Excel是一個(gè)電子表格程序，也是Office最常用的電子表格程序，如下圖所示。電子表格是管理和維護(hù)數(shù)據(jù)的常用工具，Excel則是管理和維護(hù)電子表格的有效工具。要進(jìn)行電子表格的管理，首先要分清楚工作簿、工作表和單元格三大基本元素。

1.6.1 工作簿

工作簿是指在Excel中用來存儲(chǔ)并處理工作數(shù)據(jù)的文件，其擴(kuò)展名是.xlsx。在Excel中無論是數(shù)據(jù)還是圖表都是以工作表的形式存儲(chǔ)在工作薄中的。通常所說的Excel文件指的就是工作簿文件，下圖所示的文件夾中即包含2個(gè)工作簿。

在Excel中，一個(gè)工作簿類似一本書，其中包含許多工作表，工作表中可以存儲(chǔ)不同類型的數(shù)據(jù)。

當(dāng)啟動(dòng)Excel時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)新的工作簿文件，名稱為“工作簿1”，以后創(chuàng)建工作薄的名稱默認(rèn)為“工作簿2”“工作簿3”……

1.6.2 工作表

工作表是Excel存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的最重要的部分，是顯示在工作簿窗口中的表格。一個(gè)工作表最多可以由1048576行和16384列構(gòu)成。行的編號(hào)從1到1048576，列的編號(hào)依次用字母A、B…AA…XFD表示。行號(hào)顯示在工作簿窗口的左邊，列號(hào)顯示在工作簿窗口的上邊，如下圖所示。

工作表是工作簿里的一頁，工作表由單元格組成。通常把相關(guān)的工作表放在一個(gè)工作簿里。例如可以把全班學(xué)生的成績放在一個(gè)工作簿里，將每個(gè)學(xué)生的成績放在各自的工作表里，將全班學(xué)生成績的統(tǒng)計(jì)分析放在一個(gè)工作表中。

Excel 2016的一個(gè)工作簿中默認(rèn)有1個(gè)工作表，用戶可以根據(jù)需要添加工作表，但每一個(gè)工作簿最多可以包括255個(gè)工作表。下圖所示的工作簿即包含了【日歷視圖】、【員工休假跟蹤器】和【設(shè)置】3個(gè)工作表。

1.6.3 單元格

工作表中行列交匯處的區(qū)域稱為單元格，是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的基本單位，它可以存放文字、數(shù)字、公式和聲音等信息。在一個(gè)工作簿中，無論有多少個(gè)工作表，將其保存時(shí)，都將會(huì)保存在同一個(gè)工作簿文件中，而不是按照工作表的個(gè)數(shù)保存。

默認(rèn)情況下，Excel用列序號(hào)字母和行序號(hào)數(shù)字來表示一個(gè)單元格的位置，稱為單元格地址。在工作表中，每個(gè)單元格都有其固定的地址，一個(gè)地址也只表示一個(gè)單元格。A3就表示位于A列與第3行的單元格，如下圖所示。

如果要表示一個(gè)連續(xù)的單元格區(qū)域，用“該區(qū)域左上角的一個(gè)單元格地址+冒號(hào)+該區(qū)域右下角的一個(gè)單元格地址”來表示。例如，A1:C5表示從單元格A1到單元格C5整個(gè)區(qū)域，如下圖所示。

由于一個(gè)工作簿文件可能會(huì)包含多個(gè)工作表，為了區(qū)分不同工作表的單元格，可以在地址前面增加工作表的名稱。例如，“Sheet1! A1”表示該單元格是工作表“Sheet1”中的單元格“A1”, “! ”是工作表名與單元格之間的分隔符，如下圖所示。如果在不同的工作簿中工作表名相同可以表示為“[工作簿名字]工作表名字！單元格地址”, “[ ]”是工作簿名與工作表名之間的分隔符。