1.2　管理職能與管理環境

【案例】

海爾公司砸冰箱的事例幾乎被全社會津津樂道，人們把這個舉動形容為質量意識大升華的關鍵之舉，海爾產品形成名牌的保障措施。相關部門制作成視頻長期宣傳，以至于提起海爾的產品，自然而然地想起這個情節，于是，消費者把購買海爾作為絕對放心的選擇。

（本案例由作者根據相關資料改寫）

【案例分析】

不可否認海爾的產品質量過硬已經名揚四海，也不可否認“砸冰箱之舉”是當時讓全廠職工痛心疾首、內心震撼、提高質量意識的創新教育的高招。但是，絕不能說海爾的產品質量是砸冰箱砸出來的，因為那些倒閉的冰箱廠也不是拿不出次品組織員工來一次“砸冰箱活動”的。

俗話說：“真理往前多走一步即是謬誤。”在海爾砸冰箱的時代，殘次品減價處理流行，消費者依然愿意購買。海爾能夠與眾不同地做出特殊選擇，說明其管理者高瞻遠矚，意識到企業未來生存之道的關鍵，從內心深處明確了企業必須與環境要求相適應。

質量是企業的生命是任何企業領導者心知肚明的，并不能由此決定任何企業都會產生過硬的產品質量。海爾“砸冰箱”改變了職工對質量標準的看法，產生“今天自己砸冰箱，避免明天被別人砸飯碗”的醒悟。砸冰箱是提高產品質量意識的關鍵細節，但不是能變成產品質量提高的靈丹妙藥。海爾從砸冰箱開始喚醒質量意識，為逐步建立的質量保證體系奠定了基礎。最終使海爾企業的管理機構真正發揮出有效的管理職能，真正積極主動地適應了管理環境，在市場上站穩腳跟。否則，“砸冰箱”也就是華而不實地講故事而已。

1.2.1　管理職能

1.管理職能的含義

職能是指人、事物、機構所應有的作用，是一組知識與技能、行為與態度的組合。

從人的職能角度講，是指一定職位的人完成其職務的能力；從事物的職能角度講，一般是指事物的功能；從機構的職能角度講，一般是指機構所承擔的職權、作用等內容。

所謂管理職能，指管理承擔的功能，是管理過程中各項行為內容的概括，是人們對管理工作應有的一般過程和基本內容所做的理論確定。管理職能在企業中，猶如“管”一樣有效治眾，如“理”一樣捋順各種關系，資源組成最佳結構，產生最好的效果。

2.管理職能內容

對管理職能最為大眾廣泛接受的是將管理分為4項基本職能。

（1）計劃職能（planning）。計劃就是確定組織未來發展目標及實現目標的方式。計劃職能是指管理者制訂計劃、執行計劃和檢查計劃執行情況的全過程；狹義的計劃職能是指管理者事先對未來應采取的行動所做的謀劃和安排。

（2）組織職能（organising）。這里的組織是動詞，組織職能是指按計劃對企業的活動及其生產要素進行的分派和組合。組織職能對于發揮集體力量、合理配置資源、提高勞動生產率具有重要的作用。

（3）領導職能（leading）。領導是指運用影響力激勵員工，以便促進組織目標的實現。同時，領導也意味著創造共同的文化和價值觀念，在整個組織范圍內與員工溝通組織目標和鼓舞員工樹立起謀求卓越表現的愿望。此外，領導也包括對所有部門職能機構中與管理者一道工作的員工進行激勵。

（4）控制職能（controlling）。對員工的活動進行監督，判定組織是否正朝著既定的目標健康地向前發展，并在必要的時候及時采取矯正措施。

法國管理學者法約爾最初提出把管理的基本職能分為5項：計劃、組織、指揮、協調和控制。其中的協調就是指企業的一切工作都要和諧地配合，以便企業經營的順利進行，并且有利于企業取得成功。協調是運用恰當的方式、方法，及時排除各種障礙，理順各方面的關系，促進組織機構正常運轉和工作平衡發展的一種管理職能。在現代管理過程中，由于管理體制不順，權責劃分不清，政出多門，互相扯皮，導致對問題的認識和看法的不一致，甚至原來的工作計劃無法繼續實施。

