第一章出納崗位概述

模塊一 出納崗位認(rèn)知

↘項(xiàng)目一 出納崗位設(shè)置

一、出納和出納工作

什么是出納？出納的工作是什么？在一般人看來，出納工作是一個再平常不過的工作，不過是點(diǎn)點(diǎn)鈔票、填填支票、跑跑銀行等事務(wù)性工作，但事實(shí)并非如此。出納工作是企業(yè)基本的會計(jì)環(huán)節(jié)，是控制企業(yè)每筆交易業(yè)務(wù)的第一道“關(guān)卡”，是財(cái)務(wù)主管的基石，其重要性是不言而喻的。一名優(yōu)秀的出納需要具備過硬的出納業(yè)務(wù)技能和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。

出納，顧名思義，出即支出，納即收入。出納工作是管理貨幣資金、票據(jù)、有價證券的一項(xiàng)工作。具體地講，出納是按照有關(guān)制度規(guī)定，辦理本單位的現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算及有關(guān)賬務(wù)，保管庫存現(xiàn)金、有價證券、財(cái)務(wù)印章及有關(guān)票據(jù)等工作的總稱。從廣義上講，只要是票據(jù)、貨幣資金和有價證券的收付、保管、核算，就都屬于出納工作。它既包括各單位會計(jì)部門專設(shè)出納機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)票據(jù)、貨幣資金、有價證券收付業(yè)務(wù)處理，票據(jù)、貨幣資金、有價證券的整理和保管，貨幣資金和有價證券的核算等各項(xiàng)工作，也包括各單位業(yè)務(wù)部門的貨幣資金收付、保管等方面的工作。狹義的出納工作則僅指各單位會計(jì)部門專設(shè)出納崗位或人員的各項(xiàng)工作。

具體來講，出納工作內(nèi)容主要包括貨幣資金的收支和記錄、往來結(jié)算、工資核算和貨幣資金收支的監(jiān)督等。

二、出納機(jī)構(gòu)

由于出納工作的特殊性，一般要求在會計(jì)部門內(nèi)部安排專門的工作場所辦理出納業(yè)務(wù)，這種場所稱為出納室或出納組。出納室或出納組配備多少出納人員，主要取決于單位出納業(yè)務(wù)量的大小和內(nèi)部管理要求。規(guī)模大、分支經(jīng)營機(jī)構(gòu)多的公司，為了提高現(xiàn)金的有效管理和總體利用效益，往往把分支經(jīng)營機(jī)構(gòu)出納業(yè)務(wù)集中辦理，總部設(shè)立專門的內(nèi)部“結(jié)算中心”，配備多名出納人員，這種結(jié)算中心也是出納機(jī)構(gòu)。

三、出納人員

出納人員既包括會計(jì)部門的出納工作人員，也包括業(yè)務(wù)部門的各類收款員（收銀員）。收款員（收銀員）從其工作內(nèi)容、方法、要求，以及本身應(yīng)具備的素質(zhì)等方面看，與會計(jì)部門的專職出納人員有很多相同之處，其主要工作是辦理貨幣資金和各種票據(jù)的收入，保證自己經(jīng)手的貨幣資金和票據(jù)的安全與完整；也要填制和審核許多原始憑證。他們直接與貨幣打交道，除了要有過硬的出納業(yè)務(wù)知識以外，還必須具備良好的財(cái)經(jīng)法紀(jì)素養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)。所不同的是，收款員（收銀員）一般工作在經(jīng)濟(jì)活動的第一線，各種票據(jù)和貨幣資金的收入，特別是貨幣資金的收入，通常由他們轉(zhuǎn)交給專職出納；另外，其工作過程是收入、保管、核對和上交，一般不專門對設(shè)置賬戶進(jìn)行核算。所以，也可以說，收款員（收銀員）是出納（會計(jì)）機(jī)構(gòu)的派出人員，是各單位出納隊(duì)伍中的一員，他們的工作是整個出納工作的一部分。狹義的出納人員僅指會計(jì)部門的出納人員。

