第四節 企業會務管理

各種會務的管理是企業行政事務的重要部分。行政工作人員從事會務工作，應該熟悉和掌握組織會議的知識，盡職盡責地把會議的組織管理工作做好，以利于提高會議質量和效益。

規范的企業會務組織，一般可以劃分為會前組織管理、會間服務管理、會后事項管理這3個基本的作業程序。

一、會前組織管理

認真負責地做好會議的準備工作是開好會議的基本保證，是會議能否按照預定程序逐次展開、順利完成的基礎和前提。一次規范的企業會議的會前準備工作，應該包括以下一些主要內容。

（一）制訂企業會議計劃

企業會議的召開，總是有著其特定的目的、內容和要求。為此，必須根據這些特定的目的、內容和要求事先認真準備，提前進行周密策劃。在制訂企業會議計劃時要注意以下幾個方面。

1．要根據企業的工作需要和企業領導的意圖，就會議召開的情況作出總體籌劃。

2．要將會議召開的名稱、時間、地點、主題、主持人、議事日程、與會人員初步確定下來，報送有關方面進行會前審核。

3．確定召開會議后要事先通知所有的與會者，以便讓其有和緩的與會準備，調節和安排與會時間。

4．要根據企業會議召開的實際需要制定出會議預算。

（二）制訂企業會議預案

企業會議預案就是企業會議的總體方案，其內容包括以下幾個方面。

1．會議名稱，即擬召開會議的標準和規范的名稱。會議名稱的基本構成方式是：“單位名稱+時限+會議內容+會議性質”。例如，廣東科學技術職業技術學院2008年年終表彰大會，珠海里程公司秋季新產品推介會。

2．會議主題，即召開會議的目的、原因、主導思想和主導內容。

3．起止日期，即召開會議的開始日期、結束日期。

4．議事日程，即召開會議的具體日程安排和議題安排。

5．與會人員，即召開會議的參會人員。與會人員包括：出席人員、列席人員、特邀人員、工作人員等。

6．會議籌備班子。一般要在大、中型的企業會議中才有必要設立專門的會議籌備班子。設立專門籌備班子的目的是進一步明確各工作人員的職責分工，做到橫向到事，縱向到人；人有專職，事有專人；分工合作，強化責任。會議籌備班子按職責的不同又可分為若干個工作小組：秘書組、資料組、宣傳組、后勤組、保衛組等。

7．會議會場布置。企業會議的會場布置一方面包括場地選擇、話筒設施、空間溫度、光線照明、音響調試等；另一方面包括主席臺設置、座位排列、會標懸掛、花卉陳設等。

8．會議活動安排，即會議過程中由會議組織方安排的各種活動，如參觀訪問、外出考察、分組討論、聯歡娛樂等。會議活動是企業會議的正式內容和重要組成部分，其目的是：促進與會人員的聯系、交流、溝通；配合會議內容，鞏固會議效果；幫助與會人員開闊視野，愉悅身心。

（三）準備企業會議文件

規模比較大、內容比較重要的企業會議，均需事先準備好各種會議文件。企業會議的文件不要過多、過細、過長和過于復雜且要事先印制好供會議發放。特別重要的企業會議還要做好會議文件的登記和回收工作。

企業會議文件的具體內容一般包括：開幕詞，領導人講話稿，報告資料，交流材料，會議須知或會議手冊，閉幕詞等。

（四）發送企業會議通知

比較正規的企業會議需要提前發送會議通知。會議通知分請柬、邀請書和書面通知、口頭通知、電話通知等形式。無論哪一種形式的會議通知，都要做到及時、準確、明晰、精簡，防止錯發、漏發、重發。

書面的會議通知上要寫明的內容包括：會名，會因，會期，報到和開會的時間、地點，參會的人員范圍，接站及行車路線，需攜帶的會議費用，需繳納的會議費用等。

（五）布置企業會議會場

會場是舉行會議的具體場所。會場布置要根據會議的實際需要和其他各種相關因素考慮。重點要注意會場大小、座位多少、音響效果、話筒設施等。布置企業會議會場的基本原則是樸素大方、簡潔莊重，能夠體現會議的氣氛和主題。

