第一部分 文書寫作

第一章　商場超市文書寫作概述

第一節　商場超市文書的作用和種類

一、商場超市文書寫作的作用

商場超市文書寫作與其他任何文本的撰寫一樣，其作用和最終目的都是為了與別人進行某種形式的交流與溝通。而需要強調的一點是，溝通并不僅僅是所傳遞出來的信息，而是被別人理解的信息。

因此，在商場超市文書寫作方面最為重要的一點就是要避免陷入單向溝通的誤區，時刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發揮出文書的溝通作用。

二、商場超市文書的分類

在商場超市的實際工作中，文書有很多種，根據其形式和用途可以大致劃分為以下的類型。

1.按形式來劃分

以形式作為劃分標準，商場超市文書可以大致分為以下兩類，如圖1-1所示。

2.按內容用途來劃分

以內容或用途作為劃分標準，商場超市文書則可以分為以下兩類，具體如圖1-2所示。

第二節　商場超市文書寫作的步驟

商場超市文書寫作有以下六個步驟。

步驟一：制定正確的行動目標

在撰寫商場超市文書之前，應該首先確定該文書的行動目標，即希望該文書的對象在收到文書之后采取怎樣的行動，有兩個要點，如圖1-3所示。

步驟二：決定文書的正式程度

商場超市文書正式程度所表現的3個方面，如圖1-4所示。

步驟三：設定文章的總體風格

1.把握總體風格

對商場超市文書總體風格進行判斷和把握，主要有兩個方面：一是溝通的內容是否在目標讀者的資源及能力范圍之內，二是雙方是否相互認可，這兩個方面的因素共同決定了對商場超市文書總體風格的最終選擇。文書總體風格主要有4種，如圖1-5所示。

2.總體風格的設定

根據以上文書風格的分析判定結果，可以按照以下的方式來把握商場超市文書的總體風格。

（1）簡單型。如果是簡單型文書，那么其總體風格就是以羅列事實為主。這是因為這類文書的行動目標對于目標讀者而言難度并不大，并且在立場上對方也持相同一致的態度，所以這類文書的內容只要告訴目標讀者有這樣一件事情即可，在篇幅上可以相對簡短。

（2）說服型。如果是說服型文書，由于其行動目標與目標讀者的初衷并不一樣，撰寫者需要通過文書來使其改變原來的想法或者認識，所以盡管資源狀況是充足的，但仍然會需要與目標讀者進行反復多次的溝通才能達到目標。因此，這類文書通常篇幅較長，并且需要特別突出強調撰寫者的利益所在，充分分析自己觀點或者想法的優勢和好處，以達到轉變目標讀者立場的目的。

（3）解決問題型。解決問題型的文書通常運用于員工與領導進行溝通并且意見并不一致的時候，其總體風格是有問有答且篇幅較長。換而言之，在這種類型的文書中，撰寫者運用將問題和答案打包的形式向目標讀者提供包含一種甚至多種方法的解決方案。

（4）艱難型。艱難型文書在資源和立場兩個方面都遇到了障礙，因此成功達到有效溝通的概率會很小。

步驟四：選擇文章的層次結構

商場超市文書的層次結構是非常重要的，主要的層次結構包括以下5種類型。

1.連貫式

所謂“連貫式”，就是指商場超市文書的層次結構按照事情發展的時間順序來展開，其中有兩個要點，具體如圖1-6所示。

2.并列式

所謂“并列式”，就是商場超市文書中層次與層次之間是并列的關系。有兩個要點，具體如圖1-7所示。

3.分析問題式

所謂“分析問題式”，實際上就是圍繞問題的出現直到最終解決的邏輯關系而展開的一種層次結構。在實際的工作環境中，出于不同的需要，分析問題式的層次結構還有著以下4個類型，具體如圖1-8所示。

