優(yōu)化公司業(yè)務(wù)流程

優(yōu)化公司的業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)稱業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，它是一項(xiàng)通過不斷發(fā)展、完善、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，讓公司保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的策略。主要內(nèi)容有：在設(shè)計(jì)流程和實(shí)施流程的過程中，對(duì)流程不斷改進(jìn)、完善和梳理，以期取得一個(gè)最佳的效果。

優(yōu)化公司業(yè)務(wù)流程的根本目的是：確保公司的相關(guān)策略能夠有效地執(zhí)行，從而支撐戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)；讓公司的管理層能夠有效地監(jiān)督和控制公司的整體運(yùn)作；提高組織的運(yùn)作效率，降低公司的整體運(yùn)營(yíng)成本；打破部門間的壁壘，增強(qiáng)部門之間的橫向合作。

下面來了解一下具體怎樣優(yōu)化公司業(yè)務(wù)流程。

1.了解公司的現(xiàn)狀，明確目前存在的問題和流程優(yōu)化的目標(biāo)

應(yīng)該先成立一個(gè)專門的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化小組，該小組應(yīng)該深入了解公司的盈利模式、戰(zhàn)略目標(biāo)和管理體系，除此之外還要了解國內(nèi)外先進(jìn)公司的成功經(jīng)驗(yàn)、公司現(xiàn)存的問題以及信息技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀，拉近公司和國內(nèi)外先進(jìn)公司之間存在的差距就是公司進(jìn)行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的目標(biāo)，隨后把以上內(nèi)容整理成調(diào)研報(bào)告。

通過對(duì)以上問題的調(diào)研總結(jié)，建立流程優(yōu)化的框架，包括支撐流程運(yùn)作的業(yè)務(wù)組織職責(zé)分工、流程優(yōu)化的目標(biāo)、流程運(yùn)作的整體框架、流程中相關(guān)術(shù)語和分類定義的統(tǒng)一等，明確優(yōu)化的整體方向。

需要注意的是，公司在對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化討論時(shí)必須在主管該流程領(lǐng)域的公司高層和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人之間達(dá)成共識(shí)，還必須在流程相關(guān)運(yùn)作部門之間達(dá)成共識(shí)。

2.流程表單模版的優(yōu)化

大量的實(shí)際操作是通過具體的表單模版來落實(shí)的，因此需要對(duì)表單模版進(jìn)行優(yōu)化以便易于優(yōu)化工作的落實(shí)。

3.框架體系的優(yōu)化和流程的標(biāo)準(zhǔn)化

主要是優(yōu)化公司的業(yè)務(wù)模式，優(yōu)化公司的資源配置，優(yōu)化公司的職能，提升整個(gè)公司的效率。

流程的標(biāo)準(zhǔn)化是指通過對(duì)公司標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的沉淀，實(shí)現(xiàn)流程的標(biāo)準(zhǔn)化。

需要注意的是，框架體系的優(yōu)化和流程的優(yōu)化必須落實(shí)到部門、個(gè)人以及部門的作業(yè)手冊(cè)上。作業(yè)手冊(cè)包括流程的操作程序、操作規(guī)范、操作標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)知識(shí)。

4.管理診斷

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化小組要和公司各級(jí)員工對(duì)調(diào)研報(bào)告的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商并修正，針對(duì)公司進(jìn)行業(yè)務(wù)優(yōu)化的目標(biāo)進(jìn)行深入的分析和研究，并提出對(duì)各問題的具體解決方案，最后形成一份診斷報(bào)告。

5.協(xié)商細(xì)化

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化小組要和公司高層一起對(duì)診斷報(bào)告的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商，并將各解決方案進(jìn)行細(xì)化。

建立簡(jiǎn)潔高效的會(huì)議模式

凡是經(jīng)常參加會(huì)議的人，大都對(duì)空洞而又冗長(zhǎng)的會(huì)議深惡痛絕，所謂“開會(huì)一整天，講話十幾篇”“八點(diǎn)開會(huì)九點(diǎn)到，十點(diǎn)趕上聽報(bào)告”，正是很多公司和行政單位會(huì)議的真實(shí)寫照。

