4 運(yùn)用“輸出設(shè)想法”指導(dǎo)資料制作

一、麥肯錫創(chuàng)造的高效資料制作方法

作為管理者，您是否有過這樣的經(jīng)歷。當(dāng)看到員工所制作的資料和文書時，“嗯……跟我預(yù)想的完全不一樣呀……”

當(dāng)成果與自己所設(shè)想的效果南轅北轍，相去甚遠(yuǎn)時，可能有的管理者會將責(zé)任全部歸咎于員工“這家伙果然還是不行啊”，有的管理者甚至?xí)敛涣羟榈貞嵍?xùn)斥“你為什么就聽不懂我的意思呢”。其實不然，這責(zé)任根本在于作為管理者的您自己。

管理者和普通員工所掌握的信息量是截然不同的，即便您認(rèn)為您已經(jīng)很清晰地向員工傳達(dá)了意圖，但期待員工能如您設(shè)想般提交完美的成果基本是不太可能的。在時間緊任務(wù)重的工作周期內(nèi)，管理者最想避免的便是資料的推倒重做和反復(fù)修改吧。

接下來要介紹的便是我在麥肯錫時代，同時應(yīng)用于多個項目而總結(jié)出的一套行之有效的“輸出設(shè)想”的資料制作方法。因為最開始就揭示出管理者所設(shè)想最終文書樣式的效果（輸出），因而命名為“輸出設(shè)想法”。

具體操作流程如下：

①管理者做好資料的封面和目錄，插入各章節(jié)的頁數(shù)，并在每一頁上編上頁碼。具體內(nèi)容可以粗略帶過，但一定要審慎細(xì)致地列好章節(jié)的構(gòu)成，需要員工在每一頁上寫上什么內(nèi)容，插入怎樣的表格等等，盡量具體地按照自己的設(shè)想寫在相應(yīng)的位置。

②復(fù)印幾份分發(fā)給員工，并進(jìn)行全面的解釋和說明。同時回答員工的各種疑問。

③頻繁地確認(rèn)進(jìn)度（每兩周確認(rèn)7到10次左右），一旦發(fā)現(xiàn)員工有未完善和出錯之處，上司即可立即進(jìn)行補(bǔ)救。

二、制作時間限制為30分鐘，充分鍛煉管理者自身的判斷力

輸出設(shè)想資料制作法讓上司的大腦高速轉(zhuǎn)起來，因而在習(xí)慣之前也許您會感到有些吃力。但是，通過該方法正好可以鍛煉管理者的思考能力，也能讓管理者自身迅速成長。

進(jìn)行①的操作時，如果是30到40頁左右的資料，請管理者在30分鐘內(nèi)制作完成輸出設(shè)想。也許您會覺得30分鐘太短了，但只要您能堅持4到5次相信就一定可以做到的。如果想要走上更高的領(lǐng)導(dǎo)崗位，必不可少的就是在各種情況下的果決判斷能力，因此此時開始限制制作時間不僅可以訓(xùn)練管理者自身能力，為走上更高的領(lǐng)導(dǎo)崗位打下基礎(chǔ)，作為上司還能借此機(jī)會為員工提供恰當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)，這都是作為領(lǐng)導(dǎo)的基本素質(zhì)。

采用這種方法后，員工不會感到過度的壓力和緊張，反而能較快速地完成資料的制作。最終的輸出效果也將大幅提高。

管理者熟悉并習(xí)慣使用“輸出設(shè)想法”之后，可以在員工的眼前進(jìn)行操作，可同時征詢員工的意見進(jìn)行制作推進(jìn)，可以進(jìn)一步提高制作速度，“原來是這樣操作的呀”，員工也能逐漸學(xué)會正確的工作操作流程。

“輸出設(shè)想法”不僅可以應(yīng)用于資料制作，還可以應(yīng)用于產(chǎn)品設(shè)計、程序設(shè)計、使用說明書制作等，在廣泛的文書和設(shè)計制作業(yè)務(wù)中，都請您不妨一試，定會事半功倍。

04 切勿讓員工頻繁受挫，他們才會有所成長