第一部分 文書(shū)寫(xiě)作

第一章　商場(chǎng)超市文書(shū)寫(xiě)作概述

第一節(jié)　商場(chǎng)超市文書(shū)的作用和種類(lèi)

一、商場(chǎng)超市文書(shū)寫(xiě)作的作用

商場(chǎng)超市文書(shū)寫(xiě)作與其他任何文本的撰寫(xiě)一樣，其作用和最終目的都是為了與別人進(jìn)行某種形式的交流與溝通。而需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，溝通并不僅僅是所傳遞出來(lái)的信息，而是被別人理解的信息。

因此，在商場(chǎng)超市文書(shū)寫(xiě)作方面最為重要的一點(diǎn)就是要避免陷入單向溝通的誤區(qū)，時(shí)刻站在讀者的角度來(lái)思考問(wèn)題并形成最后的文字表現(xiàn)，讓文書(shū)接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發(fā)揮出文書(shū)的溝通作用。

二、商場(chǎng)超市文書(shū)的分類(lèi)

在商場(chǎng)超市的實(shí)際工作中，文書(shū)有很多種，根據(jù)其形式和用途可以大致劃分為以下的類(lèi)型。

1.按形式來(lái)劃分

以形式作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商場(chǎng)超市文書(shū)可以大致分為以下兩類(lèi)，如圖1-1所示。

2.按內(nèi)容用途來(lái)劃分

以?xún)?nèi)容或用途作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商場(chǎng)超市文書(shū)則可以分為以下兩類(lèi)，具體如圖1-2所示。

第二節(jié)　商場(chǎng)超市文書(shū)寫(xiě)作的步驟

商場(chǎng)超市文書(shū)寫(xiě)作有以下六個(gè)步驟。

步驟一：制定正確的行動(dòng)目標(biāo)

在撰寫(xiě)商場(chǎng)超市文書(shū)之前，應(yīng)該首先確定該文書(shū)的行動(dòng)目標(biāo)，即希望該文書(shū)的對(duì)象在收到文書(shū)之后采取怎樣的行動(dòng)，有兩個(gè)要點(diǎn)，如圖1-3所示。

步驟二：決定文書(shū)的正式程度

商場(chǎng)超市文書(shū)正式程度所表現(xiàn)的3個(gè)方面，如圖1-4所示。

步驟三：設(shè)定文章的總體風(fēng)格

1.把握總體風(fēng)格

對(duì)商場(chǎng)超市文書(shū)總體風(fēng)格進(jìn)行判斷和把握，主要有兩個(gè)方面：一是溝通的內(nèi)容是否在目標(biāo)讀者的資源及能力范圍之內(nèi)，二是雙方是否相互認(rèn)可，這兩個(gè)方面的因素共同決定了對(duì)商場(chǎng)超市文書(shū)總體風(fēng)格的最終選擇。文書(shū)總體風(fēng)格主要有4種，如圖1-5所示。

2.總體風(fēng)格的設(shè)定

根據(jù)以上文書(shū)風(fēng)格的分析判定結(jié)果，可以按照以下的方式來(lái)把握商場(chǎng)超市文書(shū)的總體風(fēng)格。

（1）簡(jiǎn)單型。如果是簡(jiǎn)單型文書(shū)，那么其總體風(fēng)格就是以羅列事實(shí)為主。這是因?yàn)檫@類(lèi)文書(shū)的行動(dòng)目標(biāo)對(duì)于目標(biāo)讀者而言難度并不大，并且在立場(chǎng)上對(duì)方也持相同一致的態(tài)度，所以這類(lèi)文書(shū)的內(nèi)容只要告訴目標(biāo)讀者有這樣一件事情即可，在篇幅上可以相對(duì)簡(jiǎn)短。

