第三節 會議程序安排

召開會議是要達到一定的目的和目標，為了達到這個既定的目標，就要對會議的各項程序做好安排，以便會議能順利召開。

一、會議計劃流程

在會議舉行之前，一般都要對將要舉辦的會議做一個計劃，并在會議舉辦時依照計劃，按部就班地實施。因此，會議計劃的制訂對會議的成功舉辦是十分重要的。會議計劃流程如下圖所示。

1.確定會議的形式

在弄清了會議的議題或會議要解決什么問題、達到什么目的而決定開會之后，就需要確定會議的形式了。只有確定了會議的召開形式，才能確定會議的規模、會議的時間和會期、會址、具體的開會方式等。

2.確定會議的規模

確定會議規模主要是控制會議出席人員、列席人員、工作人員和服務人員的數量，具體要求如下圖所示。

3.確定會議的時間和會期

會議時間是會議從正式開始至結束的時間長度。會期既包括會議實際進行的時間，也包括在會議進行過程中的休會時間。會議時間通常根據與會人員的工作情形和時機確定。

4.確定會議地址

會議地址的選擇要結合與會人員的人數及會議效果來考慮，以方便與會者到會、離會為主要原則。一般應考慮的因素有會場大小、會場地點、會場附屬設施等。

二、會場服務流程

會場服務是保證會議順利進行并取得圓滿成功的重要一環。會場服務工作的內容很多，一般包括如下圖所示的幾個方面的內容。

1.引導與會人員入座

大多數會議，與會者的座位都是事先安排好的，而與會人員事先并不熟悉會場，因此，會務工作人員要引導與會人員入座。這樣既方便了與會者，又維持了會場秩序，保證了會議順利召開。如是大型會議，會議工作人員可以采用印刷座次表、在會場上設立指示標記、在簽到證或出席證上注明座次號碼等方式，引導與會者按安排就座。

2.分發會議文件和材料

會議中所需要的文件材料，會務工作人員應及時、準確地分發到每位與會者手中。如果文件材料事先已準備好，可以在與會者進入會場時，由會務工作人員在會場入口處分發給每位與會者，也可以在開會之前按要求在每位與會者的座位上擺放一份文件材料。在會中分發文件材料時，可以把會務工作人員分派到各組，每人負責各組的文件材料的分發和收退。收文時要登記，以免漏收。

3.會中內外聯系、傳遞信息

會議的進行不是與外界隔絕的，需要會務工作人員進行內外聯系和傳遞信息。如有關部門的緊急情況要轉達與會人員，可采用傳遞信件和接電話等。在內外聯系和傳遞信息中，會務工作人員應該注意會議內容的保密，一切需要保密的會議內容都不可泄露出去。會務工作人員說話要掌握分寸，謹慎行事，對于一些密級較高的會議內容，可采用事先規定好的暗語進行聯系。

4.維持會場秩序

會務工作人員應制止與會議無關的人員進入會場，以保證會議的安全。會議進程中如發生混亂，會務工作人員要及時制止和調停。

5.處理臨時交辦事項

會議進程中，可能發生一些出乎意料的臨時變動，會務工作人員應及時向領導請示并根據領導的指示采取應急措施，妥善處理。

6.其他服務工作

會場服務工作的內容很多、很雜、很細，并且不同規模、不同類型、不同級別的會議服務內容也不一樣。例如，及時準備好會議期間所需的物品（如筆、墨、紙張等）；保證會場光線，保持會場清潔衛生；準備好茶水等。

會場服務工作的好壞，直接影響會議效果，這就要求會務工作人員要認真負責，對會場服務工作進行細致、周密的安排。

三、會議簽到流程

會議簽到是為了及時、準確地統計到會人數，便于安排會議工作。參加會議的人員在進入會場時一般都要簽到。因為有些會議只有達到一定人數時才能召開，否則會議通過的決議將無效。所以，會議簽到是一項重要的會前工作。它是出席會議的人員到會首先要做的事，也是會中事務的重要內容之一。會議簽到一般有如下圖所示的幾種方法。

