萬達：如何開展一場高效會議？

萬達以高效執行為眾多業內人士所知，除此之外，該企業的會議組織及召開也具有鮮明的獨特性。會議召開期間，所有與會者都會聚精會神聽取會議內容，以免造成關鍵信息疏漏，影響自身的事業發展。在長期發展過程中，萬達逐漸形成了自己的會議組織原則，這些原則具有較強的實用性，為所有員工所遵守。

◆從不打印的工作報告

萬達集團董事長王健林會在集團年會上做工作報告，他的報告非常具有吸引力，原因在于：首先，王健林會自己撰寫工作報告，而不是交給他人代勞；其次，王健林的工作報告不會發給除他自己以外的任何人；再者，王健林的工作報告內容全面，不僅有對企業發展大局的把握、對公司業績情況的真實反映，還有對細節方面的分析，并科學預測整體發展趨勢。工作報告長達90分鐘，包涵巨大的信息量。之后，萬達會就其工作報告召開討論會議，要求所有參與者就自己聽取的報告內容進行有價值的發言，因此，與會者需集中精力聽取報告內容，并用記錄下關鍵信息。

◆精細的會務手冊

萬達的會議會務手冊十分精細，該集團大中型會議的手冊內容，包涵了會議組織及召開的各項流程，并十分注重細節方面的安排。手冊內容包括：會議主題、與會人員名單、會議流程、各個議程的時間設定等，還有與會者的具體位置、服裝規定、會議召開當天的天氣情況等等詳細信息，所有會議中應該注意的事項，基本上都能通過萬達的會務手冊體現出來。

參與萬達年會的人都會在會前收到公司為自己定制的胸卡，胸卡上顯示了公司在年會期間的具體安排，以及該與會人員需要出席的活動、地點、時間等等內容。比如萬達2013年的胸卡，正面標注者與會者的姓名、照片、所屬部門、崗位等個人信息。反面則詳細列出了年會活動的完整流程安排，包括公司晚宴的時間、地點、就餐的具體位置，以及萬達年會的時間、地點、位置安排等等，給每個與會人員提供詳細的流程參照，便于他們根據信息提示參與各項活動。

◆萬達開會沒人敢遲到

不少公司在會議召開期間，很多人因為各種理由遲到，導致會議效率難以提高，嚴重者還會擾亂會議的正常進行。

萬達則不同，該集團的會議文化對會議的準時性提出嚴格要求，若與會者出現遲到現象，則需忍受極大的心理壓力。

在萬達，所有人都遵守這樣一條會議原則：無論是什么類型、多大規模的會議，下級人員需在上級領導到達會場前的5到10分鐘趕到，萬達人通過這種方式來體現他們對領導的尊重，以及對會議的重視。如果有人沒有遵守這條約定，即便是在會議規定的時間準時入場，其他人也會覺得這是他的失禮行為，以異樣眼光視之，使其產生心理壓力。而為了避免這種情況的出現，與會人員必須遵守萬達的會議規定，提前達到會場進行準備。

◆準時開會，準時散會

萬達的會議召開會嚴格按照會議手冊上的時間限定來進行，絕大多數情況下都不會延長會議時間。為了做到這一點，萬達提出如下規定：在會議開始前做好時間安排，并告知所有與會人員；最好會議中各個議程的會議安排，限定與會人員的討論時間；主持人需在會議期間進行時間把控，促使所有參與者提高討論效率。

王健林在會議上發言時，會提前說明自己的發言時間，如果內容較多，也會將時間控制在超過預定時間5分鐘的范圍內，這也是萬達的會議文化。

在萬達，如果會議價值較高，會議期間需發言的與會者要先進行會前排練，確保自己的發言能夠在規定時間內完成。也就是說，每一個與會人員都可以在規定時間內結束發言，不會出現拖延現象。如此一來，所有人的發言都可以按照時間規定來進行，整個會議也就能夠在預定時間內召開完畢。這得益于萬達管理者及員工對時間的重視，同時也與萬達的制度規定有關。

◆開會發言只撈干貨

公司開會的目的是提供問題解決方案，所以，萬達拒絕與會議無關的發言，如果有人在會議期間討論題外話，其發言就會被中斷，保證會議召開圍繞核心主題來進行。

與其他公司一樣，萬達的會議也采用PPT，但其區別在于，該公司的會議PPT簡樸整潔，使用既定模板來制作。而且，還對PPT的數量做出了規定。通常情況下，會議PPT需控制在10張以內，最終呈現給領導層的在3張以內。不過，制作者會以超鏈接形式來補充這3張PPT的詳細內容。

第三方廣告公司出于增加自己方案被采用幾率的目的，會在PPT制作上大費周章，列明方案制定的背景、過程等等詳細內容，但交給萬達之后，都會進行大幅精簡，只將其中的核心內容提煉出來拿到會議上進行討論。

舉例來說，曾有企業的領導層到萬達學習，在為其講解萬達的企業管理、企業文化、人力資源、財務管理等等各方面時，所有負責人以10張PPT附帶自己的講解來呈現，其效率之高可見一斑。從中可以看出，萬達的所有會議都是圍繞核心主題來進行的，能夠切實保證會議效率。

◆開會不許找替身

萬達會議的與會人員需作為部門代表前來參與，需根據會議要求做出決策，對自身所在部門有著清晰的認識，有能力保證會議決策的執行，而不是僅聽取會議內容，在會議接受后向部分負責人傳達會議信息。

根據領導的問題組織答案，答案需直接肯定。會議中常出現這樣的情況：當領導詢問下屬某決策的落實結果時，對方會列舉眾多原因來解釋決策未如期執行。事實上，領導關注的不是過程，而是其執行成果，應該將落實成果放在前面講述，根據領導的意愿來進行之后的發言。

在萬達，不允許其他人代為匯報。舉例來說，副總裁面向總裁匯報，總經理面向副總裁匯報，總經理不能派遣其他人向副總裁匯報。萬達的這項規定能夠促使所有管理層對自己負責的事項有著清晰、全面的把握，從而促使其高效執行。

◆會后不落實等于會白開

會議結束后，還需保證會議決議的執行，萬達通過會議紀要來顯示會議的關鍵內容及會后需落實的決策，并建立了完善的會議監察體系。為了保證決策執行，會將工作任務分配給具體的人來負責，并進行時間限定。

在萬達，所有部門的會議頻率都不低于一周一次，并會定期召開月度會，每三個月還會召開季度會，中間還有一次半年總結會，而每年的年會也是各個部門都非常重視的。

萬達獨立推出的任務追蹤體系，能夠以具體的標準來評估決策執行情況，從而保證公司會議決議的落實，體現會議的價值。在會議結束之后，該體系能夠明確顯示相關負責人的具體認為分配、執行任務的時間限定，當前的落實情況等。負責人以此為參考，如實匯報自己已經做完的任務，明確接下來需要解決哪些問題，并推測自己完成任務所需的時間，與規定時間是否沖突等等，由專門人員負責信息的輸入，項目負責人則根據系統的信息顯示來核查自己的落實情況，在任務執行期間，系統還會根據預定進度發出提示信息，保證執行者能夠在規定時間內完成自己的工作。

憑借高效的會議監察體系及任務追蹤系統，萬達保證了會議組織、召開及執行效率，而不是重復性地強調會后的工作落實。