現代管理中又有學者認為人員配備、激勵、創新等也是管理的重要職能，專門把創新作為重點內容加以研究。創新職能就是在計劃、組織、領導、控制、協調等管理職能方面采用新的更有效的方法和手段，獨辟蹊徑獲取與眾不同的成果。

3.管理職能的有效性

有效性是指完成預先設計的活動和達到結果的程度。管理職能的有效性是指管理機構、管理人員、管理手段方法能長期、穩定滿足組織活動實現預期目標的程度，不是指機構形式或者某一個活動質量。

相對于一個組織管理職能實現的有效性來說，采取冠冕堂皇的獨特的激勵舉動，設置完備的人員機構和制定嚴密的規章制度，都顯得微不足道。因為任何組織做到這些并不難，而像海爾這樣的成功企業之所以能屹立在世界家電之林，恰恰不是因為敢于砸冰箱這種舉動，這種舉動任何冰箱廠都能做得到。海爾是在這種“驚堂木”作用之后，在企業內部建立起了行之有效、主動創造、自愿服從、協作緊密的質量管理體系和一系列手段措施，保證了管理職能的有效性。

很多企業管理主體和管理對象之間都在相互抱怨，各自都能說出所謂的道理。管理機構可謂龐大、管理官員可謂眾多，管理資金可謂雄厚，唯一的是效益低下。往往就是在認識到了道理之后，不能化作有效的行動?！氨г共蝗缢伎?、思考不如行動”，在管理職能的有效性上，一個組織的每個人，都有不同的責任和義務。一個人不能替代別人完成一個組織的職能，但是，一個人卻完全可能因為失職破壞一個組織職能的實現。

1.2.2　組織管理的環境

1.組織管理環境的含義

環境是相對于某一事物來說的，是指圍繞著某一事物（通常稱其為主體）并對該事物會產生某些影響的所有外界事物（通常稱其為客體），即環境是指相對并相關于某項中心事物的周圍事物或客觀條件。任何組織都是在一定環境中從事活動的，任何管理也都要在一定的環境中進行，這個環境就是管理環境。

管理環境可定義為，組織管理活動必須面對的、并對組織績效起著現實影響和潛在影響的外部機構和力量。管理環境的特點是復雜的、不確定和變化的。正因為管理環境的特點制約和影響管理活動的內容和進行，決定了研究組織的管理不能放棄研究環境的道理所在。管理環境的變化要求組織管理的內容、手段、方式、方法等隨之調整，以利用機會，趨利避害，更好地實施管理。

2.管理環境特征

（1）復雜性。管理環境分為外部環境和內部環境，外部環境一般有政治環境、社會文化環境、經濟環境、技術環境和自然環境。內部環境有人力資源環境、物力資源環境、財力資源環境及內部文化環境。

環境因素不僅本身復雜，對組織的作用也是復雜的，有的作用是直接的，有的作用是間接的；有的作用是暫時的，有的作用是長期的；有的作用是微不足道的，有的作用是至關重要的。

在日常的管理實踐中，必須全面地、綜合地分析各種因素的影響，及時做出反應，使組織處于主動地位。

（2）變動性。環境是動態的，任何組織本身也是動態的。作為組織適時地調整自己，發展自己，是組織存續的基本規律。有些環境變化是緩慢漸進的，有些變化是突發驟然的。組織應能夠準確地預測和把握環境變化趨勢，制訂相應的戰略規劃，以適應環境變化的需要。

（3）聯動性?？陀^事物都是普遍聯系的，各個因素之間存在著相互依存、相互制約的關系。某一因素的變化，也會引起連鎖反應。如內部環境中員工對工薪的不滿，會聯動到工作狀態的不佳；工作狀態的不佳聯動到產品質量下降的風險大幅度上升；一旦產品出現質量問題，就會聯動到外部環境，引起用戶的不滿。用戶的不滿會有多種后果；退貨索賠或者轉向其他廠家訂貨，導致組織的市場萎縮。

