2.7 人事信息庫維護

人事信息庫，也叫員工花名冊（實際上與前文提及的員工花名冊不同），人事專員需定期進行信息庫維護。

2.7.1 人事信息庫的表單組成

××公司人事信息庫維護表，見表2.25。

這張表，可分為不同的子表，包括：正式員工、試用期、返聘、子公司、離職等，應分類維護。有的在Excel表中維護，有的在EHR、ERP子模塊中維護。

2.7.2 人事信息庫維護注意事項

從事本項工作，新手容易出錯之處包括：每條信息或者不完整，或有差錯；該有的人員信息沒有，不該有的人員信息沒有轉移到其他子表中。

原因分析：信息不完整，有的是因為人事專員不夠認真嚴謹；有的是因為錄入依據沒有審核（比如應聘登記表）。信息不對稱，有的是因為相關崗位負責人沒有把變化的信息提交給人事專員，比如離職名單；也有的是因為員工有身份、證件、地址方面的變更，但沒有及時告知HR。

人事信息庫維護存在差錯或維護不及時，會影響后續的人事數據提供，導致最終數據出現差錯。人事專員新手應養成嚴謹、認真、仔細的工作態度，以及定期維護、核對信息的習慣，以確保人事信息的準確性、提交的即時性。

薪資信息原則上不應出現在這張表中。有的公司，人力資源專員做薪資也做人事，就把薪資信息維護進去了。但未來發生崗位調動，人事專員不應知道薪資數據，所以要把薪資科目從信息庫中刪除。