1.3 出納資料歸檔
出納既然屬于會計人員，其歸檔資料也就屬于會計檔案資料，一般的會計檔案資料包括會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計核算專業材料，這些資料都是記錄和反映企業單位經濟業務的重要史料和證據。對于出納人員而言，這些資料的管理和保存都應該有所了解。
1.3.1 出納歸檔資料的范圍
出納是企業單位第一手財務信息的提煉者，一定要保證這些財務信息的真實、有效，以便上級部門編制財務報表時可以真實地反映企業單位的財務和經營狀況。財務部門在給出納檔案歸檔時也應該本著“真實、有效”的原則，嚴格歸納各項財務資料。
一般財務部門歸檔的出納歸檔資料包括以下5類，如圖1-4所示。
圖1-4 出納歸檔資料的分類
1.3.2 出納歸檔資料的整理與保管
了解了出納歸檔資料的范圍，就可以對出納歸檔資料進行整理和保管了。一般的出納檔案的整理程序包括分類、裝訂、成冊三個步驟。出納歸檔資料的整理和保管必須嚴格按照相關規定來執行，下面我們來介紹出納資料管理的具體辦法。
1．整理和保管出納憑證
一般來說，出納記賬所依據的原始憑證及記賬憑證，在出納記賬后要傳遞給記賬會計，在年終歸檔前由記賬會計進行整理和保存。出納人員的任務，主要是做好原始憑證的整理及業務處理階段的全部會計憑證的保管工作，并保證這些資料的真實性和有效性。
2．整理和保管出納賬簿
當企業單位更換新賬后，出納應將舊賬歸入會計檔案。在移交歸檔前應對舊賬進行整理，如編號、扉頁內容、目錄等項目的填寫應當根據有關要求填寫齊全；使用活頁式或卡片式輔助賬的應在歸檔時加以裝訂，編齊頁碼，并像訂賬本一樣加上扉頁，注明單位名稱、共計頁數和記賬人員簽章等，并加蓋公章保存。
3．其他出納資料
除賬簿憑證以外的其他出納資料，如各種報表及文件，各項經費開支計劃表、決算表、出納報告、銀行對賬單、資金分析報告、作為收付款依據的各種經濟合同文件等，其他財務管理的重要憑據（如支票申請單與支票領用登記簿等），應分類整理并妥善保管，到年終再集中歸入會計檔案。
企業單位每年形成的會計檔案，應由財務部門按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊。各會計人員對本崗位產生的會計核算資料也應定期收集、審查核對，再按照檔案管理要求整理立卷、編制目錄、裝訂成冊，并由立卷人簽章，然后交由會計妥善保管。這里需要注意幾點，如圖1-5所示。
圖1-5 注意事項
會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。永久保管會計檔案一般包括年度財務報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等；其他為定期保管會計檔案。關系如圖1-6所示。
提示 會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天開始算起。
圖1-6 會計檔案的保管期限及具體分類
表1-1、表1-2分別列出了我國會計檔案的保管期限。
表1-1 企業和其他組織會計檔案保管期限
表1-2 財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限
由上面兩個表可以看出，會計檔案保存的時間都較為長久甚至需要永久保存，因此企業單位對于會計檔案的整理和保存必須做到妥善保管、存放有序、便于查找。同時，要進行科學管理，嚴格執行安全和保密制度，嚴防損毀、散失和泄密。
1.3.3 出納歸檔資料的移交與調閱
出納歸檔資料移交一般有兩種情況，如圖1-7所示。
圖1-7 何時發生出納歸檔資料的移交
● 到了年度終了時，財務部門保管的會計檔案（出納檔案）應移交給檔案管理部門，并編制移交清冊或清單。
● 會計檔案管理人員發生更換時，也應該按一定手續編制會計檔案移交清冊。
移交會計歸檔資料時一般按照下面的方法辦理。
（1）會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年，在這一年內歸檔資料通常仍由出納負責保管。
