高效會議流程及優(yōu)化

高效會議究竟需要滿足哪些指標(biāo)？又體現(xiàn)出怎樣的特征？在這里，對高效會議的主要特征進(jìn)行分析，企業(yè)管理者可以將其視為會議組織與召開的準(zhǔn)則，在管理企業(yè)會議的過程中，參考這些準(zhǔn)則來進(jìn)行會議優(yōu)化。

（1）會議要規(guī)劃。會議召開的時(shí)長及頻率都應(yīng)該合理，而科學(xué)的會議規(guī)劃能夠有效達(dá)到這一目標(biāo)。根據(jù)企業(yè)在不斷發(fā)展階段的管理目標(biāo)及管理水平的差異，對會議的時(shí)長及頻率做出有效調(diào)整。

（2）準(zhǔn)備要充分。所有會議都需要進(jìn)行事先準(zhǔn)備，無論是出于什么目的召開會議，例如制定戰(zhàn)略、提出計(jì)劃、協(xié)調(diào)利益分配等等，都需要進(jìn)行認(rèn)真的籌劃與準(zhǔn)備，對會議議程進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)劃，否則會議效率就難以提高。召開會議前，一定要給各個參與方足夠的準(zhǔn)備時(shí)間，并且在正式召開以前，積極征求各個參與方的意見與建議，鼓勵與會人員進(jìn)行交流溝通，使他們在某些方面達(dá)成一致的見解，從而大幅度縮短會議時(shí)長，快速制定決策，提升會議的質(zhì)量與水平。

（3）對會議議題進(jìn)行審核，確保召開會議的必要性。所有企業(yè)會議都需要成本投入，與會者需拿出單獨(dú)的時(shí)間參加會議，擱置其他工作計(jì)劃。所以，在組織會議時(shí)，需要對會議議題的價(jià)值進(jìn)行評估，如果能夠以其他形式（比如私下溝通、文字互動等方式）來解決問題，就無需召開會議。

（4）在會議召開前和所有與會人員進(jìn)行了溝通，提前發(fā)放會議議程安排，為與會人員提供會議相關(guān)的文件資料，并確保所有與會人員知曉各自的責(zé)任，提前進(jìn)行準(zhǔn)備。與會人員的選擇必須做到少而精，要讓那些與議題存在關(guān)聯(lián)的人員參加，而不能僅為了顯示尊重或盲目追求會議規(guī)模，而邀請大量的無關(guān)人員。對議題發(fā)表意見與建議的與會人員應(yīng)該是那些議題相關(guān)負(fù)責(zé)人，避免由領(lǐng)導(dǎo)代為匯報(bào)，因?yàn)楣芾砣藛T未必了解真實(shí)的情況。

（5）明確會議時(shí)間，按照既定的時(shí)間開始與結(jié)束。時(shí)間安排對會議召開來說十分關(guān)鍵，會議主持人需要進(jìn)行時(shí)間把控，與會者則需在限定時(shí)間范圍內(nèi)清晰表達(dá)自己的意見，展開高效的會議討論，從而提高會議效率。

（6）按照既定流程召開會議。除了特殊的緊急會議外，給與會人員留下了足夠的準(zhǔn)備時(shí)間。在會議召開期間，要根據(jù)提前設(shè)置的議題展開討論并做好時(shí)間分配。如果在會議期間穿插新的議題，與會人員會因缺乏準(zhǔn)備而手足無措，很難控制會議時(shí)間，會議效率的提高也就無從談起。

（7）確保核心與會人員能按時(shí)參加會議，保證會議出席人員的專業(yè)性。但凡是召開會議，都應(yīng)該確保參會者與會議主題之間有密切聯(lián)系，另外，與會人員需要具備足夠的經(jīng)驗(yàn)，就核心議題發(fā)表獨(dú)到的見解，推動會議價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。當(dāng)會議涉及問題解決、決議制定時(shí)，需保證與會者具備專業(yè)能力，能夠在會議中與他人交換意見，為會議正常開展提供保障。

（8）進(jìn)行點(diǎn)評與總結(jié)。無論什么類型的會議，都應(yīng)該圍繞議題進(jìn)行專業(yè)探討，還要對討論結(jié)果進(jìn)行點(diǎn)評，并得出最終的結(jié)論。這樣，與會人員才能根據(jù)結(jié)論落實(shí)會后的工作，體現(xiàn)會議的價(jià)值所在。

（9）明確會議決議、建議及落實(shí)人員。記錄人員需列出會議中做出的決議、指導(dǎo)性建議及具體落實(shí)人員，對會議決議、反饋意見、各項(xiàng)目執(zhí)行人及監(jiān)督人等進(jìn)行詳細(xì)記錄。為會后的執(zhí)行工作提供保障。

在會議準(zhǔn)備階段，就要對照高效會議的特征，對當(dāng)前會議的價(jià)值進(jìn)行評估，提前進(jìn)行相關(guān)準(zhǔn)備，確保會議的如期召開，并促進(jìn)整體會議效率的提高。