增刊：2018麥肯錫獎(jiǎng)年度精選必讀

CEO如何管理時(shí)間

邁克爾·波特（Michael E. Porter） 尼丁·諾利亞（Nitin Nohria） | 文
劉筱薇 | 譯 劉錚箏 | 校 鈕鍵軍 | 編輯

大型全球公司的經(jīng)營(yíng)極為復(fù)雜。公司的管理工作范圍非常廣泛，包括各職能會(huì)議、各事業(yè)部會(huì)議，涉及組織中多個(gè)層級(jí)、無(wú)數(shù)外部議題和大量利益相關(guān)者——股東、客戶、員工、董事會(huì)、媒體、政府、社會(huì)組織等等。CEO和其他高管不同之處在于，他們必須參與所有事務(wù)。在此基礎(chǔ)上，CEO還是公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外的面孔，不論時(shí)勢(shì)好壞。

當(dāng)然，CEO可以支配大量資源，并獲得多種支持。然而，他們比公司其他所有人都更缺乏一種資源：時(shí)間。他們沒有足夠時(shí)間去做CEO應(yīng)承擔(dān)的所有工作，卻依然對(duì)公司中所有工作負(fù)責(zé)。CEO在規(guī)劃時(shí)間和在哪里出現(xiàn)時(shí)，所做決定對(duì)自身效率和公司業(yè)績(jī)都有重大影響。CEO出現(xiàn)在哪里、做什么，決定了公司正處理哪些事務(wù)，并向外界表明當(dāng)前工作重心。此外，CEO的認(rèn)可度也會(huì)受到影響。如果和同事相處的時(shí)間不夠多，CEO會(huì)被視為孤立保守、難以接觸的人；但如果花太多時(shí)間直接參與決策，員工會(huì)認(rèn)為CEO在小事上斤斤計(jì)較，積極性也會(huì)降低。總之，CEO的日程表，或者說(shuō)所有領(lǐng)導(dǎo)者的時(shí)間表都展示了領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)方式，并給組織中其他人傳達(dá)了重要信息。

在了解CEO如何規(guī)劃并有效利用時(shí)間時(shí)，我們還缺少關(guān)鍵一環(huán)：他們實(shí)際工作的系統(tǒng)性數(shù)據(jù)。相關(guān)研究或只覆蓋一小部分CEO的數(shù)據(jù)，比如1973年亨利·明茨伯格（Henry Mintzberg）曾連續(xù)五天密切觀察五位CEO（其中有非營(yíng)利組織的領(lǐng)導(dǎo)者），或基于大型短期調(diào)查，比如我們的哈佛商學(xué)院同事拉法拉·薩頓（Raffaella Sadun）在2017年連續(xù)一周，針對(duì)來(lái)自六個(gè)國(guó)家各行各業(yè)的1114位CEO每日電話往來(lái)進(jìn)行調(diào)查。

我們的研究于2006年啟動(dòng)，首次全面、細(xì)致、長(zhǎng)時(shí)間調(diào)查了復(fù)雜大型公司的CEO如何利用時(shí)間。到目前為止，我們已追蹤27位CEO的時(shí)間規(guī)劃數(shù)據(jù)，其中女性兩名、男性25名，而且對(duì)每個(gè)人都觀察了整個(gè)季度（三個(gè)月）。他們的公司主要為上市企業(yè)，在調(diào)查期間，平均年?duì)I業(yè)收入高達(dá)131億美元。這些領(lǐng)導(dǎo)者都參加了新CEO研習(xí)班（New CEO Workshop），該高強(qiáng)度培訓(xùn)班每年召集大型公司新上任的CEO來(lái)到哈佛商學(xué)院研習(xí)，并將他們分為兩組，每組有10到12人。現(xiàn)已有超過300位CEO參與過本項(xiàng)目。