一般來講，在銀行開戶，并有經(jīng)常性現(xiàn)金收入和支出，實(shí)行獨(dú)立核算的企事業(yè)單位，都應(yīng)該配備出納人員。會計(jì)機(jī)構(gòu)只設(shè)1名出納人員時，單位全部出納工作均由其完成，包括貨幣資金收支，票據(jù)、有價證券的收付、保管、核算等工作內(nèi)容。設(shè)2名以上出納人員的單位，應(yīng)對出納人員的工作進(jìn)行明確分工，既可按現(xiàn)金和銀行存款，銀行存款的不同戶頭，票據(jù)與有價證券的辦理等工作性質(zhì)上的差異進(jìn)行分工；也可以將整個出納工作劃分為不同的階段和步驟，按工作階段和步驟進(jìn)行分工。對于設(shè)立內(nèi)部“結(jié)算中心”的出納機(jī)構(gòu)人員，還可以按不同分公司或分支經(jīng)營機(jī)構(gòu)定崗、定人。

四、出納崗位職責(zé)

出納工作涉及的是現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算等活動，直接關(guān)系單位和職工個人的經(jīng)濟(jì)利益，如果出現(xiàn)差錯，往往會造成難以挽回的損失。《中華人民共和國會計(jì)法》（以下簡稱《會計(jì)法》）、《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等會計(jì)法律法規(guī)對出納人員的職責(zé)做出了相應(yīng)規(guī)定，具體來講有以下幾方面要求。

（1）按照國家有關(guān)現(xiàn)金管理和銀行結(jié)算制度的規(guī)定，辦理現(xiàn)金收付和銀行結(jié)算業(yè)務(wù)。

（2）辦理現(xiàn)金收付和銀行存款收付業(yè)務(wù)時，要嚴(yán)格審核有關(guān)原始憑證，根據(jù)編制的收付款記賬憑證逐筆順序登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。

（3）按照國家外匯管理和結(jié)匯、購匯制度的規(guī)定及有關(guān)批件，辦理外匯出納業(yè)務(wù)。

（4）掌握銀行存款余額，不得簽發(fā)空頭支票，不得出租、出借銀行賬戶為其他單位辦理結(jié)算。

（5）保管庫存現(xiàn)金和各種有價證券的安全和完整。

（6）保管有關(guān)印章、空白收據(jù)（發(fā)票）和空白支票。

有些企業(yè)出納人員還承擔(dān)辦理銀行賬戶的開立、變更和撤銷業(yè)務(wù)，協(xié)助相關(guān)人員辦理營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼和貸款卡年檢等工作。

出納崗位職責(zé)如圖1-1所示。

五、出納工作流程

出納人員每天都要面對大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如果不按照一定的程序工作，就會手忙腳亂，影響工作質(zhì)量。出納工作流程主要涉及資金收支的基本程序和賬務(wù)處理程序。

（一）資金支出的基本程序

辦理資金支出是出納的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)，也是出納最容易出問題的地方。為此，在辦理資金支出時，出納人員應(yīng)時刻保持認(rèn)真謹(jǐn)慎的工作態(tài)度，并按特定的程序進(jìn)行。

1.明確支出的金額和用途

在支付任何一筆資金前，出納人員都應(yīng)該明確支出的金額、收款人和用途，而不能對其所支出的資金一概不知。

（1）明確收款人。出納人員應(yīng)嚴(yán)格按合同、發(fā)票或有關(guān)依據(jù)記載的收款人進(jìn)行付款。對于代為收款的，應(yīng)當(dāng)出具原收款人證明材料并與原收款人核實(shí)后，方可辦理付款手續(xù)。

（2）明確付款金額。出納人員應(yīng)清楚明確付款金額，以合理安排款項(xiàng)。

（3）明確付款用途。對于用途不明的，出納人員可以拒付；對于不合法、不合理的付款，出納人員應(yīng)當(dāng)堅(jiān)決抵制，并向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)予以匯報(bào)，行使出納人員的工作權(quán)力。

2.付款審批

付款時，出納人員還要嚴(yán)格審查付款單證。付款單證是由經(jīng)辦人填制的，要注明付款金額和用途，并要對付款事項(xiàng)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

