第一節(jié) 會議策劃準備

俗話說“好的開始是成功的一半”，會議前的策劃與準備是保證會議順利進行的基礎。會議管理者應該盡可能對會議的全過程進行周密的計劃，寫好策劃方案，做好各項準備工作。

一、確定會議議題

會議議題就是會議需要商議研究的主題內容，它一般由領導者確定。會議工作人員可以在確定召開會議之后，有針對性地收集一段時間以來各方面的工作的進展情況，如出現了哪些問題，哪些問題急需研究解決等。這樣，通過廣泛、深入、細致的了解，就可以對這些問題進行篩選排除。從中列出最需交付會議討論的議題，供領導參考和決定。確定會議議題的步驟如下圖所示。

安排議題要做到既有利于與會人員充分發(fā)表意見，又有利于其充分利用時間。因此，一次會議的議題要適量，既要注意安排好一兩個重點議題，又要提高會議效率，把能合并研究的議題合并研究，這次會議能解決的問題不要拖到下次會議解決。

二、制訂會議方案

會議方案即指召開會議前事先制訂的開會方案。大型的會議方案一般包括會議的名稱、內容、指導思想、任務要求、地點、出席人員、期限、日程安排、領導、注意事項等內容。制訂會議方案包括的內容如下圖所示。

1.提出召開會議的背景或依據

背景是指在實際工作中出現了新的形勢和新的工作，原有的工作方法、規(guī)章、制度等已不適應新的形勢，需要根據新形勢研究制定新的工作方法和規(guī)章制度。

2.提出會議的規(guī)模

會議的規(guī)模包括總人數，與會者的職務、級別，名額分配的初步意見及會議天數。

3.提出會議的大體時間、地點

會議召開時間要考慮出席者工作的情形和時機，而且會議最好在午飯前召開，那時與會者的頭腦最清楚。會議地點要結合參加會議的人數和會議效果來考慮。

一般人數較少的小型會議，可安排在本企業(yè)的會議室內，而大型會議或國際會議多安排在飯店或會議中心舉行。

4.提出請領導到會并講話的建議

請領導到會并在會上講話是強調會議精神和強化會議成果的權威性所必不可少的。會議方案中要明確提出請哪一級別的哪一位領導講話，做指示的具體要求，以便讓領導在日程上、講話內容上有所準備。對大會主辦方來說，事先得到領導屆時到會的許諾，這也是至關重要的。

5.提出大會發(fā)言材料的組織意見

這些講話、發(fā)言、典型材料等都必須按照會議的宗旨來準備。同時，要擬訂一個比較具體的收發(fā)、編寫、起草方案，包括下基層調查研究和通知重點單位準備材料等。

三、擬訂會議議程

會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論和解決的問題的大致安排，會議主持人要根據議程主持會議。

通過了解會議議程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，獲得有效信息。

會議議程的制訂程序如下圖所示。

1.明確目標和參加者

要清楚為什么要開會以及哪些人將到會，具體內容如下。

（1）明確目標

通過會議要取得什么樣的成果（比如更深入地了解、獲取更多的信息，或是達成某種共識）。

（2）在會議議程上陳述目標

要讓與會者知道會議預期的成果是什么以及對他們的參加有哪些期待（如提出想法、縮小意見的范圍或者做出決策）。除了要在議程上把目標陳述出來之外，還要在會議的開始口頭再次重申目標。

（3）列出會議參加者

會議議程還應該包括所有參加會議的人和任何可能涉及的責任人員，這樣與會者才能準確地知道哪些人將到會，以及他們將承擔什么樣的職責。

2.安排各議程事項的時間

考慮會議的時間長短以及內容的順序。在編排議程的時候，遵循以下兩個原則。

3.確定每一項議程

對議程上的每一項內容，與會者應清楚了解如下內容。

（1）目標

每一項議程的目標是什么？“為什么讓大家進行討論”以及“如何做出決策”。

（2）準備

與會者應該做哪些具體的準備？他們應該閱讀、檢查或者思考什么東西？

（3）時間安排

對每一個話題是怎樣安排時間的？組織者這種時間安排有多嚴格？

（4）演講者

誰負責對每一項決定議程進行解釋或是主持每項議程的討論?

