1.4 內容

1.4.1 行為

你需要受眾了解或者做什么？你應該通過這個問題想明白如何使溝通對受眾有意義，并就他們為何要關心你說的話建立一個清晰的認識。你應該每時每刻都有一個目標，并希望受眾了解或者完成它。如果你不能簡潔而清楚地表達這個目標，那就應該首先重新審視是否需要溝通。

這對很多人而言都在舒適區之外，原因在于人們通常認為受眾比演講者更了解話題，因此應該是受眾選擇是否以及如何對展示的信息作出反應，但這樣的假設是錯誤的。當你分析數據并進行溝通時，你很有可能是最了解數據的人——你是該主題的專家。因此你才是解讀數據并幫助人們理解和作出反應的人。總之，基于分析作出具體的觀察和推薦時，用數據進行溝通的人需要更為自信。如果你不經常這么做，便會感覺走出了舒適區。現在就開始吧，隨著時間推移這會變得越來越簡單。請記住，即使你強調或推薦了錯誤的結論，將溝通的過程聚焦在行為上就沒有走歪路。

如果真的不適合針對行為提出明確的建議，發起討論也是值得鼓勵的。對候選行為提出建議是讓交流繼續下去的明智之舉，因為這會讓受眾有東西可以參照而非從空白開始。如果你只簡單地展示數據，受眾很容易在說一句“真有趣”之后轉入下一件事情。但如果你要求他行動，他就得決定是否回應。這就引出了更有建設性的反饋，從而讓對話也更有建設性——而如果你最開始不針對行為提出建議，或許一直都在原地踏步。

1.4.2 機制

你會如何與受眾溝通？與受眾溝通的方法會對以下因素產生影響：對受眾如何消化信息的可控程度和信息披露的詳細程度。我們可以將溝通機制視為一個閉聯集，如圖1-1所示，左側是現場演示，右側是書面文檔或電子郵件?？梢哉J為需要披露的細節量會隨著對信息消化的可控程度的減弱而增長。

在左側的現場演示場景中，你作為演講者對演講有完全的控制權。你決定了受眾看到的內容以及何時看到。你可以針對現場的種種跡象進行調整：加快、減慢或者針對某一點調整詳細程度。不是所有的細節都需要直接包含在幻燈片或者展示文件中，因為你作為主題專家可以現場回答演示過程中的提問，而且不管涉及的細節是否呈現在演示當中，你都應該做好回答的準備。

在右側的文檔或者郵件中，你（即便是文檔或者郵件的作者）的控制權少了很多。在這種情況下，受眾可以控制如何消化信息。鑒于你不在現場，無法對受眾的反應進行回應，文檔或郵件所需的細節程度顯然要更高，也需要直接回答更多潛在的問題。

在理想情況下，閉聯集中兩側的產物是截然不同的——簡潔的幻燈片用于現場演示（因為你會在現場詳細地解釋一切），詳實的文檔則留給受眾自行消化。但實際上由于時間及其他限制，常常用同一份文檔來嘗試滿足兩種情況的需求。這就引出了投影文檔的概念——一份專用于滿足兩種需求的文檔。當然，由于投影文檔旨在解決多樣化的需求，它也帶來了更多的挑戰。我們會在后文中研究解決和克服這些挑戰的策略。

在溝通過程的初期，確定主要的溝通媒介至關重要：現場演示、書面文檔或者其他方式。在開始編寫內容后，思考可控程度和詳細程度也是非常重要的。

1.4.3 語氣

你溝通時想用什么樣的語氣呢？與受眾溝通的語氣也是另一項重要的考量。你是在慶祝成功還是鼓勵行動？話題是輕松的還是嚴肅的？你選取的語氣對后續章節探討的設計選擇同樣有影響。不過暫時我們只考慮在數據可視化過程中一般使用什么樣的語氣。