（1）有關(guān)證明人的簽章。經(jīng)辦人的付款用途中，如果涉及實(shí)物，應(yīng)當(dāng)有倉庫管理員或?qū)嵨镓?fù)責(zé)人的簽收；如果涉及差旅、銷售費(fèi)用等，應(yīng)當(dāng)由證明人或知情人加以證明。

（2）有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字。收款人應(yīng)持證明手續(xù)完備的付款單據(jù)，報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱并簽字。只有經(jīng)過審批的付款單據(jù)，出納人員才能給予付款。

（3）到財(cái)務(wù)部門辦理付款。收款人應(yīng)持內(nèi)容完備的付款單據(jù)，經(jīng)會計(jì)審核后，才能由出納辦理付款。

3.辦理付款

辦理付款是資金支出中最為關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，出納人員應(yīng)當(dāng)特別謹(jǐn)慎，因?yàn)榭铐?xiàng)一旦付出，發(fā)現(xiàn)差錯是很難追回的。所以，出納人員需要嚴(yán)格核實(shí)付款金額、用途及有關(guān)審批手續(xù)。

（1）對于現(xiàn)金付款，雙方應(yīng)當(dāng)面點(diǎn)清，在清點(diǎn)過程中如果發(fā)現(xiàn)短缺、假鈔等情況，要由出納人員負(fù)責(zé)。

（2）對于銀行付款，在開具支票時，出納人員應(yīng)認(rèn)真填寫各項(xiàng)內(nèi)容，保證要素完整、印鑒清晰、書寫正確。辦理轉(zhuǎn)賬或匯款時，出納人員應(yīng)書寫準(zhǔn)確、清晰、完整，保證收款人能按時收到款項(xiàng)。如果是現(xiàn)金支票，應(yīng)附領(lǐng)票人的姓名、身份證號碼和單位名稱等。

付款金額經(jīng)雙方確認(rèn)后，出納人員應(yīng)讓收款人在付款單據(jù)上簽字并加蓋“付訖”章。如為轉(zhuǎn)賬或匯款的，銀行單據(jù)可以直接作為已付款證明。

在確認(rèn)簽字后，再發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺或其他情況，應(yīng)由收款經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。

4.付款退回

對于因特殊原因造成支票或匯款被退回的，出納人員應(yīng)當(dāng)立即查明原因，如因我方責(zé)任引起的，應(yīng)換開支票或重新匯款，不得借故拖延；如因?qū)Ψ截?zé)任引起的，應(yīng)由對方重新補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)方可辦理付款。

（二）資金收入的基本程序

1.明確收入的金額和來源

與錢打交道是出納人員的工作。對于每筆資金，出納人員不但應(yīng)該清楚地知道它的來源、數(shù)額、性質(zhì)，還要懂得進(jìn)行賬務(wù)處理。

（1）確定收入的金額。如為現(xiàn)金收入，要按照庫存限額的要求，超過的部分應(yīng)及時存入銀行。

（2）明確付款人。付款人的全稱和有關(guān)情況是出納人員應(yīng)當(dāng)明確的信息。對于收到的背書支票和其他代為付款的情況，應(yīng)由經(jīng)辦人加以注明。為了保證賬實(shí)相符，收到銷售或勞務(wù)性質(zhì)的收入時，出納人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)的銷售或勞務(wù)合同確定收款額是否按協(xié)議執(zhí)行，并對預(yù)收賬款、當(dāng)期實(shí)現(xiàn)的收入和收回以前欠款分別進(jìn)行處理，保證賬實(shí)相符。收回代付、代墊及其他應(yīng)收款（包括單位為職工代付的水電費(fèi)、房租、職工的個人借款和差旅費(fèi)借款，單位交納的押金等）時，出納人員應(yīng)根據(jù)賬務(wù)記錄確定其收款額是否一致。

2.清點(diǎn)收入并開具票據(jù)

確定款項(xiàng)的來源和數(shù)目后，出納人員還要對資金進(jìn)行清點(diǎn)核對，清點(diǎn)時應(yīng)仔細(xì)謹(jǐn)慎，不能馬虎。

