學一學 1.3 認識Office 2010的操作界面

Microsoft Office 2010的各個組件具有風格相似、面向結果的用戶界面，下面將分別介紹Word 2010、Excel 2010、PowerPoint 2010與Outlook 2010的界面。

1.3.1 Word 2010的操作界面

啟動Word 2010后，首先顯示的是軟件啟動畫面，接下來打開的窗口便是操作界面。該操作界面主要由標題欄、功能區、文檔編輯區和狀態欄等部分組成，如圖1.24所示。

標題欄

標題欄位于窗口的最上方，從左到右依次為控制菜單圖標、快速訪問工具欄、正在操作的文檔的名稱、程序的名稱和窗口控制按鈕。

控制菜單圖標：單擊該圖標，將會彈出一個窗口控制菜單，通過該菜單，可對窗口執行還原、最小化和關閉等操作。

快速訪問工具欄：用于顯示常用的工具按鈕，默認顯示的按鈕有“保存”、“撤銷”和“恢復” 3個按鈕，單擊這些按鈕可執行相應的操作。

窗口控制按鈕：從左到右依次為“最小化”按鈕、“最大化”按鈕/“向下還原”按鈕和“關閉”按鈕，單擊它們可執行相應的操作。

功能區

功能區位于標題欄的下方，默認情況下包含“文件”、“開始”、“插入”、“頁面布局”、“引用”、“郵件”、“審閱”和“視圖”8個選項卡，單擊某個選項卡，可將它展開。此外，當在文檔中選中圖片、藝術字或文本框等對象時，功能區中會顯示與所選對象設置相關的選項卡。例如，在文檔中選中表格后，功能區中會顯示“表格工具/設計”和“表格工具/布局”兩個選項卡。

每個選項卡由多個組組成，例如，“開始”選項卡由“剪貼板”、“字體”、“段落”、“樣式”和“編輯”5個組組成。有些組的右下角有一個小圖標，我們將其稱為“功能擴展”按鈕，將鼠標指針指向該按鈕時，可預覽對應的對話框或窗格，單擊該按鈕，可彈出對應的對話框或窗格。

提示

在Word 2010中，功能區中的各個組會自動適應窗口的大小，有時還會根據當前操作對象自動調整顯示的按鈕內容。

此外，在“Microsoft Office Word幫助”按鈕的左側有一個“功能區最小化”按鈕，對其單擊可最小化功能區，以擴大文檔編輯區的顯示范圍。最小化功能區后，“功能區最小化”按鈕轉變為“展開功能區”按鈕，對其單擊可還原功能區。此外，雙擊除“文件”選項卡外的任意選項卡，可最小化或還原功能區。

提示

在功能區的右側有一個“Microsoft Office Word幫助”按鈕，對其單擊可打開Word 2010的幫助窗口，在其中可查找需要的幫助信息。

文檔編輯區

文檔編輯區位于窗口中央，以白色顯示，是輸入文字、編輯文本和處理圖片的工作區域，程序在該區域中向用戶顯示文檔內容。

當文檔內容超出窗口的顯示范圍時，編輯區右側和底端會分別顯示垂直與水平滾動條，拖動滾動條中的滾動塊，或單擊滾動條兩端的小三角按鈕，編輯區中顯示的區域會隨之滾動，從而可查看其他內容。

技巧

在垂直滾動條的底端，單擊“前一頁”按鈕或“下一頁”按鈕，可使文檔向前或向下翻一頁顯示。

狀態欄

狀態欄位于窗口底端，用于顯示當前文檔的頁數/總頁數、字數、輸入語言，以及輸入狀態等信息。狀態欄的右端有兩欄功能按鈕，其中視圖切換按鈕用于選擇文檔的視圖方式，顯示比例調節工具用于調整文檔的顯示比例。

1.3.2 Excel 2010的操作界面

啟動Excel 2010后，即可進入其操作界面，如圖1.25所示。與Word 2010的操作界面相比較，Excel 2010操作界面中許多組成部分相同，且功能和用法相似，此處不再贅述。

