第三節 企業差旅管理

一、企業差旅管理的內容

出差是企業員工因工作關系進行的外出活動。企業員工出差，會形成很多行政事務。企業行政部門需要對整個企業的員工差旅活動進行管理，包括：交通住宿安排、差旅費用管理等。

（一）交通住宿安排

1．交通安排

行政人員應根據出差的距離、時間、經濟性、出差人的職位等安排指定相應的交通方式。出差的交通方式有公司車輛、的士、火車、客車、飛機、輪船等。

（1）路途較近的，經過申請，可由行政辦公室安排公司用車；路程不遠但需及時前往的，可批準乘坐的士前往，經費報銷。

（2）路程較遠的，可以選擇乘火車、客車、輪船等交通工具，企業行政部門應協助辦理訂票事項，經費由公司預支或個人先行墊付，要注意保留好票據，留作報銷憑證；時間較緊時，需要搭乘飛機的，應由主管人員批準。

2．住宿安排

企業行政人員可以根據公司情況制定各級人員出差的報銷標準，并按照標準幫助出差員工選擇酒店。企業出差員工的住宿安排，主要是選擇適合的酒店。一般酒店等級的劃分標準如下。

（1）一星級酒店：屬于經濟型酒店，一般客房設備完善，有電視、地毯等。客房內要有早餐供應服務。

（2）二星級酒店：屬于一定程度的舒適型酒店，是在一星級酒店要求之上，要有電梯、客房、電話分機、接待服務。

（3）三星級酒店：屬于平均水平的舒適型酒店，是在二星級酒店要求之上，要有接待廳和閱覽室、隔間裝置、客房寬大，家具質量高、配備外線電話。

（4）四星級酒店：屬于高水平的舒適型酒店，是在三星級酒店要求之上，要有寬大的公共場所、套間公寓式客房、兌換貨幣、提供電腦上網等服務。

（5）五星級酒店：屬于豪華型的酒店，是在四星級酒店要求之上，要有高級寬敞的公共場所、露天或室內游泳池、有直通國際電話、提供電腦上網、24小時世界各地快郵服務。

目前，一般三星級酒店的標準間房價在200元以上，四、五星級的房價在500元以上。需要注意，住宿標準和價格根據地區、時間不同也有差異，大多數酒店的價格都有浮動性，團體、貴賓或者淡季，都可以獲得較大的折扣。大型商業活動期間（如廣交會），酒店住宿緊張，要注意電話預訂、網上預訂或者通過企業當地辦事處安排好住宿。

（二）差旅費用管理

差旅費用管理是指對企業員工在差旅中形成的費用支出，由企業來進行支付，并統一管理。由于差旅費用發生在外，管理比較困難，容易產生漏洞。企業一般會設計較為嚴格的管理程序對差旅費用進行控制。通常情況下，差旅費用是由員工先行墊支，出差結束再憑費用單據回單位報銷。在出差時間長，需要經費多時，也可由公司預先借出一定經費給員工，使用后再由員工在報銷數目中抵還。一般企業的差旅費用報銷單見表2-1。

企業差旅費用是除企業人力資源成本之外的第二大可控成本，能否有效的控制這部分成本將直接影響企業的贏利能力，反映企業的行政管理水平。企業在差旅費用管理中要注意以下兩個方面。

1．嚴格執行企業差旅費用管理制度。企業差旅費用管理制度是企業財務制度的重要組成部分，需要加強監管、嚴格執行，特別對外出產生的票據，應認真審核，以免出現多報、錯報、虛報，產生財務問題。

2．盡可能提高差旅費用管理的效率。由于企業在處理差旅費用報銷時，需要做票據的核查、輸入、審計等繁瑣工作，因此企業應盡可能利用計算機提高差旅費用管理效率，實現差旅費用網絡管理。

知識鏈接2-2

企業財務部門對差旅費用報銷的要求

1．申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經費的人員、時間、用途、金額等情況并簽字。

2．該報告或該表經過組織確定的授權人審核統一，并簽字批準。

3．申請人可以憑審核批準的申請預支一定的經費。

4．在差旅過程中，無論使用支票、信用卡還是現金，都要向對方索取發票，內容填寫的單位、時間、項目、費用等要和實際情況相符，同時符合單位報銷的票據要求。

5．差旅結束之后將發票附在“出差報銷單”之后，自己簽名并由授權領導簽字，提交出納部門，由出納將先期預支的現金與報銷單據進行結算。對申請人墊付的部分可以返還現金。

6．在出差活動中，出現情況的變動，超出計劃的經費，應先向領導報告才可以支付。

二、企業差旅管理的新趨勢

隨著現代通訊、計算機、網絡等技術的成熟，企業的差旅管理出現外包化、信息化、集中化的新趨勢。優秀的差旅管理不但可以提高企業的行政管理水平和管理效率，削減超過20%的成本費用，還能使出差人員享受更加便捷、周到、準時、安全的差旅服務。

