以選一周中的任意一天，在這里，我們建議選擇周一、周五或者周日。周檢視不僅僅是對一周時間的反思和整理，更是對未來一周的計劃。

全球電子電氣工程領(lǐng)域的領(lǐng)先企業(yè)西門子在這方面與華為的時間管理觀念很相似。西門子的高效能的工作人員有這樣一個檢視的流程：

（1）整理自己的收件箱，收件箱里有大量的事物，還有自己的日志表和各種各樣的清單。

（2）開始檢視時，首先看日歷和清單，看看過去的一周自己都完成了哪些固定形成和已經(jīng)做完的事情。

（3）翻看自己過去一周寫的時間日記，回顧自己每天記錄的經(jīng)驗和反思。

（4）再次打開日歷查看未來1～3個月的行程安排，形成一個清晰的前行路徑。

（5）再次打開清單，清單上寫著各種需要做但不太著急的事情，但這些事最好也是越快完成越好。簡單評估之后，對未來要完成的清單有掌握。

通過這個檢視，批量將收件箱里記錄的事情放到日歷中。同時，將那些不重要的事情刪除，挑出重要的事情確定要做的日期。當(dāng)西門子的這些高效能的人士對未來一周乃至一個月的事情都已經(jīng)掌握的時候，他們的視角就會移到未來更長的計劃上。

這便是西門子企業(yè)之所以能夠在世界企業(yè)中站住腳跟，獲得人們贊同的重要原因之一。西門子的每個員工都善于整理時間，做好時間規(guī)劃，這樣產(chǎn)生的效能自然也是非常高的。

【拓展閱讀】柳比歇夫的“時間統(tǒng)計法”

前蘇聯(lián)作家格拉寧所著的《奇特的一生》，是一部描寫真人真事的文獻(xiàn)性小說，書中講述的正是前蘇聯(lián)昆蟲學(xué)家柳比歇夫獻(xiàn)身科學(xué)的故事。尤其是柳比歇夫于26歲就實行的一種“時間統(tǒng)計法”。

柳比歇夫每天都要核算自己的時間，一天一小結(jié)，每月一大結(jié)，年終一總結(jié)，直到1972年他去世的那一天，五十六年如一日，從不間斷。柳比歇夫的“時間統(tǒng)計法”中值得注意的點有：①保持時間記錄的真實性、準(zhǔn)確性。要求記錄的誤差不大于15分鐘，否則記錄就無使用價值；②切勿相信憑記憶的估計，人對時間這種抽象物質(zhì)的記憶是十分不可靠的；③選擇的時間記錄區(qū)段要有代表性；④及時調(diào)整時間分配計劃；⑤堅持就是成功。