（六）排列企業會議座次

企業會議座次包括主席座次和其他座次。主席臺座次以與會人員的職務或社會地位、名望高低排列，最高者排在主席臺第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間作為起點，面向會場，依左為上、右為下的原則交叉排列。座次安排須報領導者審定。其他與會者的座次排列，有按漢字筆畫順序、按地理位置、按行業系統等排列方式。

（七）進行與會人員編組

較大規模的企業會議，還需要對與會者進行編組，目的是方便分組討論和會間活動。編組的方法有按地區編組、按專業編組、按職務職稱層次編組等。

（八）制發會議名冊證件

與會人員名冊是與會者之間進行聯系的必要工具，應盡快盡早進行編印。名冊應包括姓名、性別、年齡、工作單位、職務、電話號碼、通訊地址、房間號等項目。大型會議還常需要印制有關證件，如出席證、代表證、嘉賓證、簽到證、記者證等，以便于識別身份、統計人數和保障安全。

（九）編制會議代表手冊

會議代表手冊（或會議須知）是大、中型企業會議用以指導與會者活動的印刷品。其項目包括大會各級工作機構、一般情況介紹、分組情況、大會日程表、各項活動時刻表、會場及會場平面圖等。

（十）進行會議前檢查

企業會議正式召開以前，要對會議的各項準備工作進行全面、認真、細致的檢查，重要會議還需要進行反復檢查。檢查的重點包括會議文件、會場布置、安全保衛等。

案例學習2-5

韓國三星的“沙漏會議”

有很多人抱怨：我希望可以不用那么多時間浪費在會議上。其實，在許多公司，人們都面臨著這一問題：會議冗長乏味，討論的事情沒有進展，然后睡神的魔力控制了他們。

為什么會這樣，其實答案很簡單，就是：會議在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質量也很低—— 簡而言之，會議效率不高。

會議效率不高是當前許多企業會議的現狀，與此情況相反的是韓國三星集團的“沙漏會議”。這是三星集團為了提高會議效率，減少會議成本，應運而生的。沙漏是中國古代的一種計時器，它是根據沙流從一個容器漏到另一個容器的數量來計算時間的。韓國三星集團所采用的沙漏用時30分鐘，因此，他們的會議從開始到結束也不多不少整整30分鐘，在沙漏完的那一刻，必須得出結論并無條件地宣布散會。

許多人認為，會議沒有多少成本。其實這種觀點及其錯誤。會議總是時間和人力的耗費，因此，必須計算成本。一般而言，人們通常用與會人員花費在會議期間的時間價值與會議后勤工作等實際經費開支之和來計算會議成本。

會議作為一種必要的工作方式，對于解決問題，醞釀良策，分享信息和做出重大決策，具有不可替代的積極作用。但如果會開得過多，過濫，結果就會有悖于會議的初衷。有人說一個企業的經理用超過25%的時間開會，是一種“病態組織”的表現。回憶一下你參加過的會議，看看有多少時間是可以壓縮下來的。

