第二節 會議場所布置

會議有各種類型，不同的會議需要不同的環境，會議管理者要根據會議的類型布置好會議的場所。

一、會議室布置功能要求

會議室的應用總的要求是以降低會議成本來提高會議室的利用率。當會議室的功能基本確定以后，應將內部的裝潢、家具的配置和機器的擺設稍加設計，借以提高會議室的使用效率。現以實例分別進行說明。

1.決策室

決策室須有高級主管會議、經營會議等意見裁決的功能。因此，家具的擺置和內部的裝潢必須兼顧舒適、穩重的原則。另外，它也必須擁有及時處理有關意見裁決的功能。

2.培訓室

培訓室的設計以培訓為目的。此類會議室必須注重演示儀器、設備的高度靈活性。

3.展示室

展示室主要是接待訪客或供提案、展示、說明之用。會議室必須配備能突出展示效果的機器，注重室內氣氛，并擁有在短時間內達到目的的功能。

4.通信會議系統

通信會議系統的設計以克服地區時空界限為目的。如電話會議、電視會議以及網絡會議，要求各有不同。因此，此類會議室必須擁有高水準的通信機器、OA機器以及OA配備家具（桌椅）的復合系統。

依據會議室的用途來決定家具的購置、擺設及室內裝潢，要達到“物盡其用”的目的，完全不必要為追求“華而不實”的效果而浪費資金。

二、會場照明布置要求

要根據會議場所整體空間藝術構思，來確定照明布局形式、光源類型及燈具造型等。就光源而言，在以討論為主的會議中，室內的氣氛要求穩定，采用白熾燈效果最佳。若是為了傳達指標、聯絡或交換意見，則以采用照明度高，且具冷靜效果的熒光燈為宜。如果是對某一特定對象使用聚光燈，便需要充分運用光線的再現性，來達到理想的效果。

另外，有關照明設備方面，也有一般環境用照明和演出用照明兩種。對一般環境而言，白天時，因為有自然光線可供照明，所以照明的裝置只要能夠彌補自然光線不足的部分即可。然而對演出用照明，一般使用下射式照明燈，如果房間要改變氣氛，也可以使用白熾燈照明。

照明設計要注意如下圖所示的幾個問題。

三、會議視聽設備的配置要求

目前，幾乎所有的會議都與視聽演示相結合。經驗豐富的會議組織者清楚地知道需要什么設備及所需設備的特點。每一個會議服務人員至少應熟悉視聽設備系統以提供這類服務或幫助籌劃者適當地使用它。

1.投影機

準確地講，投影機是電視機的特例，它可以將電視畫面擴大多倍。屏幕的大小取決于房間的空間。

安放屏幕的位置和角度一定要恰到好處，使演講人的頭不用離開講桌上的麥克風便能看到屏幕。盡量避免枝形吊燈架防礙投放的圖像，影響到屏幕的大小和設置的角度。

將屏幕放在伸縮桿上會給底部高度增加0.30～0.38米，尤其是房間又長又窄時這樣做會更好。只有屏幕放置足夠高時（放在伸縮桿上），才不至于影響后面的人看清屏幕。

放映機一般放在會議室里離觀眾較近的地板上。

2.影碟機

用于放映光盤，取代錄像機。自身體積小，操作方便，所放的光盤小而薄，可壓縮進大量圖文、聲像信息，而且清晰、保真，制作成本也不貴。比錄像帶好攜帶。這種設備最適用于小會場或人數較少的場合。每25～50人應該設有一臺電視，具體情況依電視屏幕的大小而定。

3.電視屏幕墻

電視屏幕墻成為一種新型的會議視聽設備，其高科技特點體現在其圖像大且十分清晰，色彩鮮艷，聲音效果好，具有質感，而且由于科技的進步，制作水平不斷提高，電視屏幕墻由有縫變為無縫，體積超薄，重量減輕，外觀越來越優美，其功能也逐步增加，可連接電視、錄像機、攝像機、電腦、VCD機等。

與多媒體投影儀相比，電視幕墻放映的圖像巨大，適合大型會議，讓距離較遠的與會人員看得清楚，還能同步播放現場會議情況。

4.電子書寫白板

過去的白板書寫一頁需要擦一頁才能繼續，不但耽誤時間，而且想看前面寫了什么都不可能。而電子書寫白板則利用現代科技手段，克服了傳統白板的缺點。它用電腦控制，寫完一頁后，按動電鈕，自動翻出新的一頁。想看前面的內容，可以倒退回來，非常方便。

5.鐳射筆

鐳射筆只有一支香煙大小，是利用激光原理制成的，可以發出紅色光點，投射到白板、銀幕或其他對象物上，起指示作用。它光束集中，投射距離可達100米遠，不阻擋視線，可以替代教鞭，讓使用者在會議廳移動的范圍大，靈活。

四、會場座次排列要求

布置會場座次要善于利用人的空間知覺，選擇恰當的會場形式，使與會者感到和諧親切，并能對與會者的非會議行為起到制約作用。

例如，將日常工作會議、座談會等布置成圓形、橢圓形、方形，可使與會者環坐一起，不分主次，開起會來就和諧融洽。中型會議的會場形式，可以布置成半圓形等。

會場布置類型如下圖所示。

與會人員的座次安排要按照一定的規則，以保證會議有秩序地進行。

排列座次的規則有三條，具體如下圖所示。

不同的會議，要求座次排列的方法也不同，常用的有三種，具體如下。

1.橫排法

這是按照公布名單或以姓氏筆畫為序，從左到右依次排列座次的方法，首先排出席會議的正式委員或正式代表，然后排候補委員或列席代表。

2.豎排法

這是按照各代表團成員的既定次序或姓氏筆畫，沿一條直線從前至后依次排列座次的方法。正式代表在前，候補代表在后。單個代表團的排列次序則是按固定順序從左至右排列或以會場中心座位為基點，向兩邊交錯擴展。

3.左右排列法

這是按照公布名單或以姓氏筆畫為序，以會場或主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座次的方法。使用這種方法時要注意人數。若需排座次的人員是單數，排在第一位的居中坐；若需排座次的人員是雙數，排第一位、第二位的兩位居中坐，以保持兩邊人數的均衡。

五、會場布置的注意事項

布置會議場地，應考慮會議的性質及與會人數的多少。例如，在提供信息的會議里，倘若人數眾多，則以不設桌子的戲院式安排或是設桌子的教室式安排較為理想，并且座位編排與會議成效的高低也具有密切的關系。

除了座位的安排之外，在布置場地時，仍須注意以下幾項，具體如下圖所示。