子項目1 辦公環(huán)境管理

項目任務(wù)

天駿公司行政經(jīng)理高明出差即將回來，為了改善工作環(huán)境，秘書肖琳需要將高經(jīng)理和自己的辦公室重新布置一下。

事件回放

天駿公司秘書肖琳今天來得比往日都早，她準備利用公司高經(jīng)理出差之際為高經(jīng)理歸來后創(chuàng)造一個舒適溫馨的工作環(huán)境。

高經(jīng)理的辦公室在最里間，肖琳的辦公室就在高經(jīng)理辦公室的外面，兩辦公室之間有一扇門相通。任何人要進入高經(jīng)理辦公室都得從肖琳的辦公室通過。肖琳的辦公室就相當(dāng)于樞紐和窗口。其他的部門呈半環(huán)形分布在肖琳和高經(jīng)理辦公室的對面。

肖琳先進入了自己的辦公室，首先映入眼簾的是窗臺上的各式盆景和競相開放的各色鮮花。進門，在右邊是棵高大的綠色灌木，很清新的感覺。不過可能因為高經(jīng)理不在，也暫時沒有秘書專門負責(zé)監(jiān)督的緣故，清潔公司并沒有把地上的落葉清掃干凈。肖琳的辦公桌上有一臺電腦、傳真機、三部電話，一些文件格、文件夾和幾頁未裝進文件夾的散開的文件，另有一些筆筒之類的必備用品；辦公桌的前面放著一些為客人準備的椅子和沙發(fā)，后面是自己的座椅，再后面則是靠墻的大型立柜，立柜里分格分層放著各類文件和書籍，但是卻有一些凌亂，在大型立柜的旁邊緊挨墻的地方，有個齊腰的矮柜，上面放著飲水機，矮柜里放著一些紙杯和咖啡、方糖之類的飲料和食品。

高經(jīng)理的辦公室要比肖琳的辦公室大一些，基本的擺設(shè)沒有很大的差異。寬大的辦公桌上也有一臺電腦，另外簡單地擺著電話和一些文件夾。有兩個并列的靠墻立式柜，在另一面靠墻的地方環(huán)形擺開的是沙發(fā)。整個辦公室體現(xiàn)的是一種簡約美，讓人心曠神怡。

肖琳打量完兩個辦公室，對自己的工作應(yīng)該從哪里著手也基本了然于胸。她打開窗簾，打開空調(diào)，調(diào)節(jié)好辦公室的溫度、濕度。之后將窗臺、辦公桌、電腦……凡是目光可及的地方都細細地擦過；飲水機里的水不多了，應(yīng)該和送水公司聯(lián)系一下；儲備的辦公日用品也應(yīng)該再補充；應(yīng)該再去買點書法繪畫之類的物品裝飾一下墻面……她想好好美化這里的辦公環(huán)境，不僅給高經(jīng)理，也要給來訪的公司內(nèi)外的客人一個良好的印象。

清潔整理工作基本告一段落，現(xiàn)在正好是8:30。

（{L-End} 資料來源：無憂考網(wǎng).http：//www.51test.net/show.asp？id=353790&Page=2）

任務(wù)分析

在企業(yè)中，秘書可能與上司在一個辦公室，也可能自己擁有一個辦公室。秘書應(yīng)該重視對辦公室的設(shè)計、布局、布置及工作環(huán)境的美化。環(huán)境美化主要是指工作場所（辦公室）選擇適當(dāng)，布局合理，布置現(xiàn)代化，既適應(yīng)工作的需要，又有益于工作人員的身體健康。

環(huán)境美化是工作效率的保證。辦公機器、設(shè)備的恰當(dāng)擺放，地毯和現(xiàn)代化裝飾品、自然的或人工的花卉植物等的圓滿布置，會令人產(chǎn)生一種舒適的感覺，陶冶人的性情，提高工作效率。本案例中秘書肖琳懂得辦公環(huán)境與工作效率之間的關(guān)系，因而能夠主動為上司和自己布置并設(shè)計美觀、恰當(dāng)?shù)霓k公環(huán)境，這是值得每位秘書工作者學(xué)習(xí)的。

就一個秘書來說，對于辦公室的整體布局或許無法予以有效地左右，但領(lǐng)會上司的意圖，根據(jù)工作的實際，對辦公室布置予以認真的考慮并在許可的情況下予以有效的實施，這不但是可能的，而且是責(zé)無旁貸的。作為秘書，應(yīng)該而且必須了解辦公室布置的主要內(nèi)容。