（5）提前分發(fā)會議議題

對于那些復雜的財務或分析性質的議題，要提前1周分發(fā)出；對于不太復雜的議題，也要提前幾天分發(fā)下去。

4.決定會議討論形式

可以考慮從下面幾個形式中進行選擇。

（1）典型的會議形式

大多數會議采取自由討論的形式，以做出一個決定為結束。但是因為這種形式是非程式化的，討論通常會持續(xù)很長時間，有強勢性格的人通常會控制整個會議，因此參加者通常迫于群體壓力而搖擺不定，最后也想不出什么辦法。

（2）頭腦風暴形式

大多數人都聽過頭腦風暴會議這個詞，但是還沒有能夠有效地利用這種會議形式。頭腦風暴的形式可以很有樂趣而且很有效果，但是只有當協調人能夠很有效地確保與會者遵守如下圖所示的三條基本準則才行。

（3）團隊列名方法

這種方法是頭腦風暴的高度結構化形式，能夠保證每一個人都參與到其中，而且沒有一個人會控制整個會議。使用這種方法應注意下圖所示的事項。

（4）小型團隊

在一個更小的群體中，人們往往會更加自由和好心地進行討論，因為小群體的氛圍相對來說沒有那么公開，所以沒有人會有局促不安感。在各小組討論之后，每一個小組都要向全體與會者提供一份書面或者口頭的總結，把這些總結作為團隊討論的基礎。

5.決定會議決策的方式

讓與會者提前知道會上將以什么方式做出決策。在某些情況下，要讓他們知道會議只是用來討論問題而不是要做出什么決定——這樣他們就不會因為期待做出決定而感到沮喪了。決定會議決策一般通過會議表決的方式實現。

四、確定與會人員名單

要做好確定與會人員的工作，會議工作人員必須熟悉各部門的設置、業(yè)務工作范圍及其主管，多掌握一些情況。比如，可利用開會機會熟悉情況，留心各部門主管的任免調動。安排專人掌握會議工作中涉及的上級機關、本機關和下級機關主管的名單、變動情況。

1.提名與會人員方法

①對于有固定參加人的會議，會議工作人員應根據會議性質、內容和有關規(guī)定，提出固定出席、列席人員名單，報請有關主管過目認可。同時要根據會議需要提出其他列席人員名單，報請主管審定。

②對于一些沒有固定參加人的會議，會議工作人員應當根據會議主管的原則指示和會議性質、內容及有關規(guī)定，全面考慮并提出出席、列席人員名單，報請主管審定。

2.提名與會人員原則

提名與會人員的準確、全面與否，直接影響到會議的質量和效果，不允許有絲毫的疏忽大意。在提出、確定與會人員名單時，應當遵循如下圖所示的原則。

（1）周到全面

日常工作會議應當請與會議討論議題密切相關的部門主管列席。例如，會議討論建設企業(yè)文化問題，就應當請行政、企劃部門的主管列席；討論工作機構設置、人員編制問題，應當請生產、行政、人事部門的主管列席，達到既便于有關部門及時了解上級會議精神，又便于當場商量解決問題的目的。

（2）準確無誤

即做到不漏提、不錯提。如果漏提應當參加會議的人，就無形中剝奪了他們參加會議的權利，使他們的工作受到一定的影響。如果把不應當參加會議的人召來開會，使不應當讓他們知道的問題泄露出去，就可能造成更大的差錯。

（3）寬嚴適度

提名的寬與嚴，是一個比較難掌握的標準。寬了，一是可能擴大知密范圍而容易泄密；二是某些慶祝、紀念性會議由于參加人數太濫而可能失去會議的嚴肅性或紀念意義。嚴了，不利于會議精神的貫徹執(zhí)行。因此，會議工作人員要從有利于工作和保密的角度出發(fā)，做到合情合理，寬嚴適中。

（4）與會人員不帶助手

無論出席或列席工作性會議的人員，都應為有關部門的主要負責人或主管負責人，不得帶助手。

（5）經過審批

會議工作人員提出出席、列席會議人員名單，需報請主管審批后方能最后確定。

五、選擇會議時間

會議主持人在選擇會議時間時，首先應該考慮的便是自己的時間，這樣能使自己準備充分以及方便自己的作息時間。其次，主持人也應該考慮方便與會者出席的時間，以及與會者所喜愛的時間。倘若與會者對會議時間有所不滿，則會議目標的實現，勢必遭受不利的影響。

1.會議時間必須包括起止時間

經驗顯示，絕大多數的會議都只列明開始的時間，而無結束的時間。這樣的做法有兩種嚴重的缺陷。

第一，與會者無法對會后的工作預做規(guī)劃。

第二，會議的效率勢必降低。因為既然沒有終止的時間，本來1小時可以結束的會議，則可能被拖到3小時才結束。

為了避免上述兩種缺陷，每一場會議都必須標明結束時間，而且都必須按照這個時間準確結束。就算有些會議——比如解決問題的會議難以確切地把握結束時間，但主席至少應指明會議大約在哪個時間段結束。

2.會議持續(xù)時間的長短

①多數的時間效率專家均同意，以不超過1小時為宜，因為一般人最能保持注意力集中的時間，最長不超過1小時。

②倘若會議中所探討的是極其嚴肅的或是極其困難的主題，則一場會議的時間以不超過一個半小時為宜。但這并不是說一場會議不能長達2小時以上，因為一旦議案多，則會議時間將不得不相應延長。

