八、圖書館藏書管理制度的由來及發展

直至19世紀末，經歷了幾千年的圖書館制度并沒有什么大的改變。因為這一漫長時期中圖書館圖書儲存量少，因此把書看得很重，偏重于藏，對利用雖然也有，但限制較多，不論王室、寺院、教會、書院（學校）、私人圖書館都是如此。因此圖書館制度相對簡單，偏重于圖書保存典藏的一些規定，使用制度較少，對圖書收藏、目錄編制已形成一些制度。

前文提及，在中國三千多年前的商朝，古老的圖書館就已經有了一系列的文獻管理制度。到了西周時期，西周統治階級為了維護統治，非常重視檔案管理工作的建設，并建立了文獻檔案的收集與分類制度、副本制度、呈報與檢查制度、金匱制度等一系列的文獻管理制度，這一系列制度在此后的漫長歲月里不僅影響了中國，也影響了受中華文化影響的東南亞國家的文獻管理制度和圖書館制度。

周代的文獻收集與分類制度大體與前朝相同。副本制度則是一項創新。

副本是指同一檔案文件的抄本或復制本。副本是相對于正本而言的。檔案文書的副本制度是我國文檔管理的一項十分重要的制度，自西周時創立，是西周王朝的重要檔案制度，為了便于當時統治者日常政務的利用，并且也為了更好地保存正本，便開始制作稽查利用的檔案副本，當時王朝的重要檔案大都置有多份副本，分在各處，這類副本由各類文書的主管部門和有關部門保存。周朝各職官所產生之文書檔案，需呈繳檔案正本存放天府，副本則由各職官保存。這樣的制度有利于需要參閱相關檔案的職官，隨時可以調閱其所典藏之檔案文件，并且，無論王朝的中央或地方，每一份檔案文件都存有副本，以免遺失或毀損。

文獻呈報與檢查制度也是西周的一項創新。周王朝的地方機關中建立有相應的逐級呈報制度。在州府、間府中都設有官員掌管丁籍，把庶人工商按人戶編制成冊，定期檢查，并規定要按層級宰府、間府、周府的順序，逐一往上呈報。

關于查檢的制度，《周禮》中就有記載按時檢查檔案的實例。還有規定司書所掌管的檔案是三年核算一次，以作為國家向廣大人民征派賦役的依據。此外“戰國時就有計書，此種計書檔案是王室任免地方官吏的標準，國家以此作為通過地方官吏向廣大農民征派賦役的依據。凡中央和地方長官必須將一年人口和賦稅的收人記人卷上，上報國君，卷分為兩半，王持右卷，臣持左卷，歲終時進行核算，以此作為考核官吏，決定升遷和降免的依據”。

金匱制度是周朝對于特別重要的檔案的特殊的典藏制度。金匱是一種保存檔案的裝具，是西周王朝創制的一種金屬封緘的匱子，被稱為“金滕之匱”，是專門用來收藏一些最機密、最重要的檔案的匱子。“金滕之匱”是當時典藏重要文件的專用檔案匱，多置于宗廟之中。周公將自己盡忠國家之心志，作于冊書之中，祭告上天，并將冊書置于金滕之匱中、置于宗廟以見證于神鬼。這便是周朝特殊檔案的典藏制度。這種典藏制度一直為后世所沿用，西周王朝將這些重要的檔案材料收藏于此，交由天府管理，存放于金匱之中，可更使其安全受到進一步的保障。

春秋戰國的文獻檔案管理出現了上計制度和用印制度。前者是指郡縣長官于每年年終將下一年度的民戶和財賦數目寫在木卷上送呈國君，國君把木卷剖而為二、三執右卷，當下一年度終了時，郡縣將賦稅繳國君。后者是指對政府文書加以印封，由于當時書寫材料為竹木、縑帛，不能直接用印，故蓋印用封泥。因印章為國君給予的權力憑證，因此對印章保管十分重視，盜竊印章要處死刑。

秦朝的建立標志著中國走進了封建集權時代，此后的兩千多年，中國數度達到世界文明頂峰，在古代圖書館的制度建設上主要有以下十點。

1．抬頭制度

行文中遇有需要表示特別尊敬的字樣（如皇帝姓名、尊號、皇帝的詔制），雖然一行沒有寫滿，也要回行頂格書寫，甚至高出一格以至幾格，以表示尊敬字樣在字面上高高在上，這種書寫形式稱抬寫或抬頭。分為平抬和空抬兩種。這種制度起始于秦，后歷代沿襲，但所抬字樣和規格不一，越到封建社會后期越為嚴格和繁縟。它是封建禮儀在文書體式上的反映。

