管理者需要具備的開(kāi)會(huì)技巧

很多企業(yè)尤其是大型企業(yè)在大大小小的會(huì)議中投入了大量的資源，不但沒(méi)有創(chuàng)造相應(yīng)價(jià)值，反而使企業(yè)效率明顯下降，官僚之風(fēng)盛行，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中極為被動(dòng)。會(huì)議本身的目的是為了集思廣益、拓寬言路、協(xié)商解決問(wèn)題，但因?yàn)樾实拖拢坏貌活l繁開(kāi)會(huì)，使企業(yè)發(fā)展遭受重大阻礙。

實(shí)際上，縱觀國(guó)內(nèi)企業(yè)的內(nèi)部會(huì)議，大多都存在以上這些問(wèn)題，不過(guò)這也反過(guò)來(lái)逼迫企業(yè)管理者不斷探索高效會(huì)議的最佳實(shí)現(xiàn)路徑。作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容，管理者在進(jìn)行會(huì)議管理時(shí)要充分考慮以下一些內(nèi)容：

（1）被打斷話(huà)題是一件好事：要正確對(duì)待打斷話(huà)題的行為，不要對(duì)與會(huì)者的質(zhì)疑和批判行為持訓(xùn)斥或?qū)箲B(tài)度，因?yàn)檫@反而表明他們真正去關(guān)注和思考了會(huì)議議題，應(yīng)給予他們充分表達(dá)自己想法的機(jī)會(huì)。

（2）變與不變：“變”的是開(kāi)會(huì)的具體形式和內(nèi)容，要根據(jù)實(shí)際情況和成員的生理心理特質(zhì)確定能有效吸引成員參與興趣的會(huì)議形式；“不變”的是企業(yè)應(yīng)始終將構(gòu)建輕松、活潑、良好的會(huì)議氛圍和會(huì)議文化作為會(huì)議管理的一個(gè)重要目標(biāo)。

（3）管理者的心態(tài)決定與會(huì)者的表態(tài)：企業(yè)內(nèi)部會(huì)議出現(xiàn)一些不好的現(xiàn)象時(shí)，管理者應(yīng)首先自我反省，審視自己是否有哪些地方?jīng)]有做好從而影響到了其他成員，這也最能體現(xiàn)管理者的胸襟氣度。受?chē)?guó)內(nèi)威權(quán)主義文化的影響，管理者在開(kāi)會(huì)時(shí)必須時(shí)刻注意自己的心態(tài)和表現(xiàn)，因?yàn)槠湟慌e一動(dòng)、一言一行都在很大程度上影響著其他與會(huì)者的態(tài)度和行為。

（4）學(xué)習(xí)、模仿、總結(jié)：任何理論、經(jīng)驗(yàn)或方法技巧都不可能一直有效，因此當(dāng)以往的會(huì)議管理方式逐漸失去效力時(shí)，管理者或會(huì)議組織者要不斷學(xué)習(xí)、模仿、總結(jié)，以開(kāi)拓視野、探索更有效的會(huì)議管理方法。同時(shí)，管理者還應(yīng)帶領(lǐng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)共同學(xué)習(xí)提高，并開(kāi)誠(chéng)布公地與所有參與會(huì)議的成員探討具有共識(shí)和操作性的更好的會(huì)議管理方案。

（5）三個(gè)永遠(yuǎn)：即“永遠(yuǎn)不要期望所有與會(huì)者都能跟你一樣高瞻遠(yuǎn)矚”，“永遠(yuǎn)不要輕視參加會(huì)議的每位成員”，“永遠(yuǎn)不要忽視任何與會(huì)者的發(fā)言”。管理者必須明白，之所以召開(kāi)會(huì)議就是為了讓每位與會(huì)者都能充分表達(dá)自己的想法，因此必須重視每位成員并給予他們發(fā)言的機(jī)會(huì)；同時(shí)還要認(rèn)識(shí)到，成員與自己在視野、能力等方面存在差距是正常的，也因此自己才會(huì)成為他們的領(lǐng)導(dǎo)。

（6）貪多嚼不爛：管理者不要指望開(kāi)一次會(huì)就能夠解決所有問(wèn)題，而應(yīng)首先處理最緊迫的關(guān)鍵議題，在會(huì)議上通過(guò)多種手段深入分析這個(gè)重要議題并制定最佳的解決方案，同時(shí)還要時(shí)刻關(guān)注由此衍生出的新問(wèn)題是否影響到了中心主題。

（7）靈活駛向結(jié)果的彼岸：國(guó)內(nèi)多數(shù)企業(yè)的內(nèi)部會(huì)議都過(guò)于呆板、沉悶，缺乏靈活性和應(yīng)變能力。雖然擬定會(huì)議程序是會(huì)前準(zhǔn)備的重要內(nèi)容，也有利于推動(dòng)會(huì)議順利進(jìn)行，但會(huì)議管理者和組織者也不必完全拘泥于此，特別是在瞬息萬(wàn)變的現(xiàn)代商業(yè)環(huán)境中，需要管理者具有較強(qiáng)的應(yīng)變能力，根據(jù)態(tài)勢(shì)變化或意外發(fā)現(xiàn)靈活地對(duì)會(huì)議議題進(jìn)行部分乃至全部改變。

會(huì)議是企業(yè)最常見(jiàn)的活動(dòng)，會(huì)議管理也是企業(yè)管理的重要一環(huán)。因此，企業(yè)管理者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到會(huì)議的重要性，善用會(huì)議，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的更高效管理。