第三章 積極控制工作流程，讓時間為我所用

對高效能人士而言，因為杰出的表現，他們往往會擁有一定的工作權限。利用這種權限，調整、控制工作流程，并據此來向他人提出特定的要求，形成具有鮮明個人色彩的工作、溝通習慣，往往會使雙方的時間都被大大節約。

1．預先訂立周計劃，讓好的計劃戰勝變化

大多數人習慣以“日計劃”為主展開時間管理，不過，注意力集中于每日計劃，就如同你在大街上走著卻利用望遠鏡去觀察事件一樣：它讓我們的注意力集中于眼前的事務——緊迫的、眼前的、緊急的事務。所以，只依賴于“日計劃”其實往往無異于給危機安排優先順序。這讓我們遠離了每日計劃原本的目的——“要事第一”，而轉向讓我們集中精力做緊迫事務為先。這種前瞻性不足以實現其原來的目的。

當然，我們也有可能將有限的注意力僅放于全景上，如果我們不將構想轉化為行動，我們便與現實失去了聯系，而成為了理想主義的夢想家，于是，也會失去自信與他人的信任。

 

此處，我們有必要了解一下專業攝影師們的工作技巧：他們利用廣角與超廣角鏡頭來捕捉全景，同時利用長焦鏡頭將遙遠的物體拉近到眼前，利用常規鏡頭來攝影，攝下的景象與人類眼睛所看到的最為接近。他們利用微距鏡頭來拍攝特寫——成為一個優秀攝影師的專門技巧就在于：知道什么時候該用什么樣的鏡頭，以產生所需要的效果。

 

怎樣如同優秀攝影師一樣，既集中關注具體事務，又可保持全景性的前瞻呢？一周前瞻計劃提供了協作增效的第三種解決方案：它以一種平衡、現實的方式，將全景與當天細節聯系了起來。

“周”所代表的是生活中最完整的單元，它包括了工作日、傍晚與周末。它的視野與現實緊密相關，同時又可提供背景與前瞻。既然以“周”來進行時間管理擁有更多的優勢，那么，我們要如何運用周計劃，來實現更好的未來安排？

●將周計劃與自我使命相連

 

維克多埃米爾·弗克爾醫師是意義療法學說的發明者，這位猶太裔的醫師曾經在第二次世界大戰期間經歷過奧斯維辛集中營的種種苦難，并劫后余生。返回正常社會后，他以一位心理治療師的角度，探討了到底是什么力量，讓少數人可以從如同地獄一般的納粹集中營里存活下來。

他發現，原因并非是健康、智力、生存技巧，而是有志未竟的“使命感”：每一個人在這個世界上，都擔負著獨屬于他的使命，每一個人都有為了他人而活的使命。那些通過了人間煉獄考驗、幸存下來的人們，多是因為自身抱持著巨大的使命感。

 

可以說，“使命”才是時間管理的基礎，這不僅同一周生活態度的指導原則，同時也反映了我們自己對人生的態度以及對整個人生的看法。當你擺脫了時間管理的初級階段，邁向更高層次的時間管理時，不妨放下那些速成的時間管理技巧，轉而從使命探討生命的本質，并思索一下：

 

◆我生命中，最重要的事情是什么？

◆我的人生意義何在？

◆我希望成為什么，或是完成什么？

 

若不太習慣思考這樣的問題，那么，不妨換個方式來詢問自己：

 

◆我感覺人生中最重要的三件事情是什么？

◆我的長期目標是什么？

◆我認為人生中最重要的人際關系是什么？

◆在我的一生中，最期望自己能夠對社會有什么樣的貢獻？

◆我最期望獲得的感受是什么？

◆若我僅剩下6個月的生命，這一周中，我要做些什么事情？

 

詢問自己這些問題，可以在最大程度上幫助你認清自己的人生使命。

●認清自我角色

每一個人都有不同的角色，在不同的環境甚至是相同環境中，我們也往往擔任著不同的角色：你可能是妻子的丈夫、兒子的爸爸、父親的兒子、公司的高級主管、工會的成員、學校的家長會會長、慈善團體的義工……認清自己并非僅擁有某一個角色，而是有多個角色定義，將有助于你對個人人生的圓滿擁有更多的整體觀。這種整體觀可以幫助你實現角色的動態平衡，同時，角色的定義也可以突顯出你人生中重要但不緊急的范圍。