3.關于會議時間問題的注意事項

一場會議的時間超過一個半小時，則中途應騰出若干時間作休息之用。假如主持人不堅守原定時間主持會議，則寧可另擇時間開會，而不應輕易找人代為主持。重要的會議，更要遵守這個原則。

六、選擇會議場所

許多人在從事會議規(guī)劃時，都根據會議主持人的方便以及與會者的方便，來作為選擇開會地點的依據。這樣做并不妥當，因為方便只是選擇開會地點的諸種考慮之一。會議地點選擇，至少應顧及如下圖所示的七個條件。

以上七個條件之中，前四個可視為任何會議地點的必備條件，缺一不可，但后三個條件則往往因相互沖突而無法同時具備。

比如，為節(jié)省開支及與會者大致方便，主持人將會議地點定在與會者辦公室的附近。但是，由于會議地點太接近辦公室，所以在會議進行中常有電話或訪客的干擾。此外，與會者也常在會議進行中伺機進出會場。

反過來說，倘若為了讓與會者專心開會，主持人將會議地點改在遠離與會者辦公的地方。但是會議地點遙遠，不但使與會者感到不便，而且也使會議成本因而提高。許多領導者對會議地點的選擇都有這樣的共識：一般性的會議或是為時較短的會議，原則上應在與會者辦公室附近召開；但是特別重要的會議或是為時較長的會議，則應選擇遠離與會者辦公室的地點召開。

越來越多的機構發(fā)覺機構外的會址能增加會議成功的機會。有些組織報告說，多樣化的會議地點能激發(fā)興趣，并為常規(guī)功能增加新的方面。而且，它為會議的便利、服務工作和可能安排的項目提供更為廣泛的范圍。

七、準備會議文件資料及用品

不同性質的會議對會議主體文件及用品的要求是不同的。概括來說，會議的主要文件資料有以下四種類型。

1.制度性會議文件

此類會議文件的種類多，要求規(guī)范，比如企業(yè)的年度工作報告。

2.工作會議文件

由于會議的任務不同，或是結合本單位的實際情況，做出工作決策與部署，或是總結交流經驗，推動工作。在會議之前應針對會議的主題要求起草報告，有時還要從某一側面準備專題材料或專題的補充說明材料。

3.書面文字材料

會前需對準備提交會議決議的問題的梗概、癥結、處理意見以及對處理意見的論證等，形成書面文字材料。材料應由提交問題的部門起草或由會議秘書協助，然后將材料復制，發(fā)給與會人員。

4.會議證件

為了證明與會人員的身份，維護會場安全，就需要制作會議證件。證件形式一般有折疊卡和單頁卡兩種。不同身份的證件，可以用顏色加以區(qū)分。證件正面要寫明會議名稱、證件類型。背面書寫姓名、單位、座次、編號。重要的或保密的會議，要在證件正面貼本人相片并加蓋會議秘書處的鋼印，以保證會議的安全。

會議用品的準備，通常包括文具、紙張、簿冊、放映裝置（幻燈機等）、記錄材料（錄音機、錄像帶、膠卷等）、麥克風、文件袋、布置會場用品和簡單的生活服務用品等。

對國際會議來說，視聽設備的準備是非常必要的，而且設備的要求更加嚴謹，都要有一定的質量。在會議室內演講時所用到的放映設備主要有幻燈機、投影機、銀幕。音響設備主要有麥克風、錄音機、室內音響、擴音器。另外，還有一些特殊的視聽系統，如同步翻譯設備等。

八、制發(fā)會議通知

會議通知按形式分，有口頭通知和書面通知；按通知的行為方式分，有當面通知、電話通知、電腦通知、電報（明碼電報）通知、墻報通知、報紙通知、廣播通知、電視通知等；按作用不同又可分為預告性通知和正式通知。會議邀請函、請柬是會議通知的書面形式。

會議通知一般采取書面形式。單位內部所發(fā)的書面通知，要求當事人簽名；當事人不在，請別人代通知，要求代通知人也要簽名，事后通知人要追蹤落實。

制作通知函時，送給單位內部的，就用單位規(guī)定的寫法制作；送給單位外部的，要根據會議的性質，用單位的信箋，慎重地制作。

通知函中，依照“5W1H”的原則，一定要記入如下圖所示的各種重要項目。

通知函的發(fā)送，一般在開會前3周送出。如果開會日期急迫，則一邊發(fā)送文書，一邊另以電話做口頭上的通知。如果通知函發(fā)出后，已到了回復的期限，卻仍無回答時，就以電話聯絡，徹底了解人員出席、缺席的實況。

對于一些區(qū)域性、國際性會議，需要安排與會人員的食宿和回程的，還要在發(fā)送會議通知的同時附上會議通知回執(zhí)，以便會務人員安排接站和訂購車票或機票。

在發(fā)書面通知時，要掌握如下圖所示的幾方面的技巧。