1.簿式簽到

參會人員在會議工作人員預先備好的簽到簿上按要求簽署自己的姓名，表示到會。簽到簿上的內容一般有姓名、職務、所代表的單位等。參會人員必須逐項填寫，不得遺漏。簿式簽到的優點是利于保存，便于查找。缺點是這種方法只適用于小型會議，一些大型會議，參加會議的人數很多，采用簿式簽到的方式不太適合。

2.會議工作人員代為簽到

會議工作人員事先做好參加本次會議的花名冊，開會時，來一人就在該人名單后畫上記號，表示到會，缺席和請假人員也要用規定的記號表示。

例如，用“√”表示到會，用“×”表示缺席，用“○”表示請假等。這種會議簽到方法比較簡便易行，但要求會議工作人員必須認識絕大部分參會人員，所以這種方法只適宜于小型會議和一些常規性會議。

對于一些大型會議，參會人員很多，會議工作人員不能認識大部分人，逐個詢問到會人員的姓名很麻煩，所以大型會議不適宜采用這種方法。

3.證卡簽到

簽證卡上一般印有會議的名稱、日期、座次號、編號等，會議工作人員將印好的簽到證事先發給每位與會人員，與會人員在簽證卡上寫好自己的姓名，進入會場時，將簽證卡交給會議工作人員，表示到會。其優點是比較方便，避免臨開會時簽到造成擁擠。缺點是不便保存查找。證卡簽到大多用于大中型會議。

4.座次表簽到

會議工作人員按照會議模型，事先制定好座次表，座次表上每個座位按要求填上合適的與會人員姓名和座位號碼。參加會議的人員到會時，就在座次表上消號，表示出席。

5.電腦簽到

電腦簽到快速、準確、簡便。參加會議的人員進入會場時，只要把特制的卡片放到簽到機內，簽到機就將參會人員的姓名、號碼傳到中心。與會者的簽到手續在幾秒鐘內即辦完，將簽到卡退還本人。參加會議人員到會結果由計算機準確、迅速地顯示出來。電腦簽到是先進的簽到手段，一些大型會議都是采用電腦簽到。

四、會議文件資料的收發流程

會議文件發放就是指會議組織者通過適當的方式將規定的會議文件分發到與會人手中的行為過程。會議文件的分發，根據會議內容、會議方式和會議組織者的要求不同，可采取會前分發和會間分發兩種不同的方式，具體如下圖所示。

重要會議的與會人員，在會議結束時，根據規定將會議上發的文件清理并退回會議秘書處。此項工作主要在機密程度較高的會議結束時或會議結束后做。重要會議文件清退的原因如下圖所示。

收退會議文件可采取多種方法。在召開較大型會議的時候，采用目錄清單的形式，是一種行之有效的收退文件的辦法。就是說，在會議將結束前，會議工作人員把應退文件的目錄清單發給與會人員，請他們在會后按照目錄清單把應退文件全部退回。會議一結束，工作人員要利用一切辦法馬上催退，如打電話催退、親自催收等，直到退完退清為止。

五、會議安全與保密

會議保衛組是對特定的會議實施安全警衛的工作機構。會議是否設立保衛組，這要視會議的內容和參加會議的人員等情況而定。

1.會議內部的安全保衛

會議內部的安全保衛要求如下圖所示。

2.會場外部的治安保衛

會場外部的治安保衛要求如下圖所示。

六、會議決策事項的催辦流程

會議議定事項的檢查催辦，是為了使會議精神落到實處。同時也是信息反饋的一條重要渠道，以便主管領導及時掌握會議決定的各事項的辦理情況，了解辦理過程中出現的新問題和新情況，并有針對性地采取措施加以解決，保證會議議定事項辦理工作的順利進行。因此檢查催辦工作是會后工作中不可缺少的關鍵環節。

做好催辦工作，要突出重點，著力抓好重點事項和重點環節，不能忽視其他事項和環節。催辦人員進行催辦工作不僅要發揮自己的主觀能動性和積極性，而且要注意取得領導的支持和幫助。