相關(guān)知識

（一）辦公環(huán)境管理的含義及原理

1．辦公室的含義

關(guān)于辦公室的含義，不同的語境下有不同的理解，主要分以下兩個方面。

① 辦公的房子，是工作人員辦理公務(wù)的地方。

② 機關(guān)和企事業(yè)單位內(nèi)部辦理行政事務(wù)的工作機構(gòu)，是設(shè)在上司身邊直接為上司服務(wù)的綜合部門。

2．辦公環(huán)境的含義

辦公環(huán)境，又稱為辦公室環(huán)境。從廣義上說，它是指一定組織機構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境；從狹義上說，它是指一定的組織機構(gòu)的秘書部門工作所處的環(huán)境，包括人文環(huán)境和自然環(huán)境。人文環(huán)境主要是指工作氛圍和辦公環(huán)境。目前組織追求的最優(yōu)人文環(huán)境是團結(jié)協(xié)作、開拓進取、積極向上、文明健康。自然環(huán)境包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。

人文環(huán)境與一個國家的社會大環(huán)境、組織內(nèi)部的職能環(huán)境有著密切的關(guān)系。在通常情況下，辦公環(huán)境所面臨的社會環(huán)境，是一個秘書人員所難以影響和改進的；而對于組織內(nèi)部的職能環(huán)境，一個秘書或許能在某種程度上對其施加一定的影響并加以改進或選擇，但這必須是以自己在做種種經(jīng)驗的不斷積累和地位的得以提升為前提的，因此，對于一個秘書來說，平常能夠直接影響并在工作中加以選擇、優(yōu)化的，在更大程度上來講，就是自然環(huán)境了。

3．辦公環(huán)境管理的原則

（1）舒適

對于一個辦公室來說，不管是其裝潢或是其擺設(shè)，都應(yīng)以舒適為準，光線、色彩、氣候、噪音等在不同程度上對工作人員的情緒都會有所影響，所以，秘書在設(shè)計辦公室時應(yīng)首先并且特別注意到這些因素。另外，整潔有序的環(huán)境有助于營造舒適的氛圍，提高工作效率。因此，不論是辦公室，辦公桌，還是抽屜等，不要放置與辦公無關(guān)的東西，辦公文具的擺放要井然有序。一個凌亂骯臟的工作環(huán)境，很難想象能產(chǎn)生出令人滿意的工作效率。

（2）和諧

一個和諧的辦公環(huán)境，能激發(fā)工作人員的團隊精神。因此，在優(yōu)化辦公環(huán)境時，要注意其和諧性。如辦公室的辦公桌椅、櫥柜等的大小、格式、顏色要盡可能統(tǒng)一，這不但可以增強辦公室的美觀效果，更重要的是可以強化成員之間的平等觀念，創(chuàng)造和諧的人際關(guān)系。

（3）實用

優(yōu)化辦公環(huán)境的實用原則，首先是辦公室布局應(yīng)該力求方便，爭取時效，如相同或相關(guān)的部門應(yīng)盡可能安排在相鄰的地點，以避免不必要的穿插和迂迥，便于工作的密切聯(lián)系和同步進行。其次，為了改善辦公室的單調(diào)環(huán)境，可以適當(dāng)?shù)胤胖靡恍┕に嚻坊蚧ú?，價格不一定要昂貴，但注意不要流于粗俗，否則將會影響整個組織的形象，因為辦公室往往就是組織的一個“窗口”。

（4）安全

保證組織的物品安全是涉外秘書的重要職責(zé)之一，也是優(yōu)化辦公環(huán)境不可忽略的一個原則。布置辦公室時要留意附近的環(huán)境和辦公室存放財物的安全，如保險柜是否安全，謹防被盜、失密、泄密等。

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辦公室環(huán)境對秘書工作效率的影響

1.作業(yè)方面：辦公環(huán)境對秘書人員的器官功能、知覺感受、體力消耗、心理反應(yīng)等都有直接影響，例如，光線不足，足以使人的辨別力降低，眼力消耗較大，進而產(chǎn)生疲倦，使注意力難以集中，工作效率降低。

2.生理方面：環(huán)境變化必然會引起生理變化。辦公環(huán)境不適宜，會增加秘書的體力消耗，體力消耗過多則生疲勞，疲勞生則工作興趣減低。興趣低，工作效率必隨之遞降。

3.心理方面：辦公環(huán)境的不適宜，會引起秘書對工作感到厭煩的心理反應(yīng)。心理厭煩導(dǎo)致人的精神苦悶，易產(chǎn)生抑郁和怒怨之感。這些心情對工作效率皆有不良影響。

