第四部分 行政辦公管理篇

企業(yè)的行政辦公管理工作是企業(yè)的中樞神經(jīng)，是以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo)，由行政副總領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)、由專門的部門組織實(shí)施、操作，其觸角伸入企業(yè)的各個(gè)部門和各個(gè)層面的一個(gè)完整的系統(tǒng)。行政辦公管理擔(dān)負(fù)著企業(yè)的管理工作，而企業(yè)中除行政辦公管理之外的工作，都是某個(gè)方面的“業(yè)務(wù)”。

第十五章 行政辦公管理制度概述

一、公司行政辦公管理概述

公司的行政辦公管理體系，是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它是以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo)、由行政副總分工負(fù)責(zé)、由專門行政部門組織實(shí)施、操作，其觸角深入到企業(yè)各個(gè)部門和分支機(jī)構(gòu)的方方面面的一個(gè)完整的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)。行政辦公管理體系擔(dān)負(fù)著公司的管理工作，而公司中除行政辦公管理之外的工作，都是某個(gè)方面的“業(yè)務(wù)”。行政辦公管理體系推動(dòng)和保證著公司的技術(shù)（設(shè)計(jì)）、生產(chǎn)（施工）、資金（財(cái)務(wù)）、經(jīng)營（銷售）、發(fā)展（開發(fā)）幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。

公司行政辦公管理工作的最終目標(biāo)是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系，使整個(gè)企業(yè)在運(yùn)作過程中成為一個(gè)高速并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體；用合理的成本換來員工最高的工作積極性，以提高工作效率，完成企業(yè)目標(biāo)和發(fā)展任務(wù)。

二、行政辦公管理工作的重要性

行政辦公管理推動(dòng)和保證著企業(yè)的技術(shù)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、銷售、開發(fā)幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。企業(yè)的行政工作涉及企業(yè)內(nèi)部管理的各個(gè)層面。行政辦公管理的廣度，涉及企業(yè)的全部運(yùn)作過程；行政辦公管理的深度，又涉及企業(yè)許多局外人難以想象的細(xì)枝末節(jié)。行政辦公管理的重要，是因?yàn)樗穷I(lǐng)導(dǎo)和各部門、員工之間的橋梁；行政辦公管理的敏感，是因?yàn)樗婕捌髽I(yè)每個(gè)人的切身利益。

三、行政辦公管理工作的主要功能

行政辦公管理工作繁雜、瑣碎，大多是些不起眼的事務(wù)。概括起來說，行政辦公管理在企業(yè)中主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能，其中管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。總而言之，行政辦公管理的實(shí)質(zhì)就是服務(wù)。

1．管理功能

行政辦公管理部門不能只做領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”和“助手”，還必須在企業(yè)的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人原則等重大問題上有自己的思考，并且在實(shí)際工作中加以貫徹落實(shí)，成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的臂膀。要有思想，懂戰(zhàn)略，敢創(chuàng)新，這樣才能把行政工作做得更好。

2．協(xié)調(diào)功能

行政辦公管理部門不能簡單地滿足于“傳話筒”式的機(jī)械任務(wù)，也不能憑借自己在企業(yè)的獨(dú)特地位對(duì)各部門頤指氣使，以權(quán)壓人。行政辦公管理部門應(yīng)主動(dòng)做好上與下、左與右、里與外的溝通，在充分溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)工作。

3．服務(wù)功能

行政工作屬于幕后工作，因此，作為行政管理者要有甘當(dāng)幕后英雄的心理準(zhǔn)備。行政辦公管理工作是服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的。這些部門的工作，特別是后勤服務(wù)工作，永遠(yuǎn)不要奢望成為企業(yè)關(guān)注的中心。如果一個(gè)企業(yè)的關(guān)注點(diǎn)集中在了行政辦公管理部門，那只能說明其工作做得實(shí)在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，以至于引起大家的關(guān)注。行政辦公管理的最高境界應(yīng)該是潤物細(xì)無聲。

四、行政辦公管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)

行政辦公管理部門擁有優(yōu)秀的有素質(zhì)的人才是企業(yè)健康發(fā)展的需要，是企業(yè)提高競爭能力的基石。企業(yè)中的行政辦公管理人員一定要具備較高的素質(zhì)和熟練的業(yè)務(wù)水平，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善行政辦公管理人員的招聘機(jī)制，盡可能地選拔一批優(yōu)秀的行政辦公管理人才來企業(yè)工作。企業(yè)還要加大對(duì)現(xiàn)有行政辦公管理人員的培訓(xùn)力度，以提升行政辦公管理人員的整體素質(zhì)。

