說一說流程設計與考核標準

在生活中，做很多事情都需要具備一定的流程，科學的流程不僅關系到做事的質量，還關系到做事的成敗。在著名笑星周星馳主演的電影《武狀元蘇乞兒》中，蘇乞兒（周星馳飾演）被趙無極廢了武功，蘇乞兒的父親（吳孟達飾演）為了讓兒子練成打狗棍法，便含淚狠心地把蘇乞兒關到一個有很多狗的密室里，由于蘇乞兒的父親忘記給蘇乞兒一根打狗棍，結果蘇乞兒不但沒有打狗棍去打狗，無法練習打狗棍法，而且被一群狗追著猛咬，最終蘇乞兒被狗咬得傷痕累累。

當然，《武狀元蘇乞兒》中的很多情節具有搞笑似的勵志色彩。在蘇乞兒的父親組織蘇乞兒練習打狗棍法的流程中，由于忽略了給蘇乞兒一根打狗棍，蘇乞兒的父親策劃與組織的這場逼兒練習打狗棍法的戲草草收場。

其實，在實際工作中，我們是否也會因為考慮不周而使得流程執行質量大打折扣呢？比如，公司領導安排你去機場迎接一位客人，結果到了機場，你卻發現領導沒有給你要迎接客人的聯系電話，當你急忙給領導打電話詢問時，卻發現領導的手機無人接聽；當你終于撥通領導電話時，可能等來的卻是領導一句：“客人已經自己打車到公司了！”這時，作為行政人員的你，恐怕心里有些不是滋味，你的做事能力或許也會因此在領導心目中打些折扣吧。

可見，要提高行政管理工作的效率，就需要設計工作流程、優化工作流程，從而確保事件的高效執行。我們接下來以采購辦公用品為例，了解該事項的工作流程，具體如圖1-3所示。

圖1-3 辦公用品采購管理流程示意圖

在圖1-3中，行政人員通過查看流程圖，可以快速操作待辦的相應事項，從而在第一時間內做對的事情。可見，流程設計可以指導工作人員快速理清思路，提高工作效率。

流程圖解決了我們“怎么做”的問題，明確了做事的步驟，可是，僅掌握做事的步驟，不一定就能把事情做好，因為還要掌握做事的標準，這樣才有可能把事情做得完美無缺。我們以圖1-3為例，行政人員在統計辦公用品的采購需求時，應該怎樣統計？這通常會涉及有關統計表格。制訂的采購計劃應該包括哪些信息？比如要包括采購時間、采購人員、采購方式、采購預算等。在參與篩選供應商、協助有關部門洽談價格時，需要注意哪些問題？另外，在配合相關部門提貨時，要檢查所采購的辦公用品的質量、數量有無問題；在進行辦公用品入庫登記時，要統計清楚實際入庫數量、入庫時間、入庫經辦人等信息。

著名管理學大師彼得·德魯克曾說：“沒有考核就沒有管理。”在行政管理中，設計工作流程，有助于理清工作思路；制定考核標準，則是為了明確實際操作是否達標，并將此標準作為企業對具體操作人員的考核依據。這樣有助于提高行政管理工作的質量和效率。

到現在為止，我們基本上懂得了行政管理工作的一些技巧，即設計和優化工作流程、制定工作標準，這其實也是很多優秀的行政管理人員脫穎而出的秘訣。接下來，作為企業的大管家——行政部，應該如何計劃和統籌一年中的工作呢？這就是我們接下來要聊的話題。