4.問答式

所謂“問答式”，就是指運用問答的形式來組織商場超市文書的全篇，具體如圖1-9所示。

5.行動結果式

所謂“行動結果式”，就是在文書中先擺問題，后突出結果以及結果的實現方式的一種層次結構。

步驟五：列出文章的大綱

在明確了商場超市文書的行動目標、正式程度、總體風格以及層次結構之后，就需要列出文章的大綱。

1.列出大綱的好處和目的

列提綱的過程實際上就是一個建立自己思維次序的過程，在合理的撰寫次序確立了之后，具體內容的行文就是水到渠成的事情了。

2.具體的做法

利用大綱來有序地組織撰寫者的思路，可以有以下兩種方法。

（1）提綱法。提綱法是很常見的一種列提綱的方法，實際上就是圍繞商場超市文書的核心主旨，按照時間的順序以及邏輯關系將主要內容全都羅列出來，然后往里邊填充具體的內容。

（2）輻射法。輻射法則是一種發散的思維方法，即撰寫者從一個中心點出發，隨性地把聯想到的東西或者想法都體現出來。在這個過程中，一開始并不必著急去考慮其是否具有價值以及整理這些想法的內在邏輯關系，當所有的想法都呈現出來之后，再將它們梳理清楚。

輻射法又叫“腦力激蕩法”或者“頭腦風暴法”，好處在于不會漏掉任何一個想法。

步驟六：撰寫初稿

當以上五個步驟完成得很好時，撰寫初稿就已經變得相對簡單了。當然，初稿撰寫完成之后，還應該進行細致的校對，以使得文書更加的規范和生動。

第三節　商場超市文書寫作的規范性

一、數字的使用規范

對商場超市文書寫作規范性的要求首先表現在所應用的數字上。對于在商場超市文書中應用的數字，有以下的使用規范和要求。

1.數字要真實準確

表現在文書中的數字通常對實際工作有著極大的指導作用和意義，因此其中所援引的數字數據必須是真實準確的。

2.各個分數之和與總數相等

各個分數之和與總數相等也是運用數字的基本要求之一。

3.統計口徑一致

在商場超市文書中援引的數字的統計口徑也是非常重要的，不同統計口徑的數據放在一起是沒有任何意義的，只有在統計口徑一致的前提下，才能進行數據之間的對比。

4.列舉數字有可比性

除了明確數字比較的基準之外，根據我國公文寫作的法規規定，按慣例“××以上”以及“××以下”都應該是包含該數字在內的。

5.注意倍數關系

在商場超市文書中，數字之間的倍數關系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示數字變化的用語上。需要強調的是，“降低70%”與“降低了70%”表達的是同樣的倍數關系，即原來為100%，現在變為了30%；而“降低到70%”則不同，它表示原來為100%，現在變為了70%。

6.分清楚漢字與阿拉伯數字的使用場合

漢字與阿拉伯數字的使用場合是在商場超市文書寫作過程中需要注意的另一個問題，需要予以明確的界定，具體的規定為：“商場超市文書中的數字，除成文日期、部分結構層次敘述以及在詞組慣用語、縮略語和具有修辭色彩語句中作為詞素的情況必須為漢字外，其他情況應當使用阿拉伯數字。”

二、部分結構層次敘述的規范性

所謂的“部分結構層次敘述”，就是對商場超市文書中的幾級嵌套的分層次編號。在這個方面，國家標準規范的具體要求如下。

（1）結構層次的第一層，其層次編號用“一”“二”“三”……來表示。

（2）結構層次的第二層，其層次編號用“（一）”“（二）”“（三）”……來表示。

（3）結構層次的第三層，其層次編號可以用阿拉伯數字來表示，如“1.”、“2.”等。

（4）結構層次的第四層，其層次編號可以用“（1）”“（2）”“（3）”……來表示。

需要注意的是，國家標準規范還要求文書的結構層次最好不要多于四級，否則邏輯關系的復雜會給讀者帶來極大的不便；另外，還應該注意不要越級使用各個層次的編號。

三、計量單位的使用規范

在國家標準規范中對于計量單位也是有明確要求的，詳見表1-1。

四、綜合校對的注意事項

在前文的內容中曾經提到，完成商場超市文書寫作之后，還應該有綜合校對的過程。在這個過程中撰寫者應該按照商場超市文書的各種規范要求來審視自己的文書，其中應注意以下事項，如圖1-10所示。