很多會(huì)議都千篇一律、空洞無物、枯燥乏味、冗長(zhǎng)拖沓、完全不知所云，這樣的會(huì)議不但沒有辦法解決實(shí)際存在的問題，反而會(huì)浪費(fèi)寶貴的時(shí)間，勞民傷財(cái)。

一場(chǎng)成功的會(huì)議應(yīng)該是簡(jiǎn)潔的、務(wù)實(shí)的、高效的，不應(yīng)該是“婆婆會(huì)”。那么，公司怎樣才能建立簡(jiǎn)潔高效的會(huì)議模式呢？

1.首先個(gè)人應(yīng)該對(duì)會(huì)議的主題和目的有著清醒的認(rèn)識(shí)，為所參加的會(huì)議制定出具體的目標(biāo)，在會(huì)議中保持積極、正面具有建設(shè)性的態(tài)度。同時(shí)還要提醒自己不要被別人的負(fù)面觀點(diǎn)和意見影響情緒，要客觀思考問題，還要在會(huì)議中積極提出自己的意見和觀點(diǎn)。

2.公司的基層管理者和員工要建立員工早會(huì)制度，培養(yǎng)員工的組織意識(shí)，在早會(huì)上要講評(píng)前一天的工作和生產(chǎn)情況，進(jìn)行相應(yīng)的批評(píng)（不點(diǎn)名批評(píng)）和表揚(yáng)，并指出工作中存在的問題。

3.不管是出席還是主持會(huì)議，都必須明確會(huì)議要達(dá)到的結(jié)果以及在討論時(shí)應(yīng)該遵循的規(guī)則。當(dāng)與會(huì)人員受到意見不同的人的言語攻擊時(shí)，會(huì)議主席應(yīng)該采取有力措施保護(hù)被攻擊的人。

4.部門會(huì)議的會(huì)議時(shí)間必須控制在30分鐘內(nèi)，會(huì)議流程要嚴(yán)格按照“提出問題——商討對(duì)策——分工到人——求助資源”的步驟進(jìn)行。

遇到異常問題需要開會(huì)解決時(shí)，在會(huì)議上要先提出問題，讓大家一起討論解決的方法，由部門負(fù)責(zé)人決定采取哪一種方案，最后落實(shí)到具體的責(zé)任人。如果需要其他部門配合，需要公司動(dòng)用相關(guān)資源的，由部門負(fù)責(zé)人逐級(jí)向上求助。

5.不管是召開日常工作會(huì)議還是異常問題會(huì)議，都必須首先讓公司領(lǐng)導(dǎo)的意圖或是工作布置得到貫徹和分解。會(huì)議中要讓下屬感覺到領(lǐng)導(dǎo)的信任，從而在工作中進(jìn)一步起到帶頭作用；要讓個(gè)別“刺頭”下屬感覺到強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)力量，感覺到上司的強(qiáng)勢(shì)。

6.會(huì)議開始前要就會(huì)議內(nèi)容和公司的骨干力量先通通氣，得到他們的支持。要將可能引起爭(zhēng)議的問題與個(gè)別“刺頭”先通氣，對(duì)他們進(jìn)行說服和壓制，不讓他們?cè)跁?huì)議上公開反對(duì)，只有這樣會(huì)議才會(huì)有成效。

7.擔(dān)任會(huì)議主席的人必須具備提問的能力，這包括：在會(huì)議開始前詢問參加會(huì)議的人是否會(huì)全程參與，以增強(qiáng)與會(huì)人員的承諾；當(dāng)會(huì)議上有人交頭接耳說悄悄話時(shí)，要叫出他們的名字，讓他們對(duì)特定的問題發(fā)表特定的看法，用這種方法把那些注意力不集中的人重新拉回會(huì)議中；在發(fā)生爭(zhēng)吵時(shí)要有能力向爭(zhēng)吵的雙方提出問題，請(qǐng)他們各自表述問題的本質(zhì)是什么。