此外，每個人最好找一個扮演好其他角色的基礎，同時也是每一個人都共同擁有的利器，它包括了4個層面：

 

◆生理，例如運動；

◆社會情感，例如親情、友情；

◆心智，例如閱讀；

◆心靈，例如打坐。

 

這并非是立刻可以立竿見影的事情，而是我們必須投入心力、時間，以此來要求自己扮演好其他角色的基礎。

●為自己設定具體的目標

當你認清了自我所有的角色后，接下來你就可以思索：這一周內，當我扮演某一種角色時，可以做哪件事情，以產生最大效果？

接下來，你可以將自己的目標寫下來，并最好將自己的周目標限定于一兩個最重要的目標上。填好以后，你就可以思考以下問題了：

 

◆若我在下周完成這些目標，會有什么樣的結果？

◆我對自我生活會有什么樣的不同感受？

◆如果我只完成了部分目標，會有什么樣的結果？

◆這會對我的人生產生積極的影響嗎？

◆若我持續每周都這樣做的話，會有什么樣的結果？

◆我是否會比現在過得更好？

 

●做好周計劃

一個廣口瓶中若先放入了很多的小石頭、沙子與水的話，便無法再放入大石頭。反之，若先放進去幾個大石頭，再依次放入小石頭、沙子與水，就可以將大石頭之間的空隙填滿。

若你的時間管理觀念是“做得越多越好”，但做的都是最不重要的事情（即往自己的人生廣口瓶中放入的都是小石頭），那么，做得再多也沒有意義：生命中那些最重要的事情才是當務之急。

因此，我們需要將占滿了時間的“緊急卻不重要”為生活的重心，逐漸轉移到“重要但不緊急的事情”為主。

依據此原則，在做好了周計劃以后，不妨再次思考一下：

 

◆做完計劃以后，我對這樣的一周生活有什么樣的感受？

◆如果我每周都計劃好每一種角色的重要但不緊急的目標，而且確實地執行，對生活會產生什么樣的影響？

◆我是否認同“先放大石頭”的道理？這一道理會怎樣幫助我完成生命中真正重要的事情？

 

●對自己實踐誠信原則

誠信原則就是以自信、泰然的態度，將人生使命投注于生命中的每一刻。如果每天一開始，便讓自己先做以下3件事情，便可以提升面臨實際抉擇時的選擇走向。

 

◆省思一天的生活，并在一日之初時，花一些時間去審視自己的行程，對照人生使命，看清楚方向，并更好地調整心態，以應對不可預期的挑戰；

◆安排事情的先后順序，確定自己要做的事情到底是重要但不緊急，還是“重要且緊急”的，如此才能夠避免被那些“不重要但緊急”的事情用障眼法蒙騙；

◆依據一周計劃，擬定一日計劃表，在左欄排出必須在特定時間內完成才有價值的活動，右欄則列出一日之中可以做的重要且緊急、重要但不緊急的事情。

 

即使在一天中發生了很多迫使自己必須重新規劃計劃的狀況時，善于分辨“重要但不緊急”的事情，也可以協助我們分辨，到底哪些才是真正重要的事情。

●評估過去的一周

在一周結束時，你可以與自己探討以下問題：

 

◆在這一周，我完成了哪些目標？

◆我遭遇了哪些挑戰？作為自己的反省，并開始下周的使命檢討與安排；

◆我做出了哪些決定？是否時時將最重要的事情列為當務之急？

 

預先制訂周計劃的關鍵在于，一周以內，重要的事情一定要“找時間”去做，而不是等“有空了”再做。這種運用“使命”來進行周計劃的方式積極之處在于，它可以使我們依據自我價值觀與生活方式前進，而不是依據時間表來前進——單一地只有時間表而沒有價值觀的引導，恐怕會浪費許多時間，卻總也達不到人生的目標。