3.管理外部環境

外部環境是組織之外客觀存在的各種影響因素的總和。它是不以組織的意志為轉移的，是組織管理必須面對的重要影響因素。對于一個組織來說，外部環境包括以下幾個方面：

（1）政治環境。它包括一個國家的政治制度、社會制度，執政黨的性質，政府的方針、政策、法規法令等。

（2）文化環境。它包括一個國家或地區的居民文化水平、宗教信仰、風俗習慣、道德觀念、價值觀念等。

（3）經濟環境。經濟環境是影響組織，特別是企業的重要環境因素，它包括宏觀和微觀兩個方面。宏觀經濟環境主要指一個國家的人口數量及其增長趨勢，國民收入、國民生產總值等。通過這些指標能夠反映國民經濟發展水平和發展速度。微觀經濟環境主要指消費者的收入水平、消費偏好、儲蓄情況、就業程度等因素。

（4）科技環境。科技環境反映了組織物質條件的科技水平?？萍辑h境除了包括直接相關的技術手段外，還包括國家對科技開發的投資和支持重點；技術發展動態和研究開發費用；技術轉移和技術商品化速度；專利及其保護情況等。

（5）自然環境。自然環境包括地理位置、氣候條件及資源狀況。地理位置是制約組織活動的一個重要因素。

4.管理內部環境

內部環境是指組織內部各種影響因素的總和。它是隨組織產生而產生的，對組織的管理活動產生影響，在一定條件下，內部環境是可以控制和調節的。內部環境決定了管理活動可選擇的方式、方法，而且在很大程度上影響到組織管理的成功與失敗。管理的內部環境包括：

（1）人際環境。人際環境是最關鍵和最重要的因素，任何企業都是由不同類型的人員組成的，形成不同的、互相制約影響的人際關系。

（2）物質環境。物質環境是指組織活動過程中需要運用的物質條件擁有的數量和利用程度，是決定企業發展的物質基礎。

（3）財力環境。財力環境是一種能夠獲取和改善組織其他資源的資源，是反映組織活動條件的一項綜合因素，指的是組織的資金擁有情況、構成情況、籌措渠道、利用情況。

（4）文化環境。文化環境是指組織的文化體系。包括組織的精神信仰、生存理念、規章制度、道德要求、行為規范等。

1.2.3　環境的管理

1.管理環境與環境管理

（1）環境管理的含義。所謂的環境管理，是指組織利用自己的管理職能對相關的客觀環境發揮自己的反作用，力求實現組織與環境的融洽，更有利于組織生存發展的過程。

環境管理是指謀求組織管理與外部環境實現動態平衡，對內部環境實現合理的優化。

首先，管理活動離不開內外環境因素，客觀的管理環境對任何組織都起到制約的作用。同時，管理職能對管理環境也有一定的反作用，組織為了自己更好地生存與發展，不是完全被動地服從環境，而是應該能夠進行環境的管理。

環境管理首先是認識環境，使組織最大限度地適應環境；其次是發現環境中不利于組織的環境因素，力求找出改善的手段和方法；最后，發揮組織管理者的主觀能動性和組織機構對社會的可貢獻性，實施可行的環境管理活動。

（2）管理的環境與環境的管理的對立統一。環境的客觀性決定了任何組織與環境都存在著對立性（矛盾性），客觀環境對任何組織也具有一定的強制性（違背環境會受損）。組織對環境的管理是為了減少受損的幾率，化解矛盾，發揮組織的社會責任，實現組織與環境的融洽（統一性）。

管理環境的各種因素經常處于不斷的變化之中。在工業化初期，企業的外部環境變化不大，市場競爭并不激烈，管理者的主要工作是計劃、組織和領導工人把產品生產出來。在行為科學出現之前，企業往往對管理的活動側重于對技術因素及物的因素的管理，管理工作中強調實行嚴密的計劃、指揮和控制。在采取科學管理之后，企業在獲得顯著效益的同時，勞動者收入提高，內部環境出現了前所未有的不滿。于是，霍桑實驗之后，一些學者在劃分管理職能時，對有關人的因素的管理開始重視起來，人事、信息溝通、激勵職能開始提出。這些職能的提出，體現了對管理職能的劃分開始側重于對人的行為激勵，人事管理被提到比較重要的地位上來。

20世紀五六十年代以來，由于現代科學技術的發展和諸多新興學科的出現，管理學家又在管理職能中加進了創新和決策職能。決策理論學派的代表人物西蒙提出了決策職能，決策職能從計劃職能中分化出來。20世紀70年代后世界環境的劇變，綠色理念產生，創新職能的提出，也恰恰反映了這一時代的歷史背景?？梢灶A見，隨著科學技術的不斷發展和社會生產力水平的提高，管理職能的內容和重點也會有新的變化。