2．避諱制度

所謂避諱是在文書書寫中回避君父尊親的名字。這是宗法禮儀在文書體式上的反映，始于西周，但只限于言語避諱。

3．璽印制度

皇帝印稱“璽”，官員印只能稱“印”或“章”。皇帝有六璽，不同的文書用不同的璽。蓋印于封泥，即封以黏土，再蓋以璽印。

4．文書處理制度

漢代以后，封建王朝各項政治制度完備，從中央到地方的一整套文書檔案制度逐漸確立，在文書處理上形成了一些基本制度：下行文書處理程序大致包括以下四個環節，即起草、判行、郵遞、執行。此外上行文書的處理也已相當制度化：撰寫、呈遞、審核、批復。兩漢正是我國封建社會文書工作制度的確立和發展時期。隨著封建王朝各項政治制度的完備，從中央到地方的一整套文書工作制度逐漸建立，在文書處理上形成了一些基本制度。

5．文書郵遞制度

為了使公文能夠即時上傳下達，兩漢統治者十分重視文書的郵遞工作，不僅制定了嚴格的制度，而且采取種種措施，以保證文書郵遞的準確運行。負責機構是遍設全國的“亭”，并有專門的車馬與人員，此外還修筑了驛路，還采取各種措施保障文書運遞中的安全。設有郵亭，但并非所有的亭都承擔文書郵遞任務。郵亭是郵遞文書的中間站，來往文書要登記造冊，稱為“郵書簿”。有些文書交郵寄遞，稱為“因郵亭書”“因郵上封事”等。文書的郵遞，既有人力步行，也有傳車，郵亭便是交通人員替換車馬、飲食休息的地方。郵遞文書之馬稱驛馬，送公文之人稱驛使，把從邊關寄來的文書叫做“奔命書”。郵遞文書時，根據文書的緩急程度分別采用不同的通信方式。為了迅速準確地傳遞公文，在文書的封面簡上寫上傳遞標志和發寄方向。為了保證公文的順利傳遞，漢代廣泛修建了驛路。正是由于有了一系列嚴格的文書郵遞制度，才保證了文書順利傳遞，維持了封建國家機器的正常運轉。

6．勾檢制度

勾檢制度是唐代施行的對文書檔案的監督檢查制度。“檢者，謂發辰檢稽失，諸司錄事之類。勾者，署名勾訖，錄事參軍之類”。由此可見，勾檢官吏或官司主要是檢查文書是否辦理失誤或遲緩，文書本身是否有錯訛之處，文書是否辦理完畢等。唐代從中央到地方都設有文書勾檢部門或文書勾檢人員。在中央，尚書省是最高級文書檔案勾檢部門。“勾檢全國各級行政管理官府的官文書（同時也勾檢與文書有關的各級官吏）是尚書都省的主要職能之一。這又可分為兩種情況：一為內外諸司應出文書皆須送尚書都省勾檢，其稽失者的負責官吏要受到行政處分甚至刑事處罰；二為全國內外諸司的一應處理完畢的官文書（亦即檔案）必須送納尚書都省覆校。”“（尚書省）左右司郎中、員外郎，各掌付十有二司之事，以舉正稽違，省署符目，都事監而受焉”。尚書省六部也設有都事、主事令史、書令史等官吏負責文書檔案的監督工作。在地方，負責文書檔案的處理工作的文書官員錄事、司錄參軍等也負責文書的監督工作。文書的發出需要勾檢，檔案的收集和歸檔也需要勾檢。“凡天下制敕計奏之數，省符宣告之節，率以歲終未斷。京城諸司，常以四月一日納于都省。其天下諸州，則本司推校，以授勾官。勾官審之，聯署封印；附計賬，使納于都省。常以六月一日，都司集諸令史對覆。”勾檢的對象包括各級政府部門的公文、地方州縣的官文書和各類戶籍、計賬等。勾檢的內容包括：文書檔案是否辦理完畢；文書是否違期。檔案是否粘署壓縫完畢。“勾檢的過程包括登記、檢查、復查三個步驟。這三者構成了唐王朝衙署的勾檢制度。”