（1）對于現(xiàn)金收入，出納人員應(yīng)當(dāng)與經(jīng)辦人當(dāng)面點(diǎn)清。在清點(diǎn)過程中，如果發(fā)現(xiàn)有短缺、假鈔等特殊現(xiàn)象時，要及時指出，并由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。

（2）對于銀行結(jié)算收入，出納人員應(yīng)與銀行核實(shí)，在取得銀行有關(guān)的收款憑證后，才能確認(rèn)收入，進(jìn)行賬務(wù)處理。對于電話詢問或電話銀行查詢，則只能作為參考，不能據(jù)此入賬，必須在取得銀行有關(guān)的收款憑證后才能確認(rèn)收入。

（3）清點(diǎn)核對無誤后，出納人員要按規(guī)定開具發(fā)票或內(nèi)部使用的收據(jù)。一切現(xiàn)金收入都應(yīng)開具收款收據(jù)，即使有些現(xiàn)金收入已有對方付款憑證，也應(yīng)開出收據(jù)交付款人，以明確經(jīng)濟(jì)職責(zé)。收入現(xiàn)金簽發(fā)收據(jù)與經(jīng)手收款，按要求也應(yīng)當(dāng)分開，由兩個經(jīng)辦人分工辦理，如銷貨收入應(yīng)由經(jīng)銷人員負(fù)責(zé)填制發(fā)票單據(jù)，出納人員據(jù)以收款，以防差錯與作弊。

如果收入金額較大，還應(yīng)及時上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便于資金的安排調(diào)度。手續(xù)完畢后，在有關(guān)收款收據(jù)上加蓋“收訖”章。

在清點(diǎn)的過程中，出納人員應(yīng)該認(rèn)真對待，一絲不茍，否則一旦在開出單據(jù)后才發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺或假鈔，就應(yīng)由出納人員負(fù)責(zé)，賠償損失。

3.收入退回

由于某些特殊原因，如支票印鑒不清、收款賬號錯誤等導(dǎo)致收入退回的，應(yīng)由出納人員及時聯(lián)系有關(guān)經(jīng)辦人和對方單位，重新辦理收款。

4.收入的處理

根據(jù)規(guī)定，企業(yè)收入的現(xiàn)金應(yīng)于當(dāng)日送存開戶銀行，如果收到的現(xiàn)金是銀行當(dāng)天停止收款以后發(fā)生的，也應(yīng)在第二天送存銀行。當(dāng)日送存確有困難的，由開戶銀行確定送存時間。

（三）賬務(wù)處理程序

我國常用的會計(jì)賬務(wù)處理程序主要有記賬憑證賬務(wù)處理程序、科目匯總表賬務(wù)處理程序、匯總記賬憑證賬務(wù)處理程序、日記總賬賬務(wù)處理程序和多欄式日記賬賬務(wù)處理程序。但出納業(yè)務(wù)處理的步驟基本上一致，如下所示：

第一步：根據(jù)原始憑證或匯總原始憑證填制收款憑證、付款憑證；對于轉(zhuǎn)賬投資有價證券業(yè)務(wù)，還要根據(jù)原始憑證或匯總原始憑證直接登記有價證券明細(xì)分類賬（債券投資明細(xì)分類賬、股票投資明細(xì)分類賬等）。

第二步：根據(jù)收款憑證、付款憑證逐筆登記庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、有價證券明細(xì)分類賬。

第三步：庫存現(xiàn)金日記賬的余額與庫存現(xiàn)金每天進(jìn)行核對，與現(xiàn)金總分類賬定期進(jìn)行核對；銀行存款日記賬與開戶銀行出具的銀行對賬單逐筆進(jìn)行核對，每月至少一次，銀行存款日記賬的余額與銀行存款總分類賬定期進(jìn)行核對；有價證券明細(xì)分類賬與庫存有價證券要定期進(jìn)行核對。

第四步：根據(jù)庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、有價證券明細(xì)分類賬、開戶銀行出具的銀行對賬單等，定期或不定期編制出納報(bào)告，提供出納核算信息。

出納賬務(wù)處理程序如圖1-2所示。