Excel是一個電子表格程序，也是Office最常用的電子表格程序，如下圖所示。電子表格是管理和維護數據的常用工具，Excel則是管理和維護電子表格的有效工具。要進行電子表格的管理，首先要分清楚工作簿、工作表和單元格三大基本元素。

1.6.1 工作簿

工作簿是指在Excel中用來存儲并處理工作數據的文件，其擴展名是.xlsx。在Excel中無論是數據還是圖表都是以工作表的形式存儲在工作薄中的。通常所說的Excel文件指的就是工作簿文件，下圖所示的文件夾中即包含2個工作簿。

在Excel中，一個工作簿類似一本書，其中包含許多工作表，工作表中可以存儲不同類型的數據。

當啟動Excel時，系統會自動創建一個新的工作簿文件，名稱為“工作簿1”，以后創建工作薄的名稱默認為“工作簿2”“工作簿3”……

1.6.2 工作表

工作表是Excel存儲和處理數據的最重要的部分，是顯示在工作簿窗口中的表格。一個工作表最多可以由1048576行和16384列構成。行的編號從1到1048576，列的編號依次用字母A、B…AA…XFD表示。行號顯示在工作簿窗口的左邊，列號顯示在工作簿窗口的上邊，如下圖所示。

工作表是工作簿里的一頁，工作表由單元格組成。通常把相關的工作表放在一個工作簿里。例如可以把全班學生的成績放在一個工作簿里，將每個學生的成績放在各自的工作表里，將全班學生成績的統計分析放在一個工作表中。

Excel 2016的一個工作簿中默認有1個工作表，用戶可以根據需要添加工作表，但每一個工作簿最多可以包括255個工作表。下圖所示的工作簿即包含了【日歷視圖】、【員工休假跟蹤器】和【設置】3個工作表。

1.6.3 單元格

工作表中行列交匯處的區域稱為單元格，是存儲數據的基本單位，它可以存放文字、數字、公式和聲音等信息。在一個工作簿中，無論有多少個工作表，將其保存時，都將會保存在同一個工作簿文件中，而不是按照工作表的個數保存。

默認情況下，Excel用列序號字母和行序號數字來表示一個單元格的位置，稱為單元格地址。在工作表中，每個單元格都有其固定的地址，一個地址也只表示一個單元格。A3就表示位于A列與第3行的單元格，如下圖所示。

如果要表示一個連續的單元格區域，用“該區域左上角的一個單元格地址+冒號+該區域右下角的一個單元格地址”來表示。例如，A1:C5表示從單元格A1到單元格C5整個區域，如下圖所示。

由于一個工作簿文件可能會包含多個工作表，為了區分不同工作表的單元格，可以在地址前面增加工作表的名稱。例如，“Sheet1! A1”表示該單元格是工作表“Sheet1”中的單元格“A1”, “! ”是工作表名與單元格之間的分隔符，如下圖所示。如果在不同的工作簿中工作表名相同可以表示為“[工作簿名字]工作表名字！單元格地址”, “[ ]”是工作簿名與工作表名之間的分隔符。