學一學 1.4 啟動與退出Office 2010

Office 2010包含眾多的應用程序，但各個應用程序的基本操作方法大體一致，如啟動、設置環境及退出等。

1.4.1 啟動Office 2010

Office 2010的各個應用程序的啟動方法基本相同，下面以Word 2010為例，介紹程序的啟動方法。

單擊桌面左下角的“開始”按鈕，在彈出的“開始”菜單中依次單擊“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Word 2010”命令。

如果操作系統桌面上創建有Word 2010的程序圖標，雙擊圖標即可啟動該程序。

提示

Windows系統提供了應用程序與相關文檔的關聯關系，安裝了Word 2010以后，雙擊任何一個Word文檔圖標，不僅能啟動Word 2010程序，還會打開相應的文檔內容。

1.4.2 設置工作環境 >> >

使用Office 2010工作前，還可以對其設置工作環境，如自定義快速訪問工具欄、設置文檔顯示比例等，以便符合自己的使用習慣。下面以Word 2010為例，介紹如何設置工作環境。

自定義快速訪問工具欄

在編輯文檔的過程中，為了提高文檔編輯速度，可以將常用的一些操作按鈕添加到快速訪問工具欄中，其方法為：單擊快速訪問工具欄右側的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中可將頻繁使用的工具按鈕添加到快速訪問工具欄中，如圖1.31所示。若在下拉列表中單擊“其他命令”選項，可在彈出的“Word選項”對話框的“快速訪問工具欄”選項卡中添加其他工具按鈕，如圖1.32所示。

提示

若要將快速訪問工具欄中的某個按鈕刪除掉，可使用鼠標右鍵對其單擊，在彈出的快捷菜單中單擊“從快速訪問工具欄刪除”命令即可。

設置文檔顯示比例

默認情況下，Word文檔的顯示比例為100%，根據個人操作習慣，用戶可以對其進行調整，具體操作步驟如下。

01 在要設置顯示比例的文檔中，切換到“視圖”選項卡，然后單擊“顯示比例”組中的“顯示比例”按鈕，如圖1.33所示。

02 彈出“顯示比例”對話框，在“顯示比例”欄中選擇需要的比例，或者通過“百分比”微調框進行自定義設置，設置完成后，單擊“確定”按鈕即可，如圖1.34所示。

技巧

當前文檔的顯示比例不為“100%”時，單擊“顯示比例”組中的“100%”按鈕，可快速將文檔顯示比例設置為100%。

設置最近使用的文檔的數目

默認情況下，最近使用過的文檔會自動記錄在“文件”選項卡的“最近所用文件”界面中，以便用戶能快速打開最近使用過的文檔。

默認情況下，“最近所用文件”界面中顯示了最近使用過的20個文檔，如果需要更改顯示的個數，可按下面的操作步驟實現。

01 在任意Word窗口中，切換到“文件”選項卡，然后單擊左側窗格中的“選項”命令，如圖1.35所示。

02 彈出“Word選項”對話框，切換到“高級”選項卡，在“顯示”選項組中，通過“顯示此數目的‘最近使用的文檔’”微調框設置文檔顯示數目，然后單擊“確定”按鈕即可，如圖1.36所示。

技巧

如果將“顯示此數目的‘最近使用的文檔’”微調框的值設置為“0”，則“最近所用文件”界面中將不再顯示最近使用過的文檔。

修改自動保存時間間隔

在編輯文檔的過程中，為了防止停電、死機等意外情況導致當前編輯的內容丟失，可以使用Word 2010的自動保存功能，每隔一段時間自動保存一次文檔，從而最大限度地避免文檔內容的丟失。

默認情況下，Word會每隔10分鐘自動保存一次文檔，如果希望縮短間隔時間，可在“Word選項”對話框中進行更改，具體操作方法為：在“Word選項”對話框中切換到“保存”選項卡，在“保存文檔”欄中，“保存自動恢復信息時間間隔”復選框默認為勾選狀態，此時只需在右側的微調框中設置自動保存的時間間隔，例如設置為“6”，然后單擊“確定”按鈕即可，如圖1.37所示。

注意

自動保存的時間間隔不宜設置得過長或過短，如果設置得過長，容易因為各種原因不能及時保存文檔內容；如果設置得過短，頻繁的保存會影響文檔的編輯，從而降低電腦的運行速度。因此，將自動保存的時間間隔設置為5～10分鐘為宜。

通過上述設置后，Word會每隔6分鐘自動保存一次文檔，若文檔在非正常關閉的情況下，再次啟動Word程序時，Word窗口左側將顯示最近保存過的文檔，單擊某個文檔選項，會打開自動保存過的內容，此時可對其進行保存操作，從而把損失降低到最小。

1.4.3 退出Office 2010

當不再使用Office 2010的某個組件時，可退出該應用程序，以減少對系統內存的占用。與啟動Office 2010一樣，退出Office 2010各個組件的方法也大致相同。下面以Word 2010為例，講解程序的退出方法。

關閉當前所有打開的文檔（關閉文檔的方法將在2.2.4節中進行講解），便可退出Word 2010程序。

在任意一個Word窗口中切換到“文件”選項卡，然后單擊左側窗格中的“退出”命令，可快速關閉所有打開的Word文檔，從而退出Word 2010程序，如圖1.38所示。