秘書如何做好會議管理工作？

在企業發展過程中，會議無疑扮演著十分關鍵的角色，管理者可以通過會議交流信息、制定并發布戰略方案等。經濟全球化及企業多元化經營成為常態的背景下，秘書要處理的工作愈發復雜，這對其綜合素質提出了更高的挑戰，而會議管理無疑是考核秘書能力的一項重要指標。

本質上來說，會議是人們為了達成一致意見或者對某個問題進行協商，而聚集起來進行交流互動的活動。除了各個企業內部舉行的會議外，外部會議尤其是那些國際性的行業協會在提升企業品牌形象、帶動當地經濟發展等諸多方面具有十分重要的價值。據統計數據顯示，每年聯合國舉行的大大小小的會議平均達到3800次以上，企業內部每年也會舉辦各種形式的會議。

所以，企業需要對會議管理給予高度重視，在降低會議成本的同時，通過會議獲取員工的反饋建議，為企業的長期穩定發展制定更為科學合理的戰略決策，提升企業的內部凝聚力與外部競爭力。

組織會議是一項十分復雜的工作，一個完整的會議包含資料整理、時間管理、發布會議通知、會議記錄等諸多環節，要確保會議能夠高效完成，需要對這些環節進行全面優化調整，這無疑需要承擔會議管理工作的秘書付出巨大的時間及精力。按照不同的分類標準，會議可以被分成多種類型，比如，在時間維度上，會議可以被分為定期會議及不定期會議；按照組織類型，會議可以被分為正式會議、非正式會議、內部會議及外部會議等。

◆對內會議的管理

內部會議通常規模相對較小，常見的內部會議是例會、周會，其參與人員可能僅有幾個或者十幾個人，不過一些大型企業舉辦的年會的參與人員數量可以達到上百人。在會議舉辦前，要花費一定的時間進行會議準備，這項工作絕非是在浪費時間，因為充分的準備工作是會議得以高效進行的重要基礎。

內部會議的準備工作包括：明確會議重點、制定會議議題、發布會議通知、安排會議議程等。除了一些因為突發狀況導致的緊急會議外，秘書在準備會議的過程中，還需要了解與會人員的時間安排情況。當多數與會人員或者重要會議組織人員無法協調會議時間時，就應該嘗試對會議時間進行調整，并將最終確定的會議舉辦時間、會議流程及會議資料等內容，及時通知給各個與會人員，以便后者有足夠的時間進行會議準備工作。

開會前，秘書需要搜集并整理相關的資料（包括文件、數據、規章制度、行業政策等），從而為上級的發言提供有效幫助，與此同時，還要檢查會議所需的桌椅、水具、紙筆是否齊全，檢查衛生條件及電源是否合格等。

在開會期間，秘書要及時清點與會人員名單，通知上級哪些人員未能參加會議及其未參加原因，確保與會者手中都能有一份資料。有時在開會過程中，企業可能會出現突發狀況，此時要及時向上級匯報，并協助其處理。會議完成后，要及時安排會務人員清理會議室，并將會議記錄歸檔，以便有需要時能夠及時查看會議數據。

內部會議應該避免過于頻繁，否則會使企業的運營成本大幅度增長，可以將多個會議主題合并到同一個會議中，并做好會議的引導工作，防止在不重要的內容上浪費較多的時間。在安排會議日程時，要對各個環節所用時間進行明確，在幾分鐘內就可完成的會議，決不能拖到幾個小時甚至一整天。

◆對外會議

外部會議和內部會議存在較大的差異，前者參與人員較多，而且可能涉及到各行各業的從業者，會議效率與質量直接體現了一個企業的綜合實力，反應出了會議組織方的工作能力與企業的整體形象，所以，在安排外部會議過程中，秘書所做的工作就顯得尤為重要。

企業運營過程中，經常舉辦的外部會議主要包括：業務洽談會、產品展銷會、新品發布會及客戶咨詢會等。秘書在處理外部會議過程中，也需要分別做好會議前、會議中、會議后三個方面的工作。

（1）會前準備

會議舉辦前，秘書要制定一個詳細的會議計劃，從而使會議能夠按部就班地進行。具體來說，會議計劃中的內容主要包括：會議主題、會議參與單位、會議流程、會議時間等。由于外部會議持續時間相對較長，為了便于與會人員合理安排時間，要制定會議日程表。外部會議的日程表通常以天為單位，并對每天的不同時間階段應該進行的具體環節進行明確，如果會議涉及到一些保密性要求較高的工作，盡量將其安排在會議日程中的靠后位置。

選擇會場時，要盡量選擇交通便利的場所，在鬧市區不但交通不便，而且會場租用成本也相對較高。根據參與會議的人數，選擇合適規模的會場，并且確定會場的配套設施較為完善。

會場選擇完成后，還要明確各參與單位具體的參與名單，并聯系參與人員確認其是否有時間參加。確認工作完成后，便可發出邀請函。然后再準備會議所需的材料、設備，安排相應的會議服務人員等。在會議即將開始前，要和會議主持人員及時進行溝通，做好會議流程的確認工作。

（2）會間的服務

開會過程中，要做好會議記錄，整理出會議的重點內容。秘書要對會議安保工作給予高度重視，確保時刻都有安保人員在場，以便應對各種突發情況。如果涉及到新聞媒體采訪環節，要安排相應人員負責接待。確保會議能夠按照會議流程高效流暢地進行，靈活處理各種突發狀況，有必要時要及時向上級請示。

（3）會后工作

會議完成后，確保各個參與單位能夠安全離場，并對會議工作進行總結，根據各個工作單位的表現情況給予獎勵或懲罰，好的地方在下次會議時繼續發揚，不足之處在下次會議時要避免重蹈覆轍，最后還要及時將會議記錄歸檔。

隨著科學技術的不斷發展，電話會議、電視會議在企業界的應用愈發普遍，秘書要與時俱進，在做好線下會議管理工作的同時，也要處理好各類線上會議，在工作過程中，不斷積累并總結經驗，提升自己的協調能力與溝通能力，確保會議能夠高效進行。