1．良好的政治思想道德素質(zhì)

（1）具備良好的政治素質(zhì)。行政辦公管理人員是各種制度的制定者、執(zhí)行者或上傳下達(dá)者，因此必須有良好的政治素質(zhì)。

（2）具備高尚的道德品質(zhì)。作為企業(yè)意志的執(zhí)行者，行政辦公管理人員的道德品質(zhì)狀況直接反映著企業(yè)的文化狀況，對(duì)企業(yè)的威信產(chǎn)生直接的影響。因此企業(yè)行政辦公管理人員必須具有高尚的道德情操和人格魅力，凡事想著員工，工作依靠員工，一切為了員工；求真務(wù)實(shí)，公道正派，嚴(yán)守機(jī)密，真正為員工謀福利。

（3）具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。行政辦公管理工作的宗旨是服務(wù)。比如，領(lǐng)導(dǎo)思想的上情下達(dá)、員工要求的下情上達(dá)、填寫報(bào)表、匯總相關(guān)資料和信息，保證相關(guān)數(shù)據(jù)的完整和不斷更新。這些工作非常繁雜瑣碎，要做好這些工作不僅需要耐心，更需要付出艱苦的努力。因此，行政辦公管理人員要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，高度的責(zé)任心和敬業(yè)精神，無論大事小事都要認(rèn)真細(xì)致，一絲不茍，杜絕粗心大意，敷衍塞責(zé)，推諉扯皮，要以服務(wù)為天職，樂于服務(wù)，甘于奉獻(xiàn)。

2．扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)

（1）要有一定的科學(xué)文化知識(shí)。包括各種文化常識(shí)，有了這樣的文化基礎(chǔ)，才能談得上學(xué)習(xí)和掌握其他的知識(shí)。還具有基本政治理論知識(shí)。

（2）要有專業(yè)知識(shí)和熟練的技能。行政辦公管理也是一門科學(xué)。行政辦公管理人員需要掌握相應(yīng)的管理知識(shí)，探索本單位行政工作的內(nèi)在規(guī)律，熟悉所管部門的業(yè)務(wù)，通過具體的管理工作實(shí)踐，總結(jié)出一套行之有效的專業(yè)管理方法。作為行政辦公管理人員，必須熟悉管理的計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等基礎(chǔ)知識(shí)，了解生產(chǎn)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、人力資源、信息化建設(shè)等其他業(yè)務(wù)管理知識(shí)。

3．過硬的能力素質(zhì)

（1）具備較強(qiáng)的表達(dá)能力。表達(dá)能力是指運(yùn)用語言文字闡明自己的觀點(diǎn)、意見或抒發(fā)思想、感情的能力，主要包括文字表達(dá)能力和口頭表達(dá)能力。行政辦公管理人員在工作中常常要主持會(huì)議，擬制政策文件、上傳下達(dá)、接待來訪、參加社交活動(dòng)等，良好的文字和口頭表達(dá)能力對(duì)行政辦公管理人員在實(shí)際工作中闡明觀點(diǎn)，加強(qiáng)溝通，促進(jìn)交流，營造氣氛，塑造形象，提升行政辦公管理工作的影響力，具有不可或缺的作用。

（2）具備較強(qiáng)的創(chuàng)新能力。行政辦公管理人員要?jiǎng)?chuàng)造性地開展工作。在工作中既要貫徹上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)的決策，又要超前思考，想領(lǐng)導(dǎo)之未想。在工作方式上大膽創(chuàng)新，提出更多新思路、新辦法。以員工喜聞樂見、新穎獨(dú)特的形式推動(dòng)決策的貫徹和落實(shí)，使行政辦公管理工作達(dá)到更好的效果。

（3）具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力。行政辦公管理工作點(diǎn)多、面廣，千頭萬緒，在工作過程中必然會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的矛盾，因此，行政辦公管理人員必須具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，達(dá)到相互理解，相互支持，通力合作的目的。

4．良好的心理素質(zhì)和身體素質(zhì)

良好的心理素質(zhì)包括敢于創(chuàng)新，富有遠(yuǎn)見，靈活應(yīng)變，包容性強(qiáng)，鎮(zhèn)靜自若，條理性好等。良好的身體素質(zhì)是指身體健康，精力充沛。行政辦公管理人員要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和員工，工作量有時(shí)會(huì)超負(fù)荷，這時(shí)就要求工作人員要有好的身體，具有充足的時(shí)間與精力服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)職工群眾。