8.主持會(huì)議的人也應(yīng)具備優(yōu)秀的聆聽能力，主持會(huì)議的人在做會(huì)議總結(jié)時(shí)，要能夠把自己聽到的發(fā)言者的真正含義總結(jié)出來。另外，還要進(jìn)行有效回應(yīng)，特別是能夠和他人進(jìn)行互動(dòng)。當(dāng)與會(huì)人員表達(dá)出一種情緒時(shí)，主持人能夠予以有效回應(yīng)，讓對(duì)方覺得自己被了解、被支持以及得到認(rèn)同。

在聆聽的過程中，如果有人的發(fā)言太長(zhǎng)，主持人可以要求他表明所要表達(dá)的觀點(diǎn)，并拉回到會(huì)議主題。

9.召開公司領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)議之前，要做好充分的準(zhǔn)備。各個(gè)部門的主要領(lǐng)導(dǎo)要先進(jìn)行充分的協(xié)商，解決存在的問題，然后再明確每件具體工作的責(zé)任人或責(zé)任部門、配合人或配合部門、跟蹤檢查人、工作階段進(jìn)度、完成日期以及完成標(biāo)準(zhǔn)，這些都記在《會(huì)議記錄及問題追蹤表》上，參加會(huì)議的人每人一份，防止不必要的問題和麻煩。

10.主持會(huì)議的人必須能夠肯定與會(huì)人員所提出的觀點(diǎn)和意見，能夠讓正向的言辭創(chuàng)造出正向的氛圍。在溝通中如果有人因觀點(diǎn)不同而爆發(fā)尖銳沖突時(shí)，主持人能夠運(yùn)用緩和氣氛的語句，比如說“從你的角度提出這樣的觀點(diǎn)是正確的”，或是“謝謝你的發(fā)言，你的發(fā)言告訴了我們你的想法”等。

總而言之，在會(huì)議進(jìn)行過程中主持人可以用提問的方式取代直接的要求，同時(shí)發(fā)言的人一次也只能提出一個(gè)觀點(diǎn)并且必須能運(yùn)用證據(jù)去說明，這樣一來會(huì)議自然就會(huì)有效率。

公司應(yīng)盡力避免浪費(fèi)

當(dāng)今社會(huì)公司的人力資源成本不斷加大，這對(duì)主要以勞動(dòng)密集方式進(jìn)行生產(chǎn)的中小公司來說絕對(duì)不是一件好事（當(dāng)然，對(duì)其他公司也一樣，但是對(duì)中小公司的影響最為嚴(yán)重）。這個(gè)時(shí)候中小公司如果想變被動(dòng)為主動(dòng)，創(chuàng)造出更多的利潤(rùn)，從而更好地生存下去，就必須開源節(jié)流，“開源”方面主要是尋找新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)和提高勞動(dòng)生產(chǎn)率；“節(jié)流”就是要盡量避免浪費(fèi)，能省一點(diǎn)是一點(diǎn)。

下面就主要來談一下公司在工作中避免浪費(fèi)的問題。

公司在日常工作中存在著很多不必要的浪費(fèi)，要想最大限度地避免這些浪費(fèi)，就必須先對(duì)這些浪費(fèi)現(xiàn)象有一個(gè)具體的了解。先來了解一下公司在日常工作中存在的浪費(fèi)現(xiàn)象和相應(yīng)的解決辦法：

1.生產(chǎn)浪費(fèi)

公司在生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的最大浪費(fèi)就是不合格產(chǎn)品，不合格的產(chǎn)品對(duì)公司來說叫作報(bào)廢。報(bào)廢產(chǎn)品價(jià)值等于產(chǎn)品的原料費(fèi)、工人工資、水電費(fèi)、機(jī)械折舊費(fèi)、固定資產(chǎn)折舊費(fèi)、產(chǎn)品運(yùn)輸費(fèi)、銷售費(fèi)用和產(chǎn)品贏利費(fèi)的總和，也就是說生產(chǎn)出一件不合格的產(chǎn)品公司就要產(chǎn)生如此多的損失或是浪費(fèi)。

