5．突發工作？依據“兩分鐘”原則來面對

生活本身就是一場意外，也恰恰是因為“意外”，所以才有層出不窮的突發事件。突發事件的發生并非偶然，而是一種必然，這種必然只有一個原因：人是群居性的動物，生活在社會中，本身就決定了你的時間有一部分是要由他人來決定的。

舉個例子來說：

你已經打算好在周一開完部門會議后將采購計劃進行審批，但是在周六晚上，你的老板打電話告訴你：“你下周一必須去北京走一趟，我們的國外客戶來中國了，需要你去見一下面，同時談妥未來一年的合作計劃。”

這種時候，你要怎么辦？

難道你要告訴領導說：“對不起，我已經打算好在周一審批我們部門的采購計劃了，你應該在我上周制訂計劃時就通知我！”

如果你真的這樣說了，難保你不會被炒魷魚。

突如其來的事件將原定計劃打亂，我們需要區別情況來對待：有些事情是出現在當下、可以在短時間內就處理好的；有些事情是“預約式”的，它們打亂的是你未來的計劃。在這種情況下，區別對待是最好的做法。

●出現在當下的突發事件，立足基本的“兩分鐘原則”

為什么我們要用“兩分鐘原則”來處理突發事件？這源于“兩分鐘”的特別：兩分鐘基本上是一道時間分界線，即從這兩分鐘開始，你對某些情況進行歸檔、保存所花費的時間，遠遠地超出了當你第一次發現這一問題時就動手解決所需要的時間。換句話來說，這是一條提升效率的捷徑。

因此，若你估計臨時的突發事件可以在兩分鐘以內完成的話，你應該立即去完成他。

值得高效能人士需要注意的一個問題是，如果一件突發事件是由你的上級交代下來的、且是需要他人完成的，那么，就需要你在第一時間安排出去。這與其他依據“兩分鐘原則”處理事情不同的地方在于，你需要花費一點時間，將這件事情寫入你的“等待清單”中。

●注意保存當前的工作進度

如果經過評估以后，臨時的突發事件的確是一件需要你本人去優先處理的事情，那么，你需要做好以下幾個工作，以保證自己不會丟失當前手頭工作的進度與思路。

 

◆明確當前工作進度：你手頭的工作做到了哪個程度？比如，你正在看一封由重要客戶寄來的抱怨信件。

◆你對手頭的工作有什么樣的想法？你認為客戶之所以不滿，是因為他們購買的產品得不到完善的售后服務。

◆你準備將手頭的工作如何處理？你是否要親自打個電話，向客戶解釋或者道歉？抑或是將這件事情轉交給客服部門？

◆有條件的話就錄音：將大腦中有關手頭工作的想法全部說出來。

◆下一步的行動，比如，你準備先保存一下當下已經寫好的部分致歉信。

 

保存完當前的工作進度以后，你便可開始著手處理臨時突發事件了。

●影響原有工作排序的突發事件，依據“要事第一”原則

是否能夠將突發事件處理好，首先要看我們的評估能力。處理此類問題時，你首先要明確一個問題：“重要的事情是相對于誰來說的。”重要的事情應該是立足于自己的角度來講的，因此，你需要去判斷這件突發事情重要，還是自己的計劃任務更重要。

對于高效能人士而言，最忌諱的就是依據他人（包括你的上司）的要求來確定事件的優先級別。在時間管理中，“優先級別”“四象限法則”“要事第一”原則等，都需要自己來當裁判的。

他人并不會知道你今天的計劃有什么，他們只是單純地將自己想要做的事情告訴你。雖然對方的身份有可能很特殊（上司、親人、親密的朋友），但這些都不是你劃分優先級別的依據，而只是影響你劃分優先級別的一個因素而已。

比如說，依據你自己的任務排序，你需要在晚上7點鐘開始寫作部門新產品的推廣策劃書，這對你這個部門主管而言是一件“重要但不緊急”的事情，因此，你特意選擇了在晚上吃完晚飯、沒有人打擾的時間來整理思路、列出提綱。

這本身是一個極佳的計劃：它未打擾你的正式工作時間，未影響你與家人的共進晚餐時間，并且，你選擇了一個適合思考、自我獨處的時間來進行這項重要的工作。

遺憾的是，你的老板要求你晚上陪一個客戶吃飯。此時，你要如何處理？

面對這種情況，你就需要做出如下考慮：

 

◆這是一個真正重要的客戶嗎？

◆是否必須自己出面不可？

◆是否還有比自己更適合的人選？

◆推廣策劃書的到期日是哪一天？

◆這份策劃書是否具有非常重要的意義？

◆如果換一天寫這份策劃書，是否會影響到進度？

◆與家人共進晚餐是否非常重要？

 

雖然你很可能只有1分鐘甚至更少的考慮時間，但你必須學會根據上面的問題做出決定：改變（或者不改變）原定計劃。

●若不改變計劃，需要委婉而堅定地拒絕

如果你的決定是改變計劃，那么，你必須讓對方知道，為了這件突發事件，你做出了怎樣的犧牲，最起碼，不能讓對方認為，你的時間是可以被隨意變動的。

在這以后，你應該立即投入這件突發事件的處理中，并立即向委托者詢問：

 

◆這件突發事件的目的是什么；

◆對方希望你怎樣做。

 

但是，如果你的決定是不改變計劃，那么，你當然不能直接告訴他：“我要寫一份策劃書，更要陪家人吃飯，所以我不能去陪客戶吃飯。”特別是對方是你的上司時，這樣的回答更會留下后患。

此時，你就要學習一些拒絕的藝術了：撒一個善意的謊言，以“我非常想去，但是……”的句式將它說出來，比如，“我非常想去，而且我也知道這位客戶很重要，但今天是我母親的生日，身為她的獨子，您看……”在下班時間以家庭當擋箭牌，一般都會比較奏效，一個聰明的老板決不會再堅持。

但有一點要注意，在拒絕時一定要委婉且堅決，千萬不要說：“我想應該可以吧，我先給家里打個電話問問。”對方看你并沒有堅決地拒絕，便會在心底認為你并沒有特別重要的事情，待你再回話說“不能去”時，對方便會認為，你所有的理由都是借口。

●爭取下一次機會

若你真的拒絕了一次非常重要的邀請，那么，你一定要爭取下一次機會。更恰當的做法是：

 

◆在第二天詢問前一天晚上的情況，并一定表達出自己的關心與惋惜，同時要提及，這一次的拒絕完全是因為日程沖突，如此一來，下一次對方依然會考慮你來應對這位客戶。

◆在一周內打電話告訴對方，若下次有這樣的機會，自己一定不會錯過。

 

除了上述兩種情況以外，也有些突發事件是不需要優先處理、也無法用“兩分鐘法則”來處理、且需要你親自去處理的事情——面對此類事情，就將它當成一件正式的事務，放入自己的任務表中即可。