（二）辦公室環(huán)境的布局與布置

1．辦公室環(huán)境的布局

辦公室布局合理與否，對工作人員的精神狀態(tài)和工作效率有著很大的影響。因此，合理地設(shè)計好辦公室布局，是優(yōu)化辦公環(huán)境的重要內(nèi)容，對于創(chuàng)造最佳的工作環(huán)境至關(guān)重要。

目前常見的辦公布局種類、特點及優(yōu)缺點如表2.1所示。

2．辦公室環(huán)境的布置

【閱讀資料】

有意思的辦公室

美國有一個家具工廠，利用先進的燈光技術(shù)制造了虛擬加州海灘氛圍的工作環(huán)境，工作人員可以穿著海灘短褲、T恤上班，享受百分之百的新鮮空氣和自然光。

有趣的是，根據(jù)美國《商業(yè)周刊》報導(dǎo)，這家公司的生產(chǎn)率因此增加了15%，其中，有8位被挖角跳槽的員工，在離職兩星期后自動回來報到，原因竟是他們“無法忍受其他單位晦暗的工作環(huán)境”。

（{L-End} 資料來源：http：//www.cqzs.com/forum/essay.php forum=11&serial=969&listpage=）

（1）辦公室布置的內(nèi)容

辦公室布置主要包括：空氣、光線、色彩、聲音、辦公設(shè)備等方面內(nèi)容，各方面具體要求如下所述。

① 空氣：溫度：18℃～26℃，濕度：40%～60%；流通：45米 {L-End} 3/分鐘；凈化：流動速度0.25米/秒。

② 光線：多用幾盞燈；利用自然光，光源置高處，從后方或左側(cè)射入；避免有光亮表面的物品反光而刺激人的眼睛。

③ 色彩：內(nèi)墻建議選擇白色或乳白色；會議室以淡黃色為主；天花板選用白色；地板用棕色。

④ 聲音：讓辦公空間遠離噪音源；用隔音玻璃、隔音板控制噪音；播放適量音樂。

⑤ 辦公設(shè)備：辦公桌應(yīng)大小適中；辦公椅最好有靠背,并可以調(diào)節(jié)方位；辦公家具以必需為限；辦公自動化設(shè)備需方便使用，遠離工作區(qū)。

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常見的辦公室布置的要求

1.從光線、通風(fēng)、監(jiān)督、溝通方面考慮，采用一大間辦公室比采用同樣大小的若干辦公室為優(yōu)。

2.使用同樣大小的桌子，可增進美觀，并促進職員的相互平等感。

3.使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進美觀。

4.將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處，若此法不可行時，亦應(yīng)規(guī)定來客須知，使來客不干擾其他部門。

5.將自動售貨機、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。

6.應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負荷的需要。

7.領(lǐng)導(dǎo)者座位應(yīng)位于員工座位之后方，以便監(jiān)督；同時保證不因領(lǐng)導(dǎo)者接洽工作而轉(zhuǎn)移和分散工作人員的視線和精力。

8.自然光應(yīng)來自桌子的左上方或斜后上方，以保護視力。勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。

9.裝設(shè)充足的電源插座，供辦公室設(shè)備之用。

10.常用的設(shè)備與檔案應(yīng)置于使用者附近，切勿將所有的檔案置于靠墻之處，檔案柜應(yīng)背對背放置。

11.在辦公區(qū)內(nèi)設(shè)置休息處，并提供便利充分的休息設(shè)備，以作為工余休息、自由交談及用午餐之所需。

12.辦公桌的排列應(yīng)按照直線對稱的原則和工作程序的順序，其線路以最接近直線為佳，防止逆流與交叉現(xiàn)象。同室工作人員應(yīng)朝同一個方向辦公，不可面面相對，以免相互干擾和閑談。

13.各座位間通道要適宜，應(yīng)以事就人，不以人就事，以免往返浪費時間。

14.常用設(shè)備應(yīng)放在使用者近處。

15.電話最好是5平方米空間范圍內(nèi)一部，以免接電話離座位太遠，分散精力，影響效率。

16.辦公室的用具設(shè)計要精美，堅固耐用，適應(yīng)現(xiàn)代化要求。辦公桌是工作人員的必備工具，應(yīng)注意美觀、適用。有條件的可采用自動升降辦公椅，以適應(yīng)工作人員的身體高度的不同。同時，應(yīng)根據(jù)不同工作性質(zhì)，設(shè)計不同形式的辦公桌、椅。設(shè)置垂直式檔案柜、旋轉(zhuǎn)式卡片架和來往式檔槽，以便存放和隨時翻檢必要的資料、文件和卡片等。