公司生產(chǎn)過程中的報(bào)廢是一件正常的事情，總會(huì)有這樣那樣的原因?qū)е虏缓细癞a(chǎn)品出現(xiàn)，但是如果公司不重視這個(gè)問題，就有可能導(dǎo)致越來越多的不合格產(chǎn)品產(chǎn)生，最終公司就會(huì)被不合格產(chǎn)品拖垮。

因此，公司在對(duì)待不合格產(chǎn)品時(shí)，除了要按規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理外，還要全力找出導(dǎo)致產(chǎn)品不合格的原因，杜絕下次再出現(xiàn)不合格的產(chǎn)品，進(jìn)而端正管理者的管理理念和員工的工作態(tài)度，避免這種不必要的浪費(fèi)和損失。

2.現(xiàn)場(chǎng)浪費(fèi)，具體表現(xiàn)為傳統(tǒng)意義上的“跑冒滴漏”現(xiàn)象

中小型公司經(jīng)常面臨的一個(gè)難題就是對(duì)成本的合理控制，最難避免也最難管理的是生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的“跑冒滴漏”現(xiàn)象。中小公司在面對(duì)“跑冒滴漏”現(xiàn)象時(shí)通常會(huì)多安排人手增加監(jiān)控力度，這樣做雖然減少了生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的浪費(fèi)，但是卻又常常增加人力成本，通常會(huì)得不償失。

最合理的方法就是盡力做好員工情感系統(tǒng)的維護(hù)工作，逐步提升員工對(duì)公司的認(rèn)同感和歸屬感，增強(qiáng)員工的工作責(zé)任心。

“跑冒滴漏”原指液體、氣體在進(jìn)行存放和運(yùn)輸?shù)倪^程中，因管理不善以及操作不當(dāng)而產(chǎn)生的跑氣、冒水、滴液、漏液的現(xiàn)象。

引申義為員工在工作過程中不按照規(guī)范的操作程序執(zhí)行，“跑”出了制度約束或控制的范圍；公司的規(guī)章制度在執(zhí)行的過程中“冒”出了新變化；部門與部門之間的信息傳遞和溝通沒有做好，或是執(zhí)行時(shí)出現(xiàn)了扯皮、推諉、責(zé)任不清等問題，就有可能會(huì)造成執(zhí)行關(guān)節(jié)上“滴”的現(xiàn)象；沒有人具體實(shí)施、操作，或者問題沒有被發(fā)現(xiàn)、察覺，進(jìn)而沒有督導(dǎo)、檢查，更沒有落實(shí)到具體的責(zé)任人，這就發(fā)生了“漏”的現(xiàn)象。

3.計(jì)劃性浪費(fèi)

具體表現(xiàn)為公司的各項(xiàng)工作或各個(gè)部門缺乏協(xié)調(diào)，各個(gè)部門、班組或員工都是單打獨(dú)斗、各自為政，根本就談不上所謂的協(xié)調(diào)合作。

某公司的生產(chǎn)部經(jīng)理最近郁悶，最近他遭到了公司的點(diǎn)名批評(píng)，還扣了三個(gè)月的獎(jiǎng)金。他很委屈，覺得有苦沒處說。這究竟是怎么回事呢？

原來按照某公司2012年年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的總體安排，在10月下旬公司的生產(chǎn)淡季要完成本年度生產(chǎn)設(shè)備的全部檢修。可是直到25日，公司供應(yīng)部門事先信誓旦旦保證的備品備件才姍姍來遲，結(jié)果原定的作業(yè)目標(biāo)就沒有完成，直接影響了11月的生產(chǎn)，因此總經(jīng)理在部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議上點(diǎn)名批評(píng)了他。