（2）說(shuō)服型。如果是說(shuō)服型文書(shū)，由于其行動(dòng)目標(biāo)與目標(biāo)讀者的初衷并不一樣，撰寫(xiě)者需要通過(guò)文書(shū)來(lái)使其改變?cè)瓉?lái)的想法或者認(rèn)識(shí)，所以盡管資源狀況是充足的，但仍然會(huì)需要與目標(biāo)讀者進(jìn)行反復(fù)多次的溝通才能達(dá)到目標(biāo)。因此，這類(lèi)文書(shū)通常篇幅較長(zhǎng)，并且需要特別突出強(qiáng)調(diào)撰寫(xiě)者的利益所在，充分分析自己觀點(diǎn)或者想法的優(yōu)勢(shì)和好處，以達(dá)到轉(zhuǎn)變目標(biāo)讀者立場(chǎng)的目的。

（3）解決問(wèn)題型。解決問(wèn)題型的文書(shū)通常運(yùn)用于員工與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通并且意見(jiàn)并不一致的時(shí)候，其總體風(fēng)格是有問(wèn)有答且篇幅較長(zhǎng)。換而言之，在這種類(lèi)型的文書(shū)中，撰寫(xiě)者運(yùn)用將問(wèn)題和答案打包的形式向目標(biāo)讀者提供包含一種甚至多種方法的解決方案。

（4）艱難型。艱難型文書(shū)在資源和立場(chǎng)兩個(gè)方面都遇到了障礙，因此成功達(dá)到有效溝通的概率會(huì)很小。

步驟四：選擇文章的層次結(jié)構(gòu)

商場(chǎng)超市文書(shū)的層次結(jié)構(gòu)是非常重要的，主要的層次結(jié)構(gòu)包括以下5種類(lèi)型。

1.連貫式

所謂“連貫式”，就是指商場(chǎng)超市文書(shū)的層次結(jié)構(gòu)按照事情發(fā)展的時(shí)間順序來(lái)展開(kāi)，其中有兩個(gè)要點(diǎn)，具體如圖1-6所示。

2.并列式

所謂“并列式”，就是商場(chǎng)超市文書(shū)中層次與層次之間是并列的關(guān)系。有兩個(gè)要點(diǎn)，具體如圖1-7所示。

3.分析問(wèn)題式

所謂“分析問(wèn)題式”，實(shí)際上就是圍繞問(wèn)題的出現(xiàn)直到最終解決的邏輯關(guān)系而展開(kāi)的一種層次結(jié)構(gòu)。在實(shí)際的工作環(huán)境中，出于不同的需要，分析問(wèn)題式的層次結(jié)構(gòu)還有著以下4個(gè)類(lèi)型，具體如圖1-8所示。

4.問(wèn)答式

所謂“問(wèn)答式”，就是指運(yùn)用問(wèn)答的形式來(lái)組織商場(chǎng)超市文書(shū)的全篇，具體如圖1-9所示。

5.行動(dòng)結(jié)果式

所謂“行動(dòng)結(jié)果式”，就是在文書(shū)中先擺問(wèn)題，后突出結(jié)果以及結(jié)果的實(shí)現(xiàn)方式的一種層次結(jié)構(gòu)。

步驟五：列出文章的大綱

在明確了商場(chǎng)超市文書(shū)的行動(dòng)目標(biāo)、正式程度、總體風(fēng)格以及層次結(jié)構(gòu)之后，就需要列出文章的大綱。

1.列出大綱的好處和目的

列提綱的過(guò)程實(shí)際上就是一個(gè)建立自己思維次序的過(guò)程，在合理的撰寫(xiě)次序確立了之后，具體內(nèi)容的行文就是水到渠成的事情了。

2.具體的做法

利用大綱來(lái)有序地組織撰寫(xiě)者的思路，可以有以下兩種方法。

（1）提綱法。提綱法是很常見(jiàn)的一種列提綱的方法，實(shí)際上就是圍繞商場(chǎng)超市文書(shū)的核心主旨，按照時(shí)間的順序以及邏輯關(guān)系將主要內(nèi)容全都羅列出來(lái)，然后往里邊填充具體的內(nèi)容。