（資料來源：智鑒——行政辦公經典案例，2006）

二、會間服務管理

企業會議召開期間，辦公室人員需要參與做好各項組織服務工作，以保證會議的順利進行。其內容包括以下幾個方面。

1．會議簽到。為便于會議組織者及時了解與會人員的出席情況，會議開始時要認真做好會議簽到工作。

2．會場服務。它是指會議工作人員在會場提供的茶水、紙筆、聲訊等服務。

3．會議記錄。它是指會議組織者對會議情況進行的最原始、最全面、最真實的記錄。它包括文字記錄、錄音記錄、錄像記錄、文稿存留等。

4．編寫會議簡報。它是指具體反映會議情況、進程、動態的書面材料，以便向與會者或非與會者通報會議情況。

5．進行會間調度。它是指會議組織者在會議進行期間對會議程序、會議內容、會場服務等情況進行臨時的變通、調整和安排。

6．組織會議選舉。它是指會議進行期間舉行的選舉。其一般程序包括以下幾個方面。

（1）宣布參加選舉的人數和選舉內容。

（2）通過會議選舉辦法。

（3）通過監票人、總監票人名單。

（4）核實出席會議并選舉參加選舉的人數。

（5）檢查票箱。

（6）分發選票。

（7）填寫選票。

（8）宣布投票順序和進行投票。

（9）宣布開箱清點選票，報告收回選票數。

（10）宣布選舉是否有效。

（11）進行計票。

（12）宣布選舉結果。

7．安排會議期間生活。它是指安排好與會者在會議召開期間的食宿、交通、活動參觀訪問和業余文化生活。

三、會后事項管理

會議結束，并不意味著會務工作任務的完成，還有許多事項需要落實。例如，安排與會人員的返程、會議記錄整理、會議議定事項的催辦、與會人員的離會事宜、會議文件的歸檔、會議新聞報道，以及會議財務決算、會務工作總結等。

作為行政工作會議，開會只是一種手段，真正的目的在落實。通過會后跟蹤服務，不僅可以督促工作的抓緊落實，還可以及時收集、了解各種動態信息，有利于行政工作近一步開展。因此，會后跟蹤服務是行政會議之后的重要工作。會后的跟蹤服務主要有以下幾個方面。

1．及時跟蹤會議精神的貫徹傳達情況。

2．督察會議布置任務的完成情況。

3．搜集員工在落實工作中的意見、建議和呼聲。

在跟蹤服務的方式上，可以通過電話了解，問卷調查，也可以深入座談，個人訪談。不論什么形式，應務求實效，達到預期目的。

總之，會議是人們有組織地會晤、議事的重要社會活動。而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規則、有領導、有秩序的。辦公室行政會議就是通過交流信息、集思廣益、研究問題、做出決定來推動事業的不斷發展。但是辦公室人員工作的著重點不能放在會議上，而應該放在深入實際調查研究上面。會議不可不開，但也不可多開。要開會就要認真準備，精心組織，把會議開好，講究會議的質量和效益。

案例學習2-6

優秀的會務組織者

孫華是華夏貿易公司的辦公室主任，會務工作是辦公室的重頭戲，也是最讓孫華操心的事情。她負責會務工作是企業員工領導有口皆碑的，但這絕不僅僅因為她是個女同志。她常說，組織和召開會議是企業大事，辦會要對企業經營負責，還要把會務工作做細。

企業每年組織的各種會議多達七八十次，其中既有董事會議、股東代表會議、職工代表會、領導辦公會，還包括各類座談會、聯誼會、常規視察等。要確保這些重要會議和大型活動的質量，孫華在工作中提出了20個字：“精心策劃，做好預案，協調各方，落實責任，細致周到”。這20個字不僅是辦公室組織大型會議的主要特點和環節，也集中體現了孫華在會議工作過程中心細如絲的工作作風。

孫華對會議工作要求十分嚴格，除了在組織大型會議上必須全力以赴，不出差錯外，對待日常例會也要一絲不茍。每次會議之前，孫華都會精心策劃出會議方案，到會議現場踩點，落實每個服務崗位的要求。為保證會議的出席率，孫華要求辦公室在發出通知后，再給每位參會者一一打電話，詢問他們是否收到通知，能否出席，以確保而又沒有特殊情況的人員能夠準時到會。會議期間孫華更是事必躬親，全程參與會議過程，隨時處理會議中遇到的問題，保證會議的質量。會議結束后，孫華還要花很多精力整理會議紀要、撰寫會議總結、通報會議精神。正是由于全心的努力和付出，才使孫華負責組織的每個公司會議都能取得圓滿、高效，得到企業的肯定。

（資料來源：現代秘書知識應用與實訓，2003）