在研究中，我們要求每位CEO的助理（EA）在一周7天每天24小時(shí)內(nèi)，每隔15分鐘將CEO的時(shí)間安排做好標(biāo)注，然后定期和CEO確認(rèn)這些標(biāo)注。最終得到的數(shù)據(jù)組顯示了CEO何地、如何、和誰(shuí)共度時(shí)光，以及所參與的活動(dòng)、談到的話題和進(jìn)行的任務(wù)。因?yàn)镃EO在工作之外的活動(dòng)也在調(diào)查范圍內(nèi)，所以我們還了解到CEO如何平衡工作與個(gè)人生活。總的來(lái)說(shuō)，我們收集并標(biāo)注了這些CEO近6萬(wàn)個(gè)小時(shí)的數(shù)據(jù)。

在完成對(duì)CEO的時(shí)間追蹤后，我們和他們分享了數(shù)據(jù)，將他們的數(shù)據(jù)與研究中其他CEO當(dāng)前所有的數(shù)據(jù)做匿名比對(duì)。這些高強(qiáng)度報(bào)告會(huì)的內(nèi)容往往包括CEO回顧管理期間自己面臨的壓力，以及犯下的錯(cuò)誤和學(xué)到的教訓(xùn)。我們還會(huì)分享此前參與新CEO研習(xí)班的各屆學(xué)員數(shù)據(jù)。CEO通常會(huì)在討論中表示，時(shí)間管理是他們最大的挑戰(zhàn)之一。通過觀察、提問和讓CEO分享個(gè)人安排時(shí)間的方式，我們進(jìn)一步補(bǔ)充了相應(yīng)知識(shí)。

在本文中，我們將做以下三件事：

首先，我們會(huì)提供對(duì)數(shù)據(jù)的描述性分析。CEO在工作和私人活動(dòng)上分別花了多長(zhǎng)時(shí)間？在會(huì)議、獨(dú)立思考以及反思上分別花了多長(zhǎng)時(shí)間？對(duì)電子郵件和面對(duì)面談話的依賴程度分別是多高？更多時(shí)間在公司內(nèi)部還是外部度過，和客戶還是投資者相處？我們會(huì)一一回答以上問題，并提供更多信息。

其后，我們會(huì)給出對(duì)策，幫助CEO更有效管理時(shí)間，處理好身上擔(dān)負(fù)的眾多職責(zé)。我們最引人注目的發(fā)現(xiàn)之一是，不同領(lǐng)導(dǎo)者規(guī)劃時(shí)間的方式也截然不同。（詳見邊欄“平均數(shù)背后的真相”）有些差異反映了領(lǐng)導(dǎo)者所在公司和管理措施的不同。但很多時(shí)候，時(shí)間規(guī)劃的決定，比如參加不重要的公司例行活動(dòng)，反映了公司傳統(tǒng)儀式和文化，以及CEO自身習(xí)慣。在我們的報(bào)告會(huì)上，所有CEO都承認(rèn)，他們?cè)谟行┲匾聞?wù)上對(duì)時(shí)間的規(guī)劃可以更明智。基于這些討論和與研習(xí)班其他數(shù)百名CEO的談話，我們確信，每位領(lǐng)導(dǎo)者都可以改進(jìn)自身時(shí)間管理方式。

最后，我們會(huì)利用本次研究收集到的海量數(shù)據(jù)，反思CEO的職責(zé)范圍。CEO必須同時(shí)從多個(gè)維度管理影響力，而每個(gè)維度都有二元性，或者說(shuō)矛盾沖突，因此，CEO必須進(jìn)行高效整合。對(duì)CEO職責(zé)進(jìn)行更全面的解讀，既是成功的關(guān)鍵，也提供了高效管理時(shí)間的重要視角。

盡管我們關(guān)注大型復(fù)雜企業(yè)的CEO職責(zé)，但本研究對(duì)所有希望更有效利用時(shí)間和影響力的領(lǐng)導(dǎo)者都有借鑒意義，包括非營(yíng)利組織的高管。