（2）輻射法。輻射法則是一種發(fā)散的思維方法，即撰寫(xiě)者從一個(gè)中心點(diǎn)出發(fā)，隨性地把聯(lián)想到的東西或者想法都體現(xiàn)出來(lái)。在這個(gè)過(guò)程中，一開(kāi)始并不必著急去考慮其是否具有價(jià)值以及整理這些想法的內(nèi)在邏輯關(guān)系，當(dāng)所有的想法都呈現(xiàn)出來(lái)之后，再將它們梳理清楚。

輻射法又叫“腦力激蕩法”或者“頭腦風(fēng)暴法”，好處在于不會(huì)漏掉任何一個(gè)想法。

步驟六：撰寫(xiě)初稿

當(dāng)以上五個(gè)步驟完成得很好時(shí)，撰寫(xiě)初稿就已經(jīng)變得相對(duì)簡(jiǎn)單了。當(dāng)然，初稿撰寫(xiě)完成之后，還應(yīng)該進(jìn)行細(xì)致的校對(duì)，以使得文書(shū)更加的規(guī)范和生動(dòng)。

第三節(jié)　商場(chǎng)超市文書(shū)寫(xiě)作的規(guī)范性

一、數(shù)字的使用規(guī)范

對(duì)商場(chǎng)超市文書(shū)寫(xiě)作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應(yīng)用的數(shù)字上。對(duì)于在商場(chǎng)超市文書(shū)中應(yīng)用的數(shù)字，有以下的使用規(guī)范和要求。

1.數(shù)字要真實(shí)準(zhǔn)確

表現(xiàn)在文書(shū)中的數(shù)字通常對(duì)實(shí)際工作有著極大的指導(dǎo)作用和意義，因此其中所援引的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)必須是真實(shí)準(zhǔn)確的。

2.各個(gè)分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等

各個(gè)分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等也是運(yùn)用數(shù)字的基本要求之一。

3.統(tǒng)計(jì)口徑一致

在商場(chǎng)超市文書(shū)中援引的數(shù)字的統(tǒng)計(jì)口徑也是非常重要的，不同統(tǒng)計(jì)口徑的數(shù)據(jù)放在一起是沒(méi)有任何意義的，只有在統(tǒng)計(jì)口徑一致的前提下，才能進(jìn)行數(shù)據(jù)之間的對(duì)比。

4.列舉數(shù)字有可比性

除了明確數(shù)字比較的基準(zhǔn)之外，根據(jù)我國(guó)公文寫(xiě)作的法規(guī)規(guī)定，按慣例“××以上”以及“××以下”都應(yīng)該是包含該數(shù)字在內(nèi)的。

5.注意倍數(shù)關(guān)系

在商場(chǎng)超市文書(shū)中，數(shù)字之間的倍數(shù)關(guān)系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示數(shù)字變化的用語(yǔ)上。需要強(qiáng)調(diào)的是，“降低70%”與“降低了70%”表達(dá)的是同樣的倍數(shù)關(guān)系，即原來(lái)為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%；而“降低到70%”則不同，它表示原來(lái)為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%。

6.分清楚漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場(chǎng)合

漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場(chǎng)合是在商場(chǎng)超市文書(shū)寫(xiě)作過(guò)程中需要注意的另一個(gè)問(wèn)題，需要予以明確的界定，具體的規(guī)定為：“商場(chǎng)超市文書(shū)中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述以及在詞組慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)和具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的情況必須為漢字外，其他情況應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字?！?/p>

二、部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性

所謂的“部分結(jié)構(gòu)層次敘述”，就是對(duì)商場(chǎng)超市文書(shū)中的幾級(jí)嵌套的分層次編號(hào)。在這個(gè)方面，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體要求如下。

（1）結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編號(hào)用“一”“二”“三”……來(lái)表示。

（2）結(jié)構(gòu)層次的第二層，其層次編號(hào)用“（一）”“（二）”“（三）”……來(lái)表示。

（3）結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號(hào)可以用阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)表示，如“1.”、“2.”等。