下面提供兩份××汽車4S店會議管理制度范本，供讀者參考。

【實戰范本】 ××汽車4S店會議管理制度（一）

××汽車4S店會議管理制度（一）

為進一步完善會議管理程序，規范與強化會務管理，提高會議的效率與組織效果，促進各類會議決定事項及時、有效、準確地達成，特制定本制度。

一、原則

遵循標準化、高效率、精簡化的組織原則，在規定的時間召開會議，通過會議了解經營管理現狀，調整工作部署安排，為公司發展提供有效支持。

二、適用范圍

集團內所屬分公司、汽車專營4S 店、各職能部門。

三、會議類型

（一）公司早會：公司各部門及分公司全體人員例會。

（二）公司行政周例會：公司總經理主持各部門負責人例會進行工作布置會議。

（三）月度總經理工作會：集團公司召開的集團董事長、總經理、副總經理、各部門負責人例會的月度管理運行分析會。

（四）全體員工大會：公司全員例會為公司動員總結公司重大決議貫徹和宣導性會議。

（五）年度大會：集團公司召開的骨干以上人員參加的年度工作會議。

（六）專題會議：集團公司為滿足工作需要，就運營管理、市場營銷、財務管理、綜合管理（行政管理、人力資源管理、資產管理）等專項問題而專門研究召開的會議，由本部門人員做好記錄簽發后報綜合管控中心一份。

