1.3 信息系統與管理

1.3.1 組織管理環境的變化

1.信息化浪潮席卷全球

人類社會向信息社會邁進的過程就是信息化過程，它代表著先進生產力的前進方向。從發達國家到發展中國家，都根據自己的實際情況制定了信息化發展戰略，從而形成了全球信息化浪潮。隨著信息技術的發展，信息化給企業管理帶來了革命性的變化，莫頓（Morton M.S.Scott）的研究表明，這種變化至少歸納為6個方面：① 信息化給企業生產、管理活動的方式帶來了根本性變革。② 信息技術將企業組織內外的各種經營管理職能、機制有機地結合起來。③ 信息化將在許多方面改變產業競爭格局和態勢。④ 信息化給企業帶來了新的戰略性機遇，促使企業對其使命和活動進行反思。⑤ 為了成功地運用信息技術，必須進行組織機構和管理方法的變革。⑥ 對企業管理的重大挑戰是如何改造企業，使其有效地運用信息技術，適應信息社會，在全球競爭中處于不敗之地。洶涌而來的全球信息化浪潮既為中國企業帶來發展的契機，又使其面臨著嚴峻的挑戰。

2.經濟全球化

經濟全球化是指世界經濟活動超越國界，通過對外貿易、資本流動、技術轉移、提供服務、相互依存、相互聯系而形成的全球范圍的有機經濟整體。它是當代世界經濟的重要特征之一，也是世界經濟發展的重要趨勢。自20世紀90年代以來，經濟全球化進程日趨加快。經濟全球化與跨國公司的深入發展，既給世界貿易帶來了重大的推動力，同時也給各國經濟貿易帶來了諸多不確定因素，使其出現許多新的特點和新的矛盾。可以從3個方面來理解經濟全球化：一是世界各國經濟聯系的加強和相互依賴程度日益提高；二是各國國內經濟規則不斷趨于一致；三是國際經濟協調機制強化，即各種多邊或區域組織對世界經濟的協調和約束作用越來越強。信息使空間變小，距離對經濟活動的約束日益弱化，經濟活動的國內和國外的界限變得模糊起來。作為主要經濟資源的知識，必然導致經濟活動突破國界而成為全球活動。同時，顧客消費需求的個性化、多樣化決定了企業只有合理組織全球資源，在全球市場上運籌帷幄，才有生存和發展的可能。跨國經營成為大企業發展的重要戰略，跨國投資不斷增加，跨國公司正以其經濟、技術的強大實力，成為國際市場的主力軍，正在對世界經濟產生巨大而深遠的影響。對于每個企業來說，經濟全球化都是一柄雙刃劍，既是機遇，也是挑戰。面對激烈的全球競爭化格局，國內企業必須以強烈的競爭意識和危機感來認真思考自己的全球競爭戰略。

3.知識經濟時代的來臨

世界經濟正面臨新的經濟改革，不少國家的經濟從工業經濟轉向基于知識和信息的服務經濟（Knowledge and Information-based Service Economy），一個以知識為基礎的經濟時代已經來臨。知識經濟直接依賴于知識和信息的生產、擴散和應用，其主要特點是信息化、網絡化、智能化。知識和技術創新是人類經濟、社會發展的重要動力源泉。專家們指出：21世紀將是“知識化了的全球社會”。知識經濟的到來使信息與知識成為重要的戰略資源，對人們的生產方式、生活方式、思維方式、管理決策將產生重大影響，企業管理將從生產向創新轉變，其經濟效益將越來越依賴于知識和創新。知識經濟正在給中國的經濟發展與社會發展注入更大的活力、帶來更好的際遇，每個現代企業都必須高度重視知識資源的開發和有效運用，善于運用信息網絡資源，把握世界范圍內的新知識、新信息、新動向來加快自身的發展。

20世紀90年代以來管理環境的變化，使管理理論研究開始針對學習型組織和虛擬組織問題而展開，使企業管理理論的研究經歷了從局部方法研究到管理職能研究、從僅將企業內部作為一個整體研究到考慮企業外部環境的研究，最終走向面向全球的研究。

1.3.2 信息系統對管理的支持

管理工作的成敗，取決于能否做出有效的決策，而決策的正確程度則取決于信息的質和量。信息是管理活動中一項極為重要的資源，信息的觸角深入到整個管理過程的各個環節中，其獲取、加工和傳遞是管理活動的基礎。信息系統能把生產和流通過程中的大量數據流收集、組織和控制起來，經過處理，轉換為對各部門來說都是不可缺少的數據，經過分析，使它變成對各級管理人員決策具有重要意義的有用信息。一個組織要生存和發展，就必須依靠信息系統的支持，用動態的觀點來研究面臨的新問題。面向管理是信息系統的顯著特點。有效的信息管理是科學管理必備的前提條件，信息系統為組織的科學管理提供了重要的技術基礎。一個組織的管理職能主要包括計劃、組織、領導和控制四大方面，其中任何一方面都離不開信息系統的支持。

1.信息系統對計劃職能的支持

任何組織的活動實際上都有計劃，計劃不僅可以作為行動的綱領，而且也是對執行結果評價的依據。管理的計劃職能是為組織及其下屬機構確定目標，擬訂為達到目標的行動方案，并制訂各種計劃，使各項工作和活動都能圍繞預定目標去進行，從而達到預期的效果。高層的計劃管理還包括制定總的戰略和總的政策。信息系統對計劃職能的支持包括如下方面。

（1）根據企業提供的約束條件，合理地安排各職能部門的計劃，從戰略規劃、戰術管理和業務處理層不同的管理層次，分別輔助銷售計劃、物料需求計劃、生產計劃、庫存計劃、財務計劃及研發等計劃的制訂。