7．文書的保管與移交制度

唐代雖然缺乏對文書檔案利用價值大小鑒定的深刻認識，但也初步確立了文書檔案的保管制度，如戶籍檔案，“（凡天下州縣）每一歲一計賬，三年一造戶籍??，縣以籍成于州，州成于省，戶部總而領焉??，州縣之籍，恒留五比，省籍留九比”。戶籍檔案在地方保存15年，在戶部保留27年。其他文書檔案的保管期限也視其重要程度而定。據《唐律疏議》, “文案不須長留者，每三年一檢除”。在唐代，由于紙張的保管技術大為提高，防蟲、防濕等技術的掌握也為唐代文書的長期保存提供了物理條件。在文書的移交方面，《唐律疏議》規定：“其主典替代者。文檔皆立正案，分付后人。”主管文書檔案的人員離職時，要對所有文案設立簿冊，交由新任保管人員。這樣避免了新的文書檔案管理人員因為對文書的不熟悉而造成失誤。對于遺失保存的文書而造成缺漏錯誤，或因為管理不善造成庫藏起火或檔案錯漏，唐政府都將追究主管人員或工作人員的責任。

8．保密和安全制度

文書作為政府發布命令、傳遞信息的重要工具，對于維護統治秩序和國家安全影響深遠。由于古代文書檔案管理制度本身存在的不足和疏忽，常常發生文書失竊，國家機密被泄露等事情，“檔案的安全關系到統治者的切身利益”因而通過行政和法律手段來確保文書檔案的保密性和安全性顯得尤為重要。在唐代，中書舍人負責詔敕的擬定，關系極為敏感。對他們就制定了稽遲、違失、忘誤和泄露的“四禁”制度。在文書檔案處理的各個環節，都要求經辦人員仔細檢查，并在文書原件上署名，這樣在出現問題時可以及時落實責任，確保文書的安全。唐代政府還規定：制書官文書只能由勾檢官收發，其他人不得擅自拆閱。對于偷盜或偽造官文書或符寶印節等物的行為，因其嚴重地干擾了國家正常的統治秩序，損害了政府的權威，而且很可能泄露機密，不利于文書檔案的安全和保密，這類行為是要受到嚴厲處罰的。“把泄漏文書檔案定為禁令，強制實行，確保了文書檔案的安全保密。”

9．鑒定銷毀制度

唐朝對于檔案規定了鑒定制度，也稱“檢簡”，就是把檔案進行分析、研究、檢查，哪些檔案應該永久保存，哪些檔案保留一段時間便可以銷毀。問題處理非常慎重，此外對檔案銷毀規定極為嚴格，“文案不須常留者，每三年一揀除”, “凡文案、詔敕、奏案及考案、補官解官案，祥瑞、財務、婚、田、良賤、市估案，如此之類長留，以外年別檢簡，三年一除之，具錄事目為記。其須為年限者，量事留納，限滿準除。”

10．用紙制度

隨著唐代造紙技術的發展和造紙工業的蓬勃興起，各種不同原料、不同質量、不同類型的紙張大量出現，唐代官府公文書寫用紙也更為講究。唐朝用紙量較大的首推官府公文用紙。據載：“中書令李林甫以租庸、丁防、和糶、春彩、稅草無定法，歲為旨符，遣使一告。費紙五十余萬。”向全國發布一個通告需要用紙50多萬張。又為了加強對人口、土地的有效監管、控制，唐朝中央政府規定：“每一歲一造計賬，三年一造戶籍”計賬一式三份，一份呈報戶部，州縣各存檔一份。唐太宗十四年（639），全國有州360個，縣1557個，州縣數量之多，加之必須一式三份，可見編制戶口冊這項工作量之大，用紙也必將是驚人的。

唐代在用紙方面制定了嚴格的制度，當時紙張的種類很多，原料、色澤各有差異，其用途也有所區別：“當時有黃紙和白紙兩種。黃紙為皇室所專用，一般官吏和民間是不能使用的。” 據《唐六典》:“發日敕用黃麻紙，敕旨、論事敕、及敕牒用黃藤紙，其敕書頒下諸州用絹。”但皇帝的命令文書也有用白麻紙書寫的，如“凡將相出人，皆翰林草制，謂之白麻”。翰林院用白麻紙寫詔書，皇帝為賞賜、征召而頒發的敕書用白藤紙，慰問出征的將士的敕書用黃麻紙，用于任命將相的告身文書用金色五花綾紙，對鄰近少數民族政權賞賜的敕書用五色金花白背紙等，特別值得一提的是中書省起草的詔令文書也大量使用黃紙，“黃色在唐代被確立為尊色，并為后世朝代所沿用，用黃紙可以凸顯皇帝的尊貴，又有利于文書檔案的長期保存。”僅從公文用紙上就可以判別出不同的發文機關和文書種類，這一制度使文書整齊、統一，利于進一步的文書分類和統一保管。唐朝所建立的一套公文用紙制度，為后代所繼承和發展。