四、會議實施程序

（一）公司早會

1. 時間：時間為每個工作日上午8:30。

2. 地點：各部工作地。

3. 參加人員：各部門負責人、營銷、售后服務、人力行政部等各部人員。

4. 主持人：部門負責人。

5. 會務組織：人力資源、銷售、售后服務部。

6. 會議內容：每日工作自檢與分析、部門工作安排與布置、人員的考勤企業文化的宣導。

（二）公司行政周例會

1. 時間：時間為每周一上午9:00。

2. 地點：公司小會議室。

3. 參加人員：各部門負責人。

4. 主持人：總經理或行政副總。

5. 會務組織：人力行政部。

6. 會議內容：每周工作總結、各部門本周工作安排與布置、各單位部門工作所需支持和相互關聯協調。

（三）月度總經理工作會

1. 時間：每月度第一周星期一，時間為上午8:30。

2. 地點：公司小會議室。

3. 參加人員：總經理、副總經理、公司各部門負責人、分公司負責人。

4. 主持人：總經理。

5. 會務組織：集團人力行政部。

6. 會議內容：聽取公司各部門月度工作報告；總經理給予上月工作點評并對本月工作進行任務布置；各單位部門工作所需支持和相互關聯協調。

（四）全體員工大會

1. 時間：每月度第一個工作日，時間為上午8:30。

2. 地點：公司內廣闊地。

3. 參加人員：公司全員。

4. 主持人：總經理（副總或行政經理）。

5. 會務組織：人力行政部。

6. 會議內容：通報公司上月工作情況、總經理給予上月工作點評并對本月工作進行任務布置和企業文化宣傳。

（五）年度大會

1. 時間：本年度12月25～30日，具體時間屆時通知。

2. 地點：公司培訓室。

3. 參加人員：分公司骨干以上人員及優秀員工代表。

4. 主持人：集團領導。

5. 會務組織：公司人力行政部。

6. 會議內容：由公司各部總結本年度工作中的成敗得失，由總經理總結本年度工作并點評各部工作；各部針對下一年度工作做出年度計劃。

（六）專題會議

1. 綜合管理例會

（1）時間：具體時間屆時通知。

（2）地點：會議室。

（3）主持人：召集部門負責人。

（4）參會人員：各部門、分公司分管人員。

（5）會務組織：召集部門。

（6）會議內容：上情下達、下情上傳，公司管理的推行，領導部署的傳達，行政管理、人力資源、命令通知通報、制度學習、日常工作安排、完成情況反饋、臨時事務協調處理等。

2. 財務例會

（1）時間：每月6 日召開1次，如遇周日或節假日順延至后1天。時間由部門擬定。

（2）地點：會議室。

（3）主持人：財務部經理。

（4）參會人員：集團財務部全體、各分公司財務負責人。

（5）會務組織：財務部。

（6）會議內容：財務事務管理，財務數據分析，業務意見傳達。

3. 營銷專題會

（1）時間：每月28日召開1次，如遇周日或節假日順延1天。時間由部門自定。

（2）地點：會議室。

（3）主持人：營銷中心總監。

（4）參會人員：相關人員。

（5）會務組織：整車銷售部。

（6）會議內容：產品銷售。

五、會議要求

（一）會議組織原則

1. 由會議召開部門提前通知到每一位與會者，通知時要明確會議時間、會議內容和會議地點，提前派人與人力行政部接洽會議室使用事宜。

2. 按預計時間提前連接好投影儀和電腦并開燈或空調，準備好開水等。

3. 專人負責在會前組織安排與會人員就座、簽到，在會議前5 分鐘簽到完畢，并向與會主持人報告與會人員到會情況，提醒主持人。

4. 會議期間遲到人員均不得進入會議室就座，在門外旁聽，直至會議段落結束，由會議組織人員安排入場。

5. 會議期間應有專人負責會場外相關環境管理。

6. 會議結束后，由會議組織部門將會議室收拾干凈，關閉所有用電設備電源和窗戶，鎖好房門，將鑰匙交回人力行政部。

（二）會議紀律

1. 與會人員會前認真做好各項準備工作，如自帶相關材料和筆記本、筆等。

2. 提前5分鐘到會場進行簽到，不得遲到、早退，更不得無故中途離會；如確因出差在外等極特殊情況，不能參會者必須會前2小時內向所在部門或會務組織負責人請假，違反1次罰款50元。

3. 認真開會，做好記錄。

4. 統一著裝公司綠的工作服，儀容整潔，嚴肅有序，會風嚴謹，氣氛和諧，違反1次罰款50 元。

5. 會議期間一律將手機調至“靜音”狀態或關機，任何人不得接聽電話或發短信，極特殊情況下必須向主持人請示后到會議室外接聽或打電話，違反1次罰款50 元。

6. 會議期間不得有吸煙、吃口香糖、私聊、說笑、打瞌睡等違紀行為，違反1次罰款50 元。

7. 會議期間的紀律情況由集團人力行政部記錄和監督，會后匯總后予以通報。公司根據有關管理規定對違紀人員進行考核，情節特別嚴重的將嚴肅處理。

六、會后督辦

1. 集團組織會議由人力行政部現場做記錄，會議紀要本著“誰主持、誰簽發”的原則，在會后24小時內下發至各職能部門、分公司；專題會由組織部門派專人做記錄，在會后24 小時內，由會議主持人簽發的會議紀要發至各相關部門，并報人力行政部備案，由人力行政部負責總督辦。

2. 決議事項由人力行政部負責行使總督辦和總考評權，各專題會議決議由組織部門督辦，具體督查承辦部門的落實情況，并根據辦理結果提出當期的考評意見；各專題會議由組織部門督促督辦，并于每月30 日前將本月會議執行情況考核結果報人力行政部，由人力行政部統一納入月度考核。對于落實不力的、經督促不整改的可獨立考核該部門負責人當月20%的績效工資總額。

3. 會議決議事項全部辦理完畢后，人力行政部負責將所有會議材料匯總，形成會議檔案，統一留存管理，便于日后查閱。

七、附則

1. 本制度經總經理簽署后實施，今后與此相關以本制度為準。

2. 最終解釋權歸××汽車銷售有限公司人力行政部。

【實戰范本】 ××汽車4S店會議管理制度（二）

××汽車4S店會議管理制度（二）

一、總則

第一條 為改進作風，減少會議，縮短會議時間，提高會議質量，特制定本制度。

二、會議分類及組織

第二條 公司會議歸納為四類。

1. 公司級會議：主要包括公司董事（擴大）會、公司副總經理會、全公司干部會、全公司班組長會、全公司職工大會、全公司技術人員會以及各種代表大會。應分別報請公司總經理辦公室批準后，由各辦事部門分別負責組織召開。