下面主要介紹一下Excel 2010操作界面中的工作表編輯區，工作表編輯區是編輯電子表格的主要場所，主要包括單元格、數據編輯欄、行號和列標等組成部分。

單元格

單元格是工作表編輯區中的矩形小方格，它是組成Excel表格的基本單位，用于顯示和存儲用戶輸入的所有內容。

數據編輯欄

數據編輯欄位于工作表編輯區的正上方，用于顯示和編輯當前單元格中的數據或公式。數據編輯欄由單元格名稱框、按鈕組和編輯框3部分組成，如圖1.26所示。

單元格名稱框：用于顯示當前單元格的名稱，該名稱由大寫英文字母和數字兩部分組成，大寫英文字母表示該單元格的列標，數字表示該單元格的列號。

按鈕組：當在對某個單元格進行編輯時，按鈕組會顯示為，單擊其中的“取消”按鈕可取消編輯，單擊“輸入”按鈕可確認編輯，單擊“插入函數”按鈕，可在彈出的“插入函數”對話框中選擇需要的函數。

編輯框：用于顯示單元格中輸入的內容，將光標插入點定位在編輯框內，還可對當前單元格中的數據進行修改和刪除等操作。

行號和列標

在工作表編輯區右側顯示的阿拉伯數字是行號，上方顯示的大寫英文字母是列標，通過它們可確定單元格的位置。例如單元格“A1”表示它處于工作表中第A列的第1行。

切換工作條

切換工作條位于工作表編輯區的左下方，由滾動顯示按鈕、工作表標簽和“插入工作表”按鈕 3部分組成。

滾動顯示按鈕用于顯示需要的工作表標簽。當工作簿中的工作表太多時，工作表標簽就無法完全顯示出來，此時便可通過滾動顯示按鈕顯示需要的工作表標簽。

按鈕：單擊該按鈕，可顯示出第一個工作表標簽。

按鈕：單擊該按鈕，工作表標簽會向左移動一個位置。

按鈕：單擊該按鈕，工作表標簽會向右移動一個位置。

按鈕：單擊該按鈕，可顯示出最后一個工作表標簽。

工作表標簽用于切換工作表，單擊某個工作表標簽可切換到對應的工作表。“插入工作表”按鈕位于工作表標簽的右側，單擊該按鈕，可在當前工作簿中添加新的工作表。

1.3.3 PowerPoint 2010的操作界面

啟動PowerPoint 2010后看到的窗口便是它的操作界面，如圖1.27所示，該操作界面與Office 2010其他組件的操作界面相似，不同的是界面中含有視圖窗格和備注窗格，下面分別進行介紹。

幻燈片編輯區

PowerPoint窗口中間的白色區域為幻燈片編輯區，該部分是演示文稿的核心部分，主要用于顯示和編輯當前顯示的幻燈片。

視圖窗格

視圖窗格位于幻燈片編輯區的左側，包含“大綱”和“幻燈片”兩個選項卡，用于顯示演示文稿的幻燈片數量及位置。

視圖窗格中默認顯示的是“幻燈片”選項卡，它會在該窗格中以縮略圖的形式顯示當前演示文稿中的所有幻燈片，以便查看幻燈片的設計效果，如圖1.28所示。

在“大綱”選項卡中，將以大綱的形式列出當前演示文稿中的所有幻燈片，如圖1.29所示。

備注窗格

備注窗格位于幻燈片編輯區的下方，通常用于為幻燈片添加注釋說明，比如幻燈片的內容摘要等。

提示

將鼠標指針停放在視圖窗格或備注窗格與幻燈片編輯區之間的窗格邊界線上，拖動鼠標可調整窗格的大小。

1.3.4 Outlook 2010的操作界面

啟動Outlook 2010后看到的窗口便是它的操作界面，如圖1.30所示，該操作界面與Office 2010其他組件的操作界面略有不同，接下來主要對不同部分進行介紹。

導航窗格：在其中單擊相應的選項可展開相應的功能界面，進而可在右側的操作窗口中進行所需的操作。

操作窗口：該窗口中顯示的內容和各種參數選項隨左側單擊的選項而定，在其中可進行與相關功能相應的操作。

待辦事項欄：用于顯示日期、會議和約會等信息。

狀態欄：用于顯示電子郵件收發工作的完成進度等信息。

提示

在Outlook 2010操作界面中，“開始”選項卡中顯示的組是動態的，會根據導航窗口中單擊的按鈕而發生變化。若在導航窗格中單擊“郵件”按鈕，“開始”選項卡中會顯示“新建”、“刪除”、“響應”和“快速步驟”等組；若在導航窗格中單擊“聯系人”按鈕，“開始”選項卡中會顯示“新建”、“刪除”、“通信”和“當前視圖”等組。