11．執論制度

執論是指文書簽發前的決策和論證，如“貞觀元年，上謂侍臣日：‘??詔敕如有不便，皆須執論。比來維覺阿旨順情，唯唯相尚??若唯署敕文書而已，人誰不堪??，自今以后，詔敕疑有不穩，必須執之”。為了保證文書在內容方面的穩便，唐政府對文書的執論作了具體規定：凡軍國大事，中書舍人要各抒己見，充分討論，并要就所提意見親自簽署，以示負責；然后，送本部門上級官員審定；最后，送門下省審駁，由門下省官員給事中、黃門侍郎審查、執論，提出修改或反駁意見。如此規定是為了集思廣益，以減少文書的失誤，做到準確行政。

12．貼黃制度

唐朝是以制敕的形式來發布政令的，因此制敕是唐朝最具權威、最重要的下行文書，不得有誤。“制敕的擬定有兩個重要環節：一是承制，即領旨；二是寫制，即草擬”。兩個環節中任何一個出現失誤都將貽誤公務。因此，為了彌補、糾正在制敕中的失誤，唐朝發明了貼黃制度，所謂：“敕有更改者，以紙貼黃”, “唐制：降敕有所更改，以紙貼之，謂之貼黃。蓋敕書用黃紙，則貼黃亦黃紙也”。《唐會要》亦云：“上元三年（676年）閏三月，詔制敕并用黃麻紙。”敕書若有須改正之處，就用黃紙貼上，然后改寫，這就是帖黃。“這里所說的黃紙是一種經過黃柏汁浸泡的紙，因黃柏紙中含有小柏堿，紙經它浸泡具有殺蟲防蛀的功能”。O這一制度首創于唐，以后歷代政府相沿使用并不斷發展創新，到明朝朱元璋禁止繁文之后取得進一步發展，到崇禎時期貼黃制度達到高峰。正所謂：“一種制度，尤以習慣積累而成者，往往其始也微而難察，不成規制。興之既久，其勢漸成，如再益以特殊事件，更假此得利乘便，易收事功。其機能作用自亦隨之擴大。” 唐代的貼黃制度正深刻地說明了這一點。

13．簽押、判署制度

唐朝規定，文書制作完畢之后，需要經過本部門長官的審定認可。長官如認可，則在文書前寫上“依”“從”“可”“聞”等字樣，此稱為判署。同時，文書還要經本部門長官署上名字方可執行。若是皇帝制敕，則需經過參與文書制作和審批的各部門相關主管人員的簽名方可，此稱為聯署。需要注意的是，唐制原則上規定文書署名必須本人親自為之，不得代署，唐代律令也對此有相關的處罰措施，“諸公文由本案事直而代官司署者，杖八十。代判者，徙一年。亡失案而代者，各加一等”。這一制度的目的是防止偽造公文，保證公文的準確與安全。但此事并非一成不變。如“初，肅宗之世，天下務殷，宰相常數人，更直決事。或休浴各歸私第，詔直事者代署其名而奏之，自是踵為故事。時郭子儀、朱洮雖以軍功為宰相，皆不預朝政，獨居政事堂，代二人署名奏（崔）佑甫”，由此可見一斑。

14．謄寫、用印和折迭制度

文書經長官和承辦人員簽押和判署之后，需要謄寫的，有謄寫人員謄抄。謄寫事件有規定，不許過限。“凡尚書省施行制敕，案成則給程以鈔之。通計符、移、關、碟，二百紙以下限二日，過此以往，每二百紙以上加二日，所加多者，不得過五日，若軍務急速者，不出其日”。另外，對于御批文書，則需要留案，然后將文書謄抄一份，對外施行。《唐六典》卷八：“覆奏（謂皇上批復）畫‘可’‘訖’，留門下省為案，更寫一通，侍中注‘制可’，印縫署，送尚書省施行”。文書經謄寫完畢，需要用印的文書，則由監印之官對之進行勾檢，確定無誤之后用印。“凡施行公文應印者，監印之官，考其事目，無或差謬，然后印之，必書于歷”。并規定，一文一印。一份文書若有2頁以上的公文紙，則要蓋騎縫印。文書的完成日期以及用印文書都要記錄下來并納庫保存。此外，文書制作完畢后，需要“按照一定的尺寸大小，折迭起來，合為一本，則開為多頁，便于閱讀、運轉、保存”, 這就是所謂的折迭制度。

15．一事一文制度

“即規定一份公文只能敘述一個問題或一件事情”“這一制度防止了公文行文的混亂，對提高公文的準確性、及時性有積極作用”，并且加速了文書運轉的速度，成為文書的主要寫作原則之一，沿用至今。