無論環境如何變化，由于環境是由各種自然條件、各種機構和人群力量所組成，組織對自然條件也不是不能發揮作用，認識自然順從其規律是一方面，另一方面組織發揮人的主觀能動性和自身資源，也可以改善、優化自然環境。對社會的各種機構和人群，組織的管理職能也會發揮作用，類似的組織會在相同的環境中，因為管理職能有效性的不同，其命運截然不同。如海爾公司與其他品牌，生產條件、技術可能一樣，在市場上的命運不同，與海爾公司的管理職能對環境所發揮的作用直接相關。

【要點分析】

管理環境與環境管理不是文字的顛倒，其內涵意義截然不同，不能混淆。管理環境是組織行使管理職能時面對的客觀因素，而環境管理則是組織對環境進行可行的管理，即運用自身資源影響、優化、改善組織所處的環境。

2.組織環境狀態的分類

組織環境狀態的分類，其目的是保證組織實現能動地適應環境。能動地適應環境，是指對外界或內部的刺激或影響做出積極、有選擇的反應或回答。其特點是通過思維與實踐的結合，自覺地、有目的地、有計劃地反作用于客觀世界。

著名的管理學家湯姆森（J.D.Thompson）提出用環境的變化程度和環境的復雜程度來衡量和定位組織所處的環境，從而確定環境管理策略。

根據環境變化程度，組織所處的環境可分為動態環境和穩定環境。根據環境的復雜程度，以及組織所處的環境，可分為簡單環境和復雜環境，如圖1.1所示。

3.組織環境狀態的分析

根據環境狀態與變化交叉，確定不同狀態的特征，如表1.1所示。

按照管理學家湯姆森環境分類的觀點，對不同的狀態組織采取的管理職能有所區別。

狀態1：相對穩定和簡單的環境。在這種環境條件下，組織可以通過正常的規章制度、計劃和標準化生產進行管理。

狀態2：動態而相對簡單的環境。面對這種環境條件，組織一般通過內部管理來適應環境，其中，組織制度規章、紀律等常規管理方法仍占主導地位。

狀態3：相對穩定但極為復雜的環境。通常處于這種環境的組織，為了適應復雜的環境都采取分權的形式。強調根據不同的資源條件來組織各自的管理活動，要求組織不能整齊劃一地對待環境。

環境4：動蕩而復雜的環境。面對如此環境，組織必須強調內部各部門及時有效地相互聯系，并采取權力分散下放和各自獨立的管理方式。

上述4種環境狀態只是典型的形式，區分也是相對的。一個組織在很長一段時間內可能會面對某一種環境狀態，也可能在不同的時間面對不同的狀態，還可能在同一時間內部不同部門面對不同的環境狀態。例如，有的部門管理環境僅限于內部環境因素，其管理工作很可能就會按部就班；有些部門必須緊密與社會大環境相銜接，管理工作必須及時應變。

4.組織環境的管理步驟

一般情況下，環境管理步驟如下：

（1）了解環境。隨時關注環境的變化，多渠道認識、了解，預測變化趨勢。

（2）分析環境。確定環境因素對組織的影響，包括影響的因素有哪些；影響的程度大小；關鍵的因素有哪些。

（3）做出反應。不同的環境因素采取不同的管理方法，實現對環境的管理。

雖然對外部環境無能力改變，但組織可以積極主動適應。如某些外部環境中機構的具體管理者，作為組織也不是完全無能為力的，可以通過方法予以改變，采取減少對組織壓力的方法。對外部環境中的文化環境、人群的認識理念，組織都可以通過自身的資源對社會的可貢獻性、可影響性，逐步施加影響，向有利于自身的方向轉變。

對內部環境，組織可以通過預測分析，采取有效的方法加以改變，緩解矛盾。通過授權的方式，借助非正式團體的力量，化不利因素為有利因素。也可以通過預先優化內部環境的方法，樹立員工與企業共命運的意識，培養企業精神，提煉企業文化，這樣，企業內部環境因素就會有助于管理職能更有效地發揮。