（2）辦公室布置的工作程序

① 對各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容和性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。

② 將各部門的工作人員及其工作分別列表記載下來。按工作人員的數(shù)量及其辦公所需的空間，設(shè)定辦公室大小。通常辦公室的大小因各人的工作性質(zhì)而異。但一般而言，每人的辦公空間，大者可3m{L-End} 2～10m{L-End} 2，普通者1.5m{L-End} 2～8m{L-End} 2即可。

③ 根據(jù)工作需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表分別詳細記載。

④ 繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。

⑤ 對設(shè)備的安放提出合理建議。

（3）辦公室環(huán)境的日常維護

辦公室環(huán)境的日常維護，也是辦公室布置不可或缺的內(nèi)容。秘書一定要形成好習(xí)慣，例如，經(jīng)常打掃衛(wèi)生，維護辦公室的清潔環(huán)境；保持辦公桌的井然有序；每天下班之前，應(yīng)將辦公桌上的文件、數(shù)據(jù)收藏好，以免丟失或泄密；管理好辦公自動化設(shè)備，等等。雖然這些工作是煩瑣的、不起眼的，但不管是對于組織整體形象來說，還是對于秘書形象而言，都是不可忽視的。所以，對于秘書來講，這必須是一件持之以恒的工作。

① 辦公室需要全面打掃的時候，應(yīng)該通知管理部門的負責(zé)人，告訴他們辦公室需要徹底打掃。

② 每天下班離開辦公室之前，留一張便條給清潔工人，要求他們認真打掃室內(nèi)的死角，如積滿灰塵的照明燈罩。

③ 定期給電話撥盤和電話聽筒的兩端消毒。

④ 裝在書盒里的書必須擺放整齊，沒有灰塵。

⑤ 調(diào)整好百葉窗，使其保持一致的角度，還要根據(jù)百葉窗調(diào)整的情況，注意調(diào)節(jié)電燈光線。

⑥ 暖氣、空調(diào)、通風(fēng)或音響系統(tǒng)等設(shè)備出現(xiàn)異常情況時，必須立即通知有關(guān)部門或管理人員。

⑦ 如果有權(quán)對辦公室的布局進行安排，切記，最好不要和別人面對面坐，更不要和老板在一個辦公室里。而且房間里的辦公桌等物件要合乎規(guī)律地放置，不要在通向老板辦公室的路上設(shè)置不便行走的障礙。辦公桌、椅子，特別是客人坐的椅子，不要放在燈下，以免他們的臉直接對著光源。

（三）辦公室的美化

秘書工作者的主要工作場所是辦公室。辦公室布置得如何、美化程度如何等，在一定程度上反映著秘書的能力和情趣愛好。秘書要學(xué)會發(fā)現(xiàn)美、欣賞美。只有用美的心靈和眼睛審視辦公室環(huán)境，才能創(chuàng)造一種和諧舒心的工作場所，使大家心情舒暢地工作。關(guān)于辦公室美化（Office Landscaping），美國著名秘書學(xué)專著《韋氏秘書手冊》中提到，實際上也就是最現(xiàn)代化的辦公室布置。按照這種美化布置，辦公室里除了可以移動的隔板以外，沒有墻壁，是個敞開的巨大空間。各種高度的屏蔽隔板，能使辦公室工作不受干擾。彩色的組合器具可根據(jù)需要組合成最適宜的形狀，地毯和現(xiàn)代化裝飾品、自然的或人工的植物都會產(chǎn)生一種令人舒適的效果。要想達到這個效果，就必須對辦公室予以認真的研究。辦公室美化應(yīng)力求做到以下幾點。

① 辦公室收拾整齊，不要放置個人生活用品，否則會給人以凌亂和不守紀律的感覺，有損辦公室的形象；秘書對常規(guī)的辦公設(shè)備具有管理與維護的責(zé)任；電腦、復(fù)印機、傳真機等，使用到規(guī)定的期限時就要請人保養(yǎng)、維護，不能等用到出了問題才去修理。

② 每天把當(dāng)日工作表、約會時間表放在辦公桌顯眼的地方，以便及時查閱。下班前應(yīng)留一點時間，檢查一下當(dāng)日工作是否完成，并準備好明日的工作安排。