16．收文處理制度

唐代對于文書的傳遞期限有明確的規定，并標記于文書之上。“凡內外百司所受之事，皆印其發日，為之程限。一日受，二日報，小事五日，中事十日，大事二十日，獄案三十日，其急務者同焉。小事判，勾經三人以下者給一日，四人以上者給二日，中事每經一人給二日，大事加一日，內外諸司咸率此。”收文機關在收到文書之后，要作一些處理。

17．借閱制度

中國古代圖書館只有書院藏書可以外借，由此形成了較規范的借閱制度。在借閱方法上，書院一般設有“閱書簿”，凡借閱圖書者，在簿子上要注明某月某日取某書幾卷幾冊，還書時再在簿上注明如數歸還，以便核查。書院借書有專職的借書人員（一般是“監院”“齋長”），借書有數量和日期限制。除前面提到的幾家書院外，關于書籍的借閱，岳陽（慎修）書院規定，“生徒領書出具領條，須載明若干日看完字樣，向齋長領取”，凡損壞書籍者，“勒令解囊賠償”。再如岳麓書院借書由“監院”在“冊存”（相當于“閱書簿”）上“登號記數”，不管院長還是生徒，外借期限lo天，歸還后即給予銷號，如到期不還，“監院”就到月考課時催還，如到“散館”（學期結束）時還不歸還，“監院”就在院長的“修金”（工資）或“膏火”（助學金）扣取原書價相同數額的罰金。有的書院還區分外借書籍和不外借書籍，如規定《史記》《漢書》《三國志》和類書，孤本不準外借，只許在院內翻看。

西方中世紀大學圖書館同樣允許藏書外借，并有相應的規定。以“梭本圖書館”為例，圖書可以借出圖書館，但必須當天歸還。除了本校的教師和學生，其他人借書出館，則必須交納與圖書價值相當的押金。

1909年，清政府頒布《京師及各省圖書館通行章程》，這是中國歷史上第一部關于圖書館的國家立法。《京師及各省圖書館通行章程》規定，“京師及各省省治，應先設圖書館一所。各府、廳、州、縣治應各依籌備年限以次設立”訪。至此，以《京師及各省圖書館通行章程》的頒布為標志，可以認為在圖書館公共事務方面，來自下層的民眾自發式行動與來自上層的政府行為之間的上下互動基本完成，從而極大地促進了中國近代圖書館事業的發展。在此過程之間及之后，中國創建了一批圖書館或者將私人藏書樓對外開放。

1915年，當時的民國政府正式頒布實施《通俗圖書館規程》，規定設立通俗圖書館是為了“儲集各種通俗圖書，供公眾之閱覽”，并規定省治、縣治均應設立，又規定“私人或公共團體，公私學校及工場，得設立通俗圖書館”，明確規定“通俗圖書館不征收閱覽費”。因此，通俗圖書館“社會效益非常顯著??備受歡迎”，以至于“北京的京師通俗圖書館1916年度全年閱覽總數266914券，除休息日不計外，每日平均895券”, “通俗圖書館，比之省立圖書館，用款不及什之一，閱書人數則多至數十倍。足見通俗圖書館與小學輔車相依，凡縣城市鎮均不可少”。

民國時期，政府比較重視以法律形式規范圖書館事業，先后頒布過一系列有關圖書館的法令：

1915年11月教育部頒布《圖書館規程》；

1915年12月教育部頒布《通俗圖書館規程》；

1927年12月大學院公布《圖書館條例》；

1930年教育部公布《圖書館規程》；

1939年教育部公布《修正圖書館規程》；

1947年教育部公布《圖書館規程》。

1949年之后的我國圖書館事業在政府的統——規劃和集中控制下取得了巨大成就：全國迅速建立了——個種類齊全、規模龐大的圖書館事業。大部分縣以上區域普及了圖書館服務，建成了大規模的基層圖書館（室）。

政府集中控制對我國在1949年之后迅速建立起——個龐大的圖書館事業發揮了重要的推動作用，甚至由此打下了中國現代圖書館事業發展的物質基礎，但對其有效性并不能估計過高，而應該結合當時的歷史環境對其利弊予以辯證的分析。——旦外部環境發生重大改變，如從新民主主義建設轉人社會主義建設，就需要重新探索和實踐新的組織管理體制。由中國共產黨十——屆三中全會所啟動的中國的改革開放進程，實際上也開啟了國家整體制度環境層面對政府集中控制模式的反思和改革探索。

（本章由吳南執筆）