（4）結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號(hào)可以用“（1）”“（2）”“（3）”……來(lái)表示。

需要注意的是，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還要求文書(shū)的結(jié)構(gòu)層次最好不要多于四級(jí)，否則邏輯關(guān)系的復(fù)雜會(huì)給讀者帶來(lái)極大的不便；另外，還應(yīng)該注意不要越級(jí)使用各個(gè)層次的編號(hào)。

三、計(jì)量單位的使用規(guī)范

在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對(duì)于計(jì)量單位也是有明確要求的，詳見(jiàn)表1-1。

四、綜合校對(duì)的注意事項(xiàng)

在前文的內(nèi)容中曾經(jīng)提到，完成商場(chǎng)超市文書(shū)寫(xiě)作之后，還應(yīng)該有綜合校對(duì)的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中撰寫(xiě)者應(yīng)該按照商場(chǎng)超市文書(shū)的各種規(guī)范要求來(lái)審視自己的文書(shū)，其中應(yīng)注意以下事項(xiàng)，如圖1-10所示。

五、詞語(yǔ)的使用規(guī)范

在商場(chǎng)超市文書(shū)寫(xiě)作中，還應(yīng)該特別注意詞語(yǔ)的使用規(guī)范。其中，“等”和“等等”這兩個(gè)詞的用法尤其值得分辨清楚。

（1）表示列舉未盡且后面再無(wú)其他詞語(yǔ)的時(shí)候，“等”和“等等”都可以使用，而當(dāng)后面有其他詞語(yǔ)的時(shí)候則只能用“等”。

（2）無(wú)論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項(xiàng)，但其中有一個(gè)特例，即當(dāng)前面這個(gè)詞是一個(gè)專(zhuān)有名詞或者人名時(shí)，可以只列舉一個(gè)，后面用“等”概括。

（3）表示列舉未盡且細(xì)指人的名詞和專(zhuān)有名詞的時(shí)候，一般只能用“等”。

（4）“等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語(yǔ)之間則可以用逗號(hào)隔開(kāi)。

六、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范

標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用會(huì)對(duì)商場(chǎng)超市文書(shū)最終呈現(xiàn)出來(lái)的意思產(chǎn)生重大的影響，如果使用不當(dāng)或者錯(cuò)誤，則很有可能造成理解上的偏差和歧義。

1.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的種類(lèi)

標(biāo)點(diǎn)符號(hào)實(shí)際上分為點(diǎn)號(hào)和標(biāo)號(hào)兩大類(lèi)。

（1）點(diǎn)號(hào)。點(diǎn)號(hào)包括“句末點(diǎn)號(hào)”和“句內(nèi)點(diǎn)號(hào)”兩種，句號(hào)、問(wèn)號(hào)和嘆號(hào)表示一種停頓和語(yǔ)氣的并且通常放在句子最后的稱(chēng)之為“句末點(diǎn)號(hào)”；而逗號(hào)、頓號(hào)、分號(hào)和冒號(hào)表示句內(nèi)停頓的則稱(chēng)之為“句內(nèi)點(diǎn)號(hào)”。

（2）標(biāo)號(hào)。標(biāo)號(hào)包括了以下9種。

——引號(hào)，又可分為單引和雙引。

——括號(hào)，在文書(shū)寫(xiě)作范圍內(nèi)我國(guó)承認(rèn)的括號(hào)主要有3種。

——破折號(hào)。

——省略號(hào)。

——著重號(hào)，用于在需要突出的內(nèi)容下用點(diǎn)做出標(biāo)記。

——連接號(hào)，即兩個(gè)同類(lèi)詞語(yǔ)中間的那一小橫，如秦嶺－淮河。

——間隔號(hào)，通常用于西方人名之間，如邁克·喬丹。

——書(shū)名號(hào)，又可分為單書(shū)名號(hào)和雙書(shū)名號(hào)。

——專(zhuān)名號(hào)，即畫(huà)于特點(diǎn)文學(xué)作品下邊的橫線。

有關(guān)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范，我國(guó)相關(guān)機(jī)構(gòu)專(zhuān)門(mén)出版了一個(gè)小冊(cè)子，其中對(duì)每一種符號(hào)的用法都有詳盡的描述并進(jìn)行了舉例說(shuō)明，這個(gè)小冊(cè)子可以作為我們進(jìn)行商場(chǎng)超市文書(shū)寫(xiě)作的參考。