（2）支持計劃編制中的反復試算及計劃數據的快速、準確存取。

（3）支持計劃的基礎預測。輔助管理層預測企業未來，對未來做出安排和部署，及時調整企業經營方向，以達到預期的目標。

2.信息系統對組織職能的支持

組織職能是指為有效實現組織目標，建立組織結構，配備人員，使組織協調運行的一系列活動。信息系統按組織職能可以劃分為辦公系統、決策系統、生產系統等，是現階段對企業組織進行改革的有效技術基礎。信息系統的應用促使企業組織重新設計、企業工作重新分工和企業職權重新劃分，進一步提高了企業的管理水平，具體表現如下。

（1）使傳統的組織結構向扁平式結構的非集中管理方式轉變，提高組織管理的效率。

（2）提高企業業務流程重組及組織結構優化的成功率，有利于打破傳統的職能型組織結構，建立全新的過程型組織結構，從而實現企業經營在成本、質量、服務和速度等方面績效的巨大改善，激發并增進企業組織的競爭力。

（3）使得組織中上下級之間、各部門之間及其與外界環境之間的信息交流與共享變得十分便捷，有利于上下級和成員之間的溝通，可以隨時根據環境的變化做出統一的、迅速的整體行動和應變策略，提高了企業組織結構的靈活性與有效性。

3.信息系統對領導職能的支持

領導職能是指領導者運用組織賦予的權力，組織、指揮、協調和監督下屬人員，完成領導任務的職責和功能，它包括決策、選人用人、指揮協調、激勵和思想政治工作等。領導者在信息方面的職責是作為信息匯合點和神經中樞，對內對外建立并維持一個信息網絡，以溝通信息，及時處理矛盾和解決問題。信息系統可以提供給領導層所需要的各種信息，并且可以利用定量化的科學管理方法，通過預測、計劃優化、管理、調節和控制等手段來支持決策，輔助組織的中高層管理人員決策，減少經營管理中的失誤，幫助實現組織目標。

4.信息系統對控制職能的支持

控制職能是對管理業務進行計量和糾正，確保計劃得以實現。為了實現管理的控制職能，應隨時掌握反映管理運行動態的系統監測信息和調控所必需的反饋信息。隨著信息技術的發展，自動化、智能化的控制將是一種更高級的形式，而信息系統的應用使得自動化、智能化的控制成為現實。例如，企業可以通過計算機集成制造系統（CIMS，Computer Integrated Manufacturing System）之類的信息系統來自動監控并調整整個生產的物理過程，優化或改善企業的設計過程、管理決策過程和加工制造過程，從而進一步提高企業的市場競爭能力和應變能力。信息系統為控制職能提供了強有力的技術支持。企業可以根據各職能部門提供的數據，對計劃的執行情況進行監測、檢查、比較執行與計劃的差異，分析產生差異的原因，輔助管理人員及時以各種方法加以控制。特別是可以對企業的關鍵部門或關鍵生產環節進行重點監控，包括財務監控、庫存監控等，有效防范和減少企業的風險。

1.3.3 管理科學化對信息系統的影響

信息系統是技術與管理結合、人機結合的綜合系統，它不是簡單地為了處理信息而處理信息的孤立事物，它的有效運行必然受到管理科學的影響。信息系統歸根到底是為管理服務的，管理的體制和習慣決定著信息系統能否真正運行起來。國內外許多失敗教訓就證明，技術上可行的事情由于管理體制和人員工作習慣的問題而最終導致失敗。一方面，信息系統的建設需要管理理論做指導；另一方面，信息系統的規劃和實現也需要組織的管理實踐相配合，因此管理科學化對信息系統有著至關重要的影響。

1.信息系統的建設需要管理理論做指導

信息系統作為一門交叉學科，是管理科學和信息技術的緊密結合，它將管理學、運籌學、組織行為學和計算機科，以及其他決策理論、心理學、人工智能等理論研究成果結合了起來。因此，管理理論為信息系統的開發設計和應用提供了理論上的指導。例如，處于不同發展階段和信息化成熟度不同階段的組織對于信息系統建設的具體要求也會有所不同，這些要求就會成為信息系統開發與應用的前提或限制條件。另外，信息系統的開發就是在一定時期一定經費的前提下，組織各種資源實現目標的過程。這個過程是個復雜的項目管理系統工程，本身就需要進行科學化的管理，需要協調好各類開發人員和各級用戶之間關系，做好經費開支和經費控制等工作，才能保證信息系統的順利開發和應用。

2.信息系統的規劃和實現需要組織的管理實踐相配合

大量實踐經驗表明，許多信息系統失敗的原因就在于組織領導認為信息系統只是單純的一個技術問題，不需要管理的協調配合。近年來，國內外學者在總結MIS、DSS、ERP和EIS等信息系統實施的經驗教訓時，普遍認為達不到預期效果的主要原因如下。

（1）信息系統的規劃和設計缺乏企業戰略的指導。

（2）信息技術的應用、信息系統的開發忽視了與組織結構、人員結構、知識結構間的關系。

（3）開發的系統難以適應業務流程重組的需要。

實際上，信息系統的規劃與實施需要組織管理改革的配合，需要組織管理者根據新的目標或戰略來調整組織結構，優化或重組業務流程，重塑組織文化以適應新的組織環境。美國學者理維特提出的組織模型指出（如圖1.8所示），組織可以用人、結構、技術和任務4個變量來描述，它們之間存在著強烈的依存關系。信息技術和企業組織機構之間彼此影響，信息系統的引進將導致新的組織機構的產生，而現有的組織結構又會對信息系統的開發設計及應用能否成功產生重要的影響。在信息系統的規劃和實施中，需要考慮到的影響組織運作的重要因素包括組織的戰略和目標、組織結構、業務流程、組織文化和組織環境等。