他責(zé)怪供應(yīng)部，可供應(yīng)部卻說物料價(jià)格上漲，財(cái)務(wù)部門應(yīng)該撥付的款項(xiàng)遲遲不到賬，沒有錢怎么能把東西拿回來？找財(cái)務(wù)部說理，沒想到財(cái)務(wù)部更加理直氣壯，供應(yīng)部提交的物料采購計(jì)劃已經(jīng)超出了年初的財(cái)務(wù)準(zhǔn)備，沒法批。

從上面的故事可以得出這樣一個(gè)結(jié)論：公司的管理者作為公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的制訂者和督導(dǎo)執(zhí)行者，一定要注意計(jì)劃的合理性，也就是說要給計(jì)劃一個(gè)可供調(diào)整的空間，而且執(zhí)行計(jì)劃的各部門還要進(jìn)行及時(shí)有效的溝通。只有這樣公司才能在遇到不可控制的變化時(shí)，迅速改進(jìn)作業(yè)計(jì)劃，避免各部門的工作安排出現(xiàn)混亂無序的現(xiàn)象。

4.形式浪費(fèi)

主要表現(xiàn)為一味地追求形式上的規(guī)范化，卻在無意之間增加了更多的管理成本。比如說公司要研究解決同一個(gè)問題，竟然先后召開了總經(jīng)理辦公會(huì)議、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議和現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)會(huì)三個(gè)會(huì)議才能夠解決。但是這里邊還存在著一個(gè)問題，那就是會(huì)議雖然召開了，但是會(huì)議所決定項(xiàng)目的執(zhí)行落實(shí)卻需要更長(zhǎng)的時(shí)間。

其實(shí)中小型公司相對(duì)于國企的一個(gè)顯著優(yōu)勢(shì)就是效率高，決策速度快，擁有較強(qiáng)的執(zhí)行力。但是在管理現(xiàn)代化的口號(hào)下，他們正在努力向跨國集團(tuán)、大型國企看齊，這樣做簡(jiǎn)直是學(xué)人之短以補(bǔ)己長(zhǎng)。

5.制度浪費(fèi)

主要表現(xiàn)為公司設(shè)置了太多的控制程序，行政審批手續(xù)太過繁雜，有時(shí)候一兩句話就能解決的事情，非得花上好長(zhǎng)時(shí)間找了好幾個(gè)人之后才能解決。比如說在某個(gè)公司領(lǐng)取一袋洗衣粉都需要花一上午的時(shí)間，經(jīng)過幾個(gè)部門、十幾個(gè)經(jīng)手人員的簽字。

很多中小公司認(rèn)為只有在業(yè)務(wù)流程設(shè)置中增加審批層次，才可以保證物料領(lǐng)用的規(guī)范性、計(jì)劃性與合理性。但是凡事有利必有弊，這樣做所導(dǎo)致的時(shí)間和成本損失已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出所領(lǐng)物資的價(jià)值。這種不考慮成本的管理，只能造成不必要的浪費(fèi)。

6.工藝?yán)速M(fèi)

主要表現(xiàn)為生產(chǎn)工藝流程的不合理，比如以持續(xù)的補(bǔ)缺式管理來提高工作效率，結(jié)果卻造成了更大的浪費(fèi)。

鄭州市的某制造公司在增設(shè)涂料車間的時(shí)候，應(yīng)該說它的工藝流程設(shè)計(jì)從總體上來說還是比較合理的，但是設(shè)計(jì)人員卻忽略了一個(gè)重要的細(xì)節(jié)：其中一個(gè)工序處于露天狀態(tài)下作業(yè)。如果遇上雨雪天氣，操作人員并不想和雨雪親密接觸，于是他們就偷工減料地盡量縮短在這個(gè)工序上的作業(yè)時(shí)間，公司領(lǐng)導(dǎo)多次查崗、罰款仍然不能解決問題，結(jié)果只好另外修建工棚。

因此，從事制造業(yè)的公司在進(jìn)行車間布局、設(shè)備定位的時(shí)候，除了設(shè)計(jì)合理的工藝流程外，還要考慮操作人員、安全、氣候等多種影響效率和產(chǎn)品質(zhì)量的因素。