（一）外包化的差旅管理

外包化的差旅管理是指企業將自己的差旅費用和管理全部交給專業的管理公司，由專業公司整合資源，提供包括預訂酒店、機票、會務、租車等全方位的服務，并執行有效的差旅政策，利用先進的數據分析系統，規范公司差旅行為，降低公司差旅成本的一種綜合性管理。

外包化的差旅管理作用在于3個方面：一是可以降低企業差旅費用，節約成本；二是能夠給企業提供便捷、多樣的差旅服務；三是可以使企業從繁瑣的差旅管理中解放出來，能夠有更多時間專注于其核心業務。

實施外包化的差旅管理主要包括3個流程。

1．填寫申請表。員工出差之前要填寫好出差申請表，其內容包括所屬的部門、行政級別、出差時能享受的待遇、個人愛好、出差的時間地點等。

2．確定差旅方案。出差的員工要將申請表通過電子郵件傳到差旅管理公司的服務終端，由客戶經理確認無誤后，將這些信息輸入差旅管理系統，之后一套為出差人員量身定做的個性化服務方案就會生成。

3．形成定期反饋差旅報告。差旅管理公司會有專門的客戶服務經理時刻關注企業的商務旅行中的時間、地點和各類需要，對企業每月的差旅報表進行數據分析，查找出其中存在的漏洞，形成差旅報告，向企業提出建議。

（二）信息化的差旅管理

信息化的差旅管理是指利用互聯網的信息處理，完成在線信息查詢、全球數據跟蹤、電子差旅費用報告生成、企業財務系統整合以及差旅計劃方案的調研和網上互動等，來讓企業在任何時間、任何地點，實時掌握所有信息，并能隨時做出差旅計劃的反饋、評估和調整的一種綜合管理。

信息化的差旅管理，是現代信息技術同差旅管理結合的產物。要實現信息化的差旅管理，企業應做到以下3點。

1．收集完整的差旅信息。由于以前收集整理差旅信息的工作繁瑣，差旅信息處理的成本高，所以大部分企業放棄對差旅信息的收集，造成很多企業的差旅管理存在盲點。企業要實現信息化的差旅管理，必須保證收集的差旅信息真實、完整。完整的差旅信息應包括公司每年商旅計劃中用于交通、住宿上的花費，出差者的頻率，差旅范圍等。

2．擁有計算機硬件支持。企業要擁有信息技術的硬件基礎，如現代的通訊網絡、臺式計算機和筆記本電腦等。

3．引進計算機軟件系統。企業要引進先進的信息軟件系統，如差旅管理軟件系統、遠程支付軟件系統、財務分析軟件、在線預訂系統等，來實現差旅管理信息化。

（三）集中化的差旅管理

集中化差旅管理是指將過去員工分散的出差個人行為，轉變成為公司統籌安排的一種管理。這種差旅管理適合一些規模大型，差旅管理較多的企業。由于一些企業的分支機構以及運營子公司遍布全國，因而差旅管理工作的主要難點在于金額龐大、地域性強、市場環境多樣、服務提供商供求不平衡等，這就使集中化的專業管理成為最有效的手段，使得內部成本控制能夠達到預期的效果。

案例學習2-4

攜程網為寶鋼提供差旅外包服務

寶鋼作為一家超大型的國有企業，隨著海內外業務的不斷發展，差旅費用日益龐大。為了更加全面的管理和實時監控，寶鋼集團對差旅管理提出了新的目標計劃，即實現統一化和數字化的差旅管理目標。經過慎重篩選寶鋼選擇了攜程網作為自己差旅管理改革的合作伙伴。

寶鋼和攜程成立了專門的項目小組，依靠攜程網專業的差旅顧問，對寶鋼的差旅管理現狀進行了深入的分析，結合寶鋼差旅管理的整合目標，提出了差旅整合優化的管理方案：統一預訂平臺，整合資源，加強信息化的管理監控。

經過一個多月積極周密的準備，寶鋼的差旅管理改革全面實施。攜程網完成了寶鋼的預訂流程整合，建立了統一的預訂平臺。攜程網還派出人員對寶鋼集團進行了內部培訓溝通，確保員工熟悉新的差旅管理流程，提高工作效率。

通過攜程網的差旅服務，寶鋼的差旅管理在短短幾個月后取得了顯著的收益。

第一，由于有了統一的信息平臺，差旅信息收集及時準確，公司隨時可以得到差旅費用分析報告，方便了準確的企業決策。

第二，差旅價格顯著下降，通過攜程網的價格談判，實現對航空公司的協議集中采購，機票折扣率達到了令人滿意的水平。

第三，攜程網遍布全國的服務資源，訓練有素的7000多名員工為寶鋼集團提供了強大的支持，使寶鋼幾萬名員工享受到省心、放心、貼心的差旅服務。

（資料來源：攜程網，2009年8月）