你是上司眼中無可取代的秘書嗎？

職場上有獨立見解、有能力的秘書比比皆是，但為什么有些秘書能夠得到上司的重用，甚至隨著上司的成功而成功，而有些秘書卻始終處于“懷才不遇”的狀態中？更有甚者，很可能遠不如你的秘書早已獲得晉升，而你卻依然是秘書大軍中的平凡一員。如果你真的出現了此類問題，那么，先別抱怨，問題多半是出在你的身上。

 

總公司進行人員大調動，某區域經理升職后，從秘書部帶走了一位秘書，大家對此無可厚非：已高升的這位秘書能力是所有人都敬佩的。

在公司中已有3年工齡的秘書紫晴認為，自己之所以得不到原經理的認可，是因為他的個性太難伺候——的確，秘書處所有人都曾經遭遇過他的責難。在紫晴看來，只要新上任的經理容易相處，那么，自己一定能夠獲得他的青睞。

萬幸的是，新經理果然有一副好脾氣，他給辦公室中的每一個人都留下了親切的好印象。但是，一段時間的接觸下來，紫晴卻依然沒有獲得這位親切的上司的認可——他習慣給下屬很大的發揮空間，更希望自己的秘書可以不要事事請示，但紫晴并不知道哪些事情應該自己做主——在經理決定提升一個人當自己的私人秘書時，紫晴清楚地知道，那個人肯定不是自己。

 

你有怎樣的能力并不是最重要的，重要的是，你能否依據上司的需求來及時地調整自己的工作風格。若你只是要求上司能夠符合你的期望，那么，你實際上是在要求上司做出改變——這對秘書而言無疑是非常不明智的行為。

上司期望你是怎樣的，你便應是怎樣的

我們很容易忘記這樣的事實：隱藏在權威背后的上司，與你我一樣，同樣是個平凡的人，他們也有自己的期望與理想、弱點與強項、挫折與恐慌，他的背景、訓練與長久積累的經驗造就了他，立足于過往，他擁有個人嗜好、家庭生活、工作習慣。

但是，你了解他嗎？你對他的認識足夠讓你透過他的眼光來看待這個世界嗎？

1．你是一個合格的秘書嗎？

上司為什么對你的工作不滿意？很多時候是因為我們的工作未能做到他所期望的模樣。除非你先學會跟隨管理者，否則你永遠不能通過秘書職位，到達另一個職業高度。在著名美國管理學家保拉·卡普尼的觀念中，“了解并管理上司”是職業成功的關鍵，而以下10個問題則是他主張的十大“成功服務”問題。

（1）你是否清楚地知道上司的目標，并力求通過自己的努力，使其他同事也清楚？

（2）你是否擁有幫助上司實現目標所需要的知識與能力，并因上司的目標變動而做出了相應的調整？

（3）你是否因自我能力對上司目標的幫助作用，而使他對你產生積極的依賴？

（4）你是否清楚上司的風格與習慣，并因此做出了相應的調整？

（5）你是否清楚上司的優勢與長處，并在工作中輔助他發揮優勢與長處？

（6）你是否幫助上司實現過他追求的目標，甚至超出了他的期望？

（7）你是否獲得了上司的信任，使上司可以放心地授權給你？

（8）你是否在恰當的時候，以實際的言行合一，來顯示出自己對上司的欣賞與感激？

（9）你是否尊重并明智地遵循著上司的時間與資源利用？

（10）你是否在幫助上司，使他在他人眼中看上去更好？

一般來說，針對上面10個問題，不合格的秘書只能做到5個甚至更少，合格的秘書則能做到6～8個，而優秀的秘書則可以做到9個甚至全部做到。

2．經常問一些有關上司的問題

考慮到以上幾點，秘書就應該更經常地問自己一些有關上司的問題，弄清楚影響他們行為的因素。只詢問有關上司的粗淺問題，對個人能力的提升是毫無幫助的，最好的辦法是采用反向思考法。

（1）在上司批評下屬時，在他發火時，是什么樣的事情、行為或態度讓他失態的？

（2）在什么時候上司會表揚他人？在上司對某些下屬進行公開表揚時，這些下屬做了什么，或是說了什么？

（3）你的上司在什么時候、因為什么事情而精力充沛？又有哪些工作令他加班熬夜，或者整日焦躁？

（4）你上司的動力是什么？他更渴望權利、安全、知識、創新，還是其他？

（5）上司身上的哪些特征是你不喜歡的？你不喜歡他過于急躁，很可能他也不喜歡你的事事過于細致。

這并非是一個絕對化的思考模式，如果有可能，你應該盡可能地向自己提出一些問題。這些問題將有助于你挖掘與界定上司的本質特征。

3．調整自我工作風格

“秘書的工作風格有跡可循”——這是對秘書工作最大的誤解：你的工作風格應該由你的上司來決定，想要獲得上司的認可，你就必須要調整自己的工作風格，以上司擅長、喜愛的方式來工作。

（1）上司若喜歡早到，你就應該比他更早10分鐘；

（2）上司喜歡走近同事，你就不能擺出一副清高的樣子面對同事；

（3）上司喜歡口頭匯報，你就應該避免書面匯報或長篇大論；

（4）上司喜歡快節奏，你做事就不能有一絲一毫的拖沓；

（5）上司習慣事事聽匯報，你就要一事一請示、一事一匯報；

（6）上司厭惡匯報，你就要清楚哪些事情你可以自己做主，哪些事情你需要先請示，哪些需要后匯報。

4．順勢而為，起到“潤滑油”的作用

我們完全可以將管理者與部屬、管理者與秘書之間的關系比作汽車與零件：公司就如同一部汽車，管理者是大零件，而下屬則是協助大零件動作的小零件，秘書則是中間的潤滑油。小零件與大零件之間，必須要通過潤滑，才能夠更好協調各自的角色與功能，才能發揮最大的功效，而唯有潤滑作用、小零件功能正常，大零件才能順利工作，整部汽車才能安全上路。

同理，了解你的上司，你才能更好地起到“潤滑劑”的作用。了解上司并不是說只要知道上司的工作方式就可以了，優秀的秘書會從重視“向上溝通”開始，比如，他們在安排工作時，會先確定上司的工作行程甚至是心情狀態，再找適當的時機向上司報告進度；出色的秘書則會盡量配合上司的心情狀態，使用不同的表情與語氣與上司說話，比如，上司在嚴肅的時候，秘書就不能微笑太多；上司心情愉悅，秘書就不能太盲目地潑上司的冷水。

我們并非反對擁有自我風格，相反，做好秘書，必須要擁有自我獨特風格，只是，在秘書工作中，你的風格必須要與上司保持協調與一致，為上司更好地發揮自我優勢創造良好的條件與環境。站在這一角度上來說，與其認為“響應上司的風格”是一個必需的選擇，實際上可以將它看作是一個主動而積極的選擇。