會議溝通的主要功能與技巧

開會最能體現一個人在團隊中的地位與作用。團隊管理者要想了解團隊成員的想法，要想向團隊成員傳達上級領導的指令，要想協調各種關系，都可以通過開會來實現。開會是一項最基本的管理技能，所以，管理人員要學會如何開會。

◆會議溝通的主要功能

以信息流動方向為依據，會議形式會在頭腦風暴與指示傳達之間徘徊。要使用何種會議形式，主要取決于會議目的是什么。會議能達到的目的有很多，也就是說會議的功能有很多，具體分析如下：

（1）集思廣益的功能：會議可以將不同的人與想法匯聚在一起，這些想法相互碰撞，最終可以將存在分歧的意見統一起來，也可以對與會者進行啟發，開拓其思路，使集體智慧整合在一起，有效發揮出來。

（2）信息發布功能：在會議召開的過程中，會議組織者可以向與會者傳達領導指令或決策，發布重要信息。

（3）監督員工、協調矛盾功能：通過召開常規會議，員工向領導反饋工作進展，領導可以對員工進行監督與檢查，對工作進度、任務執行情況進行了解，做到心中有數，以更好地安排接下來的任務。同時，會議將領導與員工集合在一起進行面對面的交流，通過這種方式，上級領導與下級員工之間的矛盾能得到調解。

（4）解決問題的功能：在信息社會，每個人所掌握的信息都不全面，會議將不同人掌握的不同信息匯聚在一起，通過交流、討論，促使與會者思考、創新，能催生出高質量的問題解決方案，使問題得以有效解決。

（5）激勵功能：公司在特定時間召開會議能對員工產生激勵作用，比如在團隊組建后召開會議，在年初或者年終召開會議等等，都能振奮員工之心，讓員工鼓足干勁，更好地開展工作。

（6）群體信息互動功能：會議是一種群體溝通方式。隨著科技的發展，人與人之間的溝通方式越來越多，電子郵件、微信、QQ、多媒體等都能用來進行溝通、交流，但這些溝通方式都比較適用于一對一的溝通，群體溝通最有效的方式還是會議。在會議上，所有人都能發表自己的意見與想法，群體信息能有效地互動、共享。

（7）有效的溝通：會議可以進行群體交流，集思廣益，實現有效的溝通。

（8）傳達資訊功能：通過會議，組織者可以向員工傳達一些新的公司決策以及其他部門的資訊，增強員工對公司的認識，增進部門之間的了解。

（9）鞏固主管地位：通過召開一些上下協調會議，部門主管或經理能更好地鞏固自己的地位。

◆會議溝通的主要技巧

人們在職業生涯中會經歷各種各樣的會議，其中有很多會議陷入了無休止的爭論之中，不但沒有有效解決問題，反而讓部門或員工之間產生了隔閡，這種結果使人們對會議產生了嚴重的負面印象，每次參加會議時，都有一定程度的抵觸心理，自然會導致會議很難取得預期結果。對于會議，人們首先關注是為了什么開會，也就開會的目的。其次是如何開會，也就是開會的方法。

企業發展遇到問題時，開會解決是很正常的選擇，但開會也存在著以下幾大難題：

——跑題。討論的內容和議題有很大偏差，耗費了大量的時間成本，最終也沒能成功解決問題。

——一言堂。會議組織方或某一部門居于主導，其他與會人員沒有機會表達自己的觀點。

——野蠻爭吵。因為對方某句口誤就大肆抨擊，甚至爆發沖突事件。

……

事實上，如果能夠掌握以下技巧，企業管理者就可以有效提升會議效率：

（1）及時開會。在發現市場中存在的某一重大發展機遇或者競爭對手做出有威脅性的布局時，要及時組織會議，以便有充足的時間制定決策。

（2）在開會前確保會議有明確的目標。對議題也要進行嚴格篩選，議題的關鍵在于質量而不是數量。

（3）開會前要有足夠的準備時間，并將會議議題涉及的資料發放給與會人員。

（4）控制發言人講話的時間，每次發言間隔盡量控制在5分鐘以內。

（5）確保會議有一個輕松愉快的氛圍，會議主持人扮演好自己的角色，在讓與會人員積極發言的同時，避免出現野蠻爭執。

（6）會議內容記錄，對會議制定的決策要落實為書面文件，會議完成后，要讓與會人員提交會議總結。

（7）有些事情沒必要通過開會解決，比如，文件通知完全可以通過微信、QQ等社交媒體直接告知各部門，而不是勞師動眾地組織全體會議。