第3章 項目啟動前應做好目標和范圍管理

項目目標的確定

1．定義項目要解決的問題

項目是用來解決問題的手段，有了項目目標，項目組就可以明確這個項目要解決什么樣的問題，甚至是達到什么樣的結果。因此，項目目標的確定非常重要，我們必須先根據需求分析的結果，確定要解決的問題是什么，只有正確地定義問題，才能確定正確的項目目標。而項目要解決的問題，就是項目要滿足的主要需求。

如果不能很好地定義問題，會給項目帶來怎樣的影響呢？毫無疑問，項目肯定會受到拖延甚至失敗，因為即便是用正確的方法，解決的也是錯誤的問題。遺憾的是，我們大多數人都能很好地解決問題，但對于定義問題卻顯得不足。這與我們的教育也是息息相關的，比如在學校里，總是老師出題（定義問題），學生做題（解決問題）。這種思維表現在工作上也是一樣的。

那么，如何學會定義問題呢？我想大多數人都有必要學習。因為如何定義問題，在很大程度上決定了如何解決問題。舉個例子來說，我們之所以要讀書，是因為想要獲得一張高等學歷的文憑，或者是想要掌握豐富的知識。兩種不同的定義，可能帶來的結果是，為了拿文憑的人在學校混日子，想要真正掌握知識的人則非常努力地學習。可見，如何定義讀書這個問題，會給結果帶來天壤之別。

我們再來看一個例子，某城市的公交站臺，為了方便乘客乘車，便在站臺的兩端和中間分別修建了兩個臺階，這樣乘客乘車就不用跳上跳下了。這樣的做法似乎很合理，其實，這是多此一舉，因為就站臺的高度來講是完全沒有必要修臺階的，問題就在于完全錯誤地定義了問題而導致了錯誤的項目。真正的問題應該是公交車司機沒把車停到位，只要把車停到位（緊挨著站臺），一切問題就解決了。

所以說，確定一個項目的目標前一定要正確地定義問題。當然，定義問題可以有多種角度、多種方法。在大多數情況下，從兩個甚至兩個以上的角度去定義問題，通過比較再選擇最適合自己需要的、最能從根本上解決問題的定義，會準確得多。

總之，在進行項目的過程中，如果你發現無法取得令人滿意的結果，那肯定是在定義項目問題的時候出現了不足，這個時候只有重新定義問題，才能給你帶來一片全新的天地。

2．確定項目目標應遵循的原則

制定任何目標都需要遵循一定的原則，項目目標也同樣不例外。SMART法則是確定項目目標必須滿足的，它其實是五個英文單詞的縮寫，即S=Specific（明確性）、M=Measurable（可衡量性）、A=Attainable（可達成性）、R=Relevant（相關性）、T=Time-based（時限性）。只有遵循這五個原則，項目目標才是有效的。

（1）明確性。

所謂明確性就是要用具體的語言清楚地說明要達成的標準。明確的目標幾乎是所有成功項目的一致特點。很多項目不成功的重要原因就是因為項目目標模棱兩可，使目標不能有效地傳達給相關成員，讓人無所適從。比如，項目目標為“增強服務意識”，這就顯得很籠統，項目團隊無法知道具體該怎么做；項目目標為“把客戶的投訴率從2%降低到0.5%”，這個項目目標就很明確，也就更容易取得成功。

（2）可衡量性。

制定項目目標時，目標的可衡量性應遵循“能量化的量化，不能量化的質化”的原則。使制訂人與驗證人有統一、標準、清晰的可衡量的標準，切忌在目標設置中使用形容詞等模糊、無法衡量的描述。比如，“為所有老客戶進行優惠服務”，如果以此作為一種項目目標，就缺乏可衡量的數據。哪些算是老客戶？如何優惠？這些都沒有說清楚。如果改為“對合作期限在3年以上的老客戶提供80%的優惠”，就有可衡量性了。

（3）可達成性。

制定項目目標時，一定要符合實際，切忌好高騖遠。如果制定的目標根本無法實現，就會給項目組帶來很大的傷害，還會降低士氣。比如，“本月要完成人事審批模塊開發”，這個目標就不符合實際，不具備可達成性。如果改為“本月，依據客戶確認的人事審批模塊需求，完成模塊設計文檔撰寫、代碼編寫、聯調自測并通過評審。時間以上傳SVN配置服務器時間為依據，質量以測試報告及評審報告為依據。如因客戶需求確認延遲，需求變更等因素造成交付延遲，以評審通過的變更為準”，這樣有了具體內容和時間規定，可達成性就大大提高了。

（4）相關性。

項目目標的相關性是指實現此項目目標與其他目標的關聯情況。如果實現了這個目標，但對其他的目標完全無用或者相關度很低，那這個目標即使最后達到了，意義也不是很大。舉個簡單的例子，項目是對舊產品進行升級更新，如果制定的項目目標是確定客戶的忠誠度，這兩者之間就不存在相關性了。

（5）時限性。

時限性是指項目目標是有時間限制的，如果沒有時間限制，項目的進度就無法掌握，項目完成的期限更難以掌控。加之上下級之間對項目目標輕重緩急的認識程度不同，上面著急而下面不急，就很容易導致矛盾的產生。比如，制定的項目目標是“完成對服務系統的全面升級”，這種沒有時間限制的項目，自然效率低下，而如果制定的目標是兩周之內完成，那整個項目就有了明確的工作目標。

總之，確定任何一個項目都必須遵循以上這五個法則。需要注意的，一定要明確定義每個目標的優先等級，因為每個人會基于自己對項目目標的理解來考慮這個需求是否要做，什么時候做，做到什么程度產生爭論。只有合理地化解這些分歧，才能確保項目目標的準確性。

3．項目管理目標的制定過程

項目目標的確定不是一個隨意的過程，它在確定的過程中也有著一定的步驟。一般來講，項目目標需要按照以下幾個過程確定。

（1）項目情況分析。

主要任務是對和項目有關的整個環境進行有效分析，包括自然環境、技術環境、市場環境、上層組織系統、外部環境、項目干系人（承包商、客戶、相關供應商等、政策環境、社會經濟、法律環境等）。

（2）項目問題界定。

在對項目情況進行分析的過程中，往往會發現一些影響項目實施和開展的不利因素或問題，此時就要對這些因素或問題進行分類、界定，并經過認真分析，得出這些因素或問題產生的根源和界限。

（3）確定項目目標因素。

在完成了對項目情況分析和項目問題界定這兩個步驟后，基本上就可以確定明確性、可衡量性、可達成性、相關性、時限性這些目標因素會不會影響到項目的發展和成敗。并且把這些影響項目發展和成敗的因素具體體現在項目論證和可行性分析中，以便在項目實施的過程中作為參考。

（4）建立項目目標體系。

通過項目目標因素，對項目各層次的目標和相關各方面的目標進行確定，并對項目目標的重要性和具體內容展開表述。

（5）各目標的關系確認。

哪些是階段性目標，哪些是期望目標，哪些是強制性（必須實現的）目標，這些目標之間有什么聯系或者制約，把這些關系梳理清楚，將有助于對項目進行整體把握，并可以有效地推進項目的發展。

當一個項目按照這五個過程來制定時，一個合理、正確的項目目標基本上就可以確定下來了。