2. 專業會議：是全公司性的技術、業務綜合會（如經營活動分析會、質量分析會、生產技術準備會、生產調度會、安全工作會等），由分管副總經理批準，主管業務部門負責組織。

3. 系統和部門工作會：各部門、車間召開的工作會（如部門辦公會、車間員工會等），由各部門、車間負責人決定召開并負責組織。

4. 班組會議：由各分部、中心或班組負責人決定并主持召開。

第三條 上級或外單位在本公司召開的會議（如現場會、報告會、辦公會、聯營洽談會，用戶座談會等）一律由總經理辦公室受理安排，有關業務部門協作做好會務工作。

三、會議安排

第四條 例會的安排。

為避免會議過多或重復，全公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容、組織召開。例行會議安排如下。

1. 行政技術會議

（1）總經理辦公會：研究、部署生產、營銷、行政工作，討論決定全公司的重大問題。

（2）副總經理辦公會：總結評價當月生產、行政工作情況，安排布置下月工作任務。

（3）班組長以上干部大會（或全公司職工大會）：總結上季（半年、全年）工作情況、部署本季（半年、新年）工作任務，表彰獎勵先進集體、個人。

（4）經營活動分析會：匯報、分析公司計劃執行情況和經營活動成果，評價各方面的工作情況，肯定成績，揭露問題，提出改進措施，提高公司經濟效益。

（5）質量分析會：匯報、總結上月產品質量情況，討論分析質量事故（問題），研究決定質量改進措施。

（6）安全工作會（含治安、消防工作）：匯報、總結前季安全生產、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。

（7）技術工作會（含生產技術準備會）：匯報、總結當月技術改造、新產品開發、科研、技術和日常生產技術準備工作計劃完成情況，布置下月技術工作任務，研究確定解決有關技術問題的措施方案。

（8）生產調度會：調度、平衡生產進度，研究解決各部門、車間不能自行解決的重大問題。

（9）部門、車間辦公會：檢查、總結、布置工作。

（10）分部、中心、班組會：檢查、總結、布置工作。

（11）班組班前會：對前一天工作進行講評，布置當日工作任務和注意事項。

2. 各類代表大會

（1）職工代表大會。

（2）工會會員代表大會。

3. 民主管理會議

（1）公司董事會。

（2）公司管理委員會。

（3）經理聯席會。

（4）生產管理委員會。

（5）生活福利委員會。

第五條 其他會議的安排

凡涉及多個部門、車間負責人參加的各種會議，均須于會議召開前由召集單位經部門或分管副總經理批準后，報公司總經理辦公室匯總，并由總經理辦公室統一安排，方可召開。

第六條 總經理辦公室每周五應將全公司例會和各種臨時會議，統一平衡編制會議計劃并印發到副總經理和各部門、車間及有關服務人員。

第七條 凡總經理辦公室已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議時，召集單位應提前2天報請總經理辦公室調整會議計劃。未經總經理辦公室同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。

第八條 對于準備不充分或重復性或無多大作用的會議，總經理辦公室有權拒絕安排。

第九條 對于參加人員相同、內容接近、時間相適的幾個會議，總經理辦公室有權安排合并召開。

第十條 各部門會期必須服從全廠統一安排，各部門小會不應安排在全公司例會同期召開（與會人員不發生時間沖突的除外），應堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。

四、會議的準備與記錄

第十一條 所有會議主持人和召集單位與會人員都應分別做好有關準備工作（包括擬好會議議程、提案、匯報、總結提綱、發言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、備好座位、茶具茶水、通知與會人等）。

第十二條 會議召集人員應做好會議記錄，并及時歸檔。

第十三條 本公司所有與會人員必須自備工作記錄本，做好會議記錄，回到各部門、車間后落實會議內容，必要時將落實情況記錄在案，并及時上報。

五、附則

第十四條 本制度由××汽車銷售有限公司負責解釋。

第十五條 本制度自＿＿年＿＿月＿＿日起實施。