不會匯報工作？5W2H法幫下屬理思路

作為上司，你應該經常碰到這種情況：下屬來匯報工作，可說了10分鐘，也沒把你想知道的問題講明白，聽得你十分抓狂。“真不知道你到底想說什么”或者“你說了這么長時間，你自己聽得懂嗎”等責備的話可能就會脫口而出。

下屬聽后，耷拉著腦袋，一臉挫敗，保不齊還在心里吐槽：“匯報個工作也會挨罵，以后還是能躲就躲吧。”可見，雖然下屬的匯報毫無要領，可是你的責備對其更是有害無益。

面對下屬毫無中心的匯報，上司應該怎樣回應才能顯示出高情商，既不會打擊到下屬，還能搞清楚下屬的匯報內容呢？在這里，我們總結了三種情況以及應對方法。

一、完全不明白下屬在說什么

下屬已經滔滔不絕地說了很久，可是東一句，西一句，讓聽的人完全摸不著頭腦，根本不知道他想表達什么意思。

這種情況確實讓人非常惱火，但也請上司千萬要控制好情緒，不要過分責備下屬，可以用“你說得很全面，現在我來整理一下，你剛剛這番話的主要意思是……對嗎？”這種詢問的方式幫助下屬整理思路。

二、上司過于追求完美，其實只是有一部分沒聽懂而已

面對同一件事，每個人都有不同的想法，所以當下屬向你匯報工作的時候，有一部分沒聽懂是很正常的事情，你只需要解決沒聽懂的那部分即可。但有些上司對下屬的要求十分嚴格，即便只是一部分沒聽懂，也總是做出整體都沒有聽懂的樣子，然后對下屬大加訓斥，這就是上司的問題了。這種言行很容易激起下屬的逆反心理，認為上司“雞蛋里挑骨頭”，對上下級的關系造成惡劣的影響。

所以，要改變這樣的狀態，上司首先應該認真傾聽下屬說話，然后再對沒聽懂的部分進行詢問。可以用“原來如此，但剛剛你講的……我沒太聽明白，能更詳細地說一下嗎？”這種句式提出問題，讓下屬清晰地知道你的困惑是什么。

三、鋪墊太長，結論不明了

出現這種情況，上司可以對下屬說：“我們從結論出發，用逆向思維方式，倒推講起，好嗎？”

下屬過來匯報工作，可分為兩種情況：一種是早已對自己的想法進行過總結；另一種是還沒有總結過自己的想法。

對于第一種下屬來說，他們準備充分，本不該匯報得毫無條理，但可能因為上司的威嚴而變得緊張，說話結結巴巴，導致上司不知道他在說什么。這種情況的發生很可能跟上司平時在下屬面前過于嚴肅有關。

事實上，上下級之間屬于同事關系的一種，上司真的沒有必要讓下屬產生懼怕的感覺。相反，上司應該營造一種輕松交流的氛圍，這樣才能在與下屬交談時，不至于讓下屬因為害怕自己而不敢說話或說得毫無章法。

對于第二種沒有歸納過自己想法的下屬而言，他們可能是由于時間緊迫，或者根本沒有歸納總結的習慣，所以才會在匯報工作的時候想到什么說什么，毫無條理性。此時，上司可以靈活地運用5W2H法適時地引導下屬進行發言。

所謂5W2H法，又稱為“七問分析法”。這種分析方法簡單方便，易于理解和使用，被廣泛用于各企業的管理以及技術活動中，能有效彌補考慮問題的疏漏。

具體來說，5W2H是由5個首字母是W的英文單詞和兩個首字母是H的英文單詞組成，其含義如下：

 

What——什么？條件是什么？目的是什么？重點是什么？具體做什么工作？

Who——誰？由誰來辦最方便？誰來完成？誰來負責？

When——何時？什么時間開始？什么時間完成？

Where——何處？在哪里做？從哪里入手？

Why——為什么？為什么要這么做？理由何在？原因是什么？

How——怎樣？怎樣做省力？怎樣做效率最高？如何避免失敗？

How much——多少？成本多少？銷售多少？尺寸多少？費用、產出如何？

 

如果上司能用5W2H法幫下屬理順思路，并教會對方熟練運用這種分析方法，以后的匯報工作就不用再擔心下屬說得一團亂，自己聽得惱火抓狂了。