五、詞語的使用規范

在商場超市文書寫作中，還應該特別注意詞語的使用規范。其中，“等”和“等等”這兩個詞的用法尤其值得分辨清楚。

（1）表示列舉未盡且后面再無其他詞語的時候，“等”和“等等”都可以使用，而當后面有其他詞語的時候則只能用“等”。

（2）無論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項，但其中有一個特例，即當前面這個詞是一個專有名詞或者人名時，可以只列舉一個，后面用“等”概括。

（3）表示列舉未盡且細指人的名詞和專有名詞的時候，一般只能用“等”。

（4）“等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現停頓，而“等等”與前面的詞語之間則可以用逗號隔開。

六、標點符號的使用規范

標點符號的使用會對商場超市文書最終呈現出來的意思產生重大的影響，如果使用不當或者錯誤，則很有可能造成理解上的偏差和歧義。

1.標點符號的種類

標點符號實際上分為點號和標號兩大類。

（1）點號。點號包括“句末點號”和“句內點號”兩種，句號、問號和嘆號表示一種停頓和語氣的并且通常放在句子最后的稱之為“句末點號”；而逗號、頓號、分號和冒號表示句內停頓的則稱之為“句內點號”。

（2）標號。標號包括了以下9種。

——引號，又可分為單引和雙引。

——括號，在文書寫作范圍內我國承認的括號主要有3種。

——破折號。

——省略號。

——著重號，用于在需要突出的內容下用點做出標記。

——連接號，即兩個同類詞語中間的那一小橫，如秦嶺－淮河。

——間隔號，通常用于西方人名之間，如邁克·喬丹。

——書名號，又可分為單書名號和雙書名號。

——專名號，即畫于特點文學作品下邊的橫線。

有關標點符號的使用規范，我國相關機構專門出版了一個小冊子，其中對每一種符號的用法都有詳盡的描述并進行了舉例說明，這個小冊子可以作為我們進行商場超市文書寫作的參考。

2.具體的用法

盡管有相關的工具書可以參考，但是在這里還是就4個常見的、容易出錯的標點符號的問題進行以下的辨析。

（1）反問句的標點符號。在反問句的末尾是用問號，還是感嘆號？對于這個問題很多人都有不同的意見，在這里我們認為兩種選擇都是可以的，只是適用問號和適用感嘆號的情形并不相同：在同樣一個反問句中，需要表現特別強調語氣的時候就用感嘆號，而當所表現的語氣一般強烈的時候則選擇使用問號。

（2）引號的用法。在使用引號的時候，需要注意以下的情況。

——非法規性的文件，用引號加以強調而不用書名號。比如，準發××省××廳“關于人文韓大招生問題的通知”。

——特定稱謂用引號，如“渤海二號”鉆井平臺，“神舟六號”等。

——縮略語可以用引號，如“農轉非”（即農業戶口轉非農業戶口的縮寫）。

——需要著重論述的對象用引號予以標識，如有物就是要有內容，有序就是要有條理，那么加上引號變為“有物”和“有序”之后，就表明作者在句子當中分別強調說明有物和有序。

（3）括號的用法。括號可以表示一個文件的成熟程度，比如說某一個政府文件是試行辦法還是最終的版本，其只能用于需要進行說明的詞語的結尾，如《××市人民政府住房公積金管理辦法（試行）》。

（4）省略號的用法。省略號表示的是引文的省略、列舉的省略或者說話斷斷續續的狀態，需要特別注意的是，省略號不能與“等”以及“等等”這些詞語一起使用。

3.標點符號的點放位置

關于標點符號的點放位置，需要注意以下4點。

（1）點號可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的開頭，換而言之，點號應該要緊跟前面的文字，而不要把它單獨放到下一個行。

（2）標號中的引號、括號和書名號，前半個不能放在一行文字的末尾，而后半個則不能放在一行的開頭。

（3）標號中的省略號和破折號，不可以一半在前一行文字中同時另一半在后一行文字中。

（4）引文結尾處的句號和引號，如果引用語是作為一個獨立整體存在，則句號在先，反之，則句號在后。