2.具體的用法

盡管有相關(guān)的工具書(shū)可以參考，但是在這里還是就4個(gè)常見(jiàn)的、容易出錯(cuò)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的問(wèn)題進(jìn)行以下的辨析。

（1）反問(wèn)句的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在反問(wèn)句的末尾是用問(wèn)號(hào)，還是感嘆號(hào)？對(duì)于這個(gè)問(wèn)題很多人都有不同的意見(jiàn)，在這里我們認(rèn)為兩種選擇都是可以的，只是適用問(wèn)號(hào)和適用感嘆號(hào)的情形并不相同：在同樣一個(gè)反問(wèn)句中，需要表現(xiàn)特別強(qiáng)調(diào)語(yǔ)氣的時(shí)候就用感嘆號(hào)，而當(dāng)所表現(xiàn)的語(yǔ)氣一般強(qiáng)烈的時(shí)候則選擇使用問(wèn)號(hào)。

（2）引號(hào)的用法。在使用引號(hào)的時(shí)候，需要注意以下的情況。

——非法規(guī)性的文件，用引號(hào)加以強(qiáng)調(diào)而不用書(shū)名號(hào)。比如，準(zhǔn)發(fā)××省××廳“關(guān)于人文韓大招生問(wèn)題的通知”。

——特定稱(chēng)謂用引號(hào)，如“渤海二號(hào)”鉆井平臺(tái)，“神舟六號(hào)”等。

——縮略語(yǔ)可以用引號(hào)，如“農(nóng)轉(zhuǎn)非”（即農(nóng)業(yè)戶(hù)口轉(zhuǎn)非農(nóng)業(yè)戶(hù)口的縮寫(xiě)）。

——需要著重論述的對(duì)象用引號(hào)予以標(biāo)識(shí)，如有物就是要有內(nèi)容，有序就是要有條理，那么加上引號(hào)變?yōu)椤坝形铩焙汀坝行颉敝螅捅砻髯髡咴诰渥赢?dāng)中分別強(qiáng)調(diào)說(shuō)明有物和有序。

（3）括號(hào)的用法。括號(hào)可以表示一個(gè)文件的成熟程度，比如說(shuō)某一個(gè)政府文件是試行辦法還是最終的版本，其只能用于需要進(jìn)行說(shuō)明的詞語(yǔ)的結(jié)尾，如《××市人民政府住房公積金管理辦法（試行）》。

（4）省略號(hào)的用法。省略號(hào)表示的是引文的省略、列舉的省略或者說(shuō)話(huà)斷斷續(xù)續(xù)的狀態(tài)，需要特別注意的是，省略號(hào)不能與“等”以及“等等”這些詞語(yǔ)一起使用。

3.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)放位置

關(guān)于標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)放位置，需要注意以下4點(diǎn)。

（1）點(diǎn)號(hào)可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的開(kāi)頭，換而言之，點(diǎn)號(hào)應(yīng)該要緊跟前面的文字，而不要把它單獨(dú)放到下一個(gè)行。

（2）標(biāo)號(hào)中的引號(hào)、括號(hào)和書(shū)名號(hào)，前半個(gè)不能放在一行文字的末尾，而后半個(gè)則不能放在一行的開(kāi)頭。

（3）標(biāo)號(hào)中的省略號(hào)和破折號(hào)，不可以一半在前一行文字中同時(shí)另一半在后一行文字中。

（4）引文結(jié)尾處的句號(hào)和引號(hào)，如果引用語(yǔ)是作為一個(gè)獨(dú)立整體存在，則句號(hào)在先，反之，則句號(hào)在后。