（2）一年期滿后，應由財務會計部門編造成冊移交本單位的檔案部門保管，并填寫會計檔案移交清冊表，如表1-3所示。
表1-3 會計檔案移交清冊表
會計檔案是企業單位的經濟業務活動的歷史記錄，它就是要企業單位“以史為鑒”，通過會計檔案總結經驗教訓，進行決策分析，避免財務上各種責任事故的發生。
提示 會計檔案如此重要，因此企業單位為加強對其管理，一般都會有相關的制度規定，尤其是對于會計檔案的調閱。
一般情況下，我們都必須按照以下規定來調閱會計檔案，如圖1-8所示。
圖1-8 調閱會計檔案的注意事項
1.4 出納工作交接
出納屬于會計人員中的一員，因此，出納交接要按照會計人員交接的要求來進行。出納人員調動工作時，必須與接管人員辦清交接手續。只有辦好了交接工作，才可以使出納工作前后銜接，防止賬目不清、財務混亂情況的發生。
1.4.1 出納工作交接書
出納人員在辦理工作交接時需要先做好交接準備，如現金、銀行存款等貨幣資金的余額需要清點核對，票據、印鑒、各類出納所用文件等都得進行清點。這些交接前工作都是為了保證出納交接工作的順利進行、出納工作移交清楚、防止遺漏而做的準備。
出納進行工作交接時，一般都要編寫出納工作交接書以明確責任，其具體內容如下所示：
移交原出納員××，因工作調動，財務處已決定將出納工作移交給××接管。現辦理如下交接：
一、交接日期
××年×月×日
二、具體業務的移交
1．庫存現金：×月×日賬面余額××元，實存相符，月記賬余額與總賬相符；
2．庫存國庫券：××元，經核對無誤；
3．銀行存款余額：××萬元，經編制“銀行存款余額調節表”核對相符。
三、移交的會計憑證、賬簿、文件
1．本年度現金日記賬×本；
2．本年度銀行存款日記賬×本；
3．空白現金支票××張（××號至××號）；
4．空白轉賬支票××張（××號至××號）；
5．托收承付登記簿×本；
6．付款委托書×本；
7．信匯登記簿×本；
8．金庫暫存物品明細表×份，與實物核對相符；
9．銀行對賬單×至×月份×本；×月份未達賬項說明×份；
10. ……
四、印鑒
1. ××公司財務處轉訖印章×枚；
2. ××公司財務處現金收訖印章×枚；
3. ××公司財務處現金付訖印章×枚。
五、交接前后工作責任的劃分
××年×月×日前的出納工作由××負責；××年×月×日起的出納工作由××負責。以上移交事項均經交接雙方認定無誤。
六、本交接書一式三份，雙方各執一份，存檔一份
移交人： ××（簽名蓋章）
接管人： ××（簽名蓋章）
監交人： ××（簽名蓋章）
××公司財務處（公章）
年 月 日
1.4.2 交接各方責任
出納在工作交接時，應該嚴格按照相關的制度來執行以明確各方責任。出納交接過程中一般有以下幾點要求來確定責任。
● 出納人員進行交接時，一般應由會計主管人員監交，必要時，還可請上級領導一同監交。
● 監交過程中，如果移交人交代不清，或者接交人故意為難，監交人員應及時處理裁決。移交人不作交代，或者交代不清的，不得離職，否則，監交人和單位領導人均應負連帶責任。
● 移交時，交接雙方人員一定要當面看清、點數、核對，不得由別人代替。
● 交接后，接管的出納員應及時向開立賬戶的銀行辦理更換出納員印鑒的手續，檢查保險柜的使用是否正常、妥善，保管現金、有價證券、貴重物品、公章等的條件和周圍環境是否齊全，如不夠妥善、安全，要立即采取改善措施。
● 接管的出納人員應繼續使用移交的賬簿，不得自行另立新賬，以保持會計記錄的連續性。對于移交的銀行存折和未用的支票，應繼續使用，不要把它擱置、浪費，以免單位遭受損失。
● 交接后，移交人應對自己經辦的已經移交的資料的合法性、真實性承擔法律責任，不能因資料已經移交而推脫責任。
出納交接的各方責任主要是指原任出納（移交人）和新任出納（交接人）的責任。一般地，若是在交接后，發現移交人也就是原出納在交接前經辦的出納業務有違反財務會計制度和財經紀律的，仍應由移交人（原出納）負責；交接后，移交前的未了事項，移交人（原出納）仍有責任協助交接人（新出納）辦理。
提示 交接人（新出納）在接手后，必須查詢與其工作相關的各項業務內容的完整性和真實性，且對于自己開始接手的各項企業單位的經濟業務的操作職守，必須承擔相應的責任，切不可推卸責任。