③ 每日工作完畢，應(yīng)將辦公桌上的文件、資料收藏好，以免丟失和泄密；每天下班前，要認真查一下空調(diào)是否關(guān)閉，抽屜、柜門等是否上好鎖；離開辦公室要查看電腦、復(fù)印機等是否關(guān)好；切斷電源。

④ 盡可能使辦公空間放大，通風(fēng)流暢，光照充足，要注意辦公桌擺放有序，桌面整潔，文件柜高低一致。

⑤ 將來訪接待室設(shè)于入口處，閱報欄、公告欄置于寬敞處，還應(yīng)在接待場所配備沙發(fā)、飲水機、茶葉、口杯等休息和飲用器具。

⑥ 全體辦公室人員的座位應(yīng)面對同一方向，以避免相對而視的局促感；主管辦公位置在屬下座位之后，以示尊重，并可以減輕來訪者的干擾。

⑦ 辦公桌的放置應(yīng)符合采光要求，即自然光來自辦公桌的左上方或斜后方，使人沒有逆光之感。

⑧ 辦公區(qū)域要用屏風(fēng)隔開，各辦公單元要安裝足夠的地板電源插座，并備有吸塵器、防聲干擾設(shè)施、防火報警設(shè)施，墻上不要亂貼亂掛。

⑨ 常用的辦公用具、紙簍等應(yīng)放于隱蔽而易取的部位，以免經(jīng)常翻騰。

⑩ 檔案柜應(yīng)背對背放置于墻角；處理過的文件應(yīng)及時歸檔，不能擱置在案頭桌旁。

?注意凈化室內(nèi)空氣。辦公室的化纖地毯、塑料家具、地板蠟、黏合劑、油漆等都會散發(fā)出有毒氣體，使人感到頭暈、嗓子難受、皮膚干燥、胸口發(fā)悶，甚至?xí)屓撕粑щy、昏昏欲睡、渾身乏力。因此，在辦公室養(yǎng)幾盆月季、吊蘭等花卉，既能夠美化辦公環(huán)境，又能吸收有毒氣體，可謂一舉兩得。

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辦公室布置的基本原則

辦公室的布置不僅是簡單的設(shè)施擺放，還需要考慮工作人員在其間工作的舒適感、與辦公環(huán)境的協(xié)調(diào)以及有利于工作人員之間的溝通和監(jiān)督等因素。其所要遵循的原則有以下幾項。

1.有利于溝通

溝通是人與人之間思想、信息的傳達和交換，通過這種傳達和交換，使人們在目標、概念、意志、興趣、情緒、感情等方面達到理解、協(xié)調(diào)一致。辦公室作為一個工作系統(tǒng)，必須保證工作人員之間充分的溝通，才能實現(xiàn)信息及時有效地流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)內(nèi)各因子、各環(huán)節(jié)才能動作協(xié)調(diào)地運行。

2.便于監(jiān)督

辦公室的布置必須有利于監(jiān)督，特別要有利于職員的自我監(jiān)督與內(nèi)部監(jiān)督。

辦公室是集體工作的場所，上下級之間、同事之間既需要溝通，也需要相互督促檢查。每個人由于經(jīng)歷、學(xué)問、性格等方面的差異，都有各自的特點，有優(yōu)點和長處，也有缺點和不足，而個人的缺點往往又是自己難以覺察到的，如果不及時糾正，就會給工作帶來損失。同事之間的相互監(jiān)督能夠有效地避免這一問題。因此，辦公室的布置必須有利于在工作中相互督促、相互提醒，從而把工作中的失誤減少到最低限度。

3.協(xié)調(diào)、舒適

協(xié)調(diào)、舒適是辦公室布置的一項基本準則。這里所講的協(xié)調(diào)是指辦公室的布置和辦公人員之間配合得當(dāng)、舒適，即人們在布置合理的辦公場所中工作時，身體各部位沒有不適感，或不適感降到最小。協(xié)調(diào)是舒適的前提，只有協(xié)調(diào)，才會有舒適。協(xié)調(diào)的內(nèi)涵是物質(zhì)環(huán)境與工作要求的協(xié)調(diào)。它包括辦公室內(nèi)設(shè)備的空間分布、墻壁的顏色、室內(nèi)光線、空間的大小等與工作特點性質(zhì)相協(xié)調(diào)，人與工作安排的協(xié)調(diào)，人與人之間的協(xié)調(diào)，包括工作人員個體、志趣、利益的協(xié)調(diào)及上級與下級的工作協(xié)調(diào)等。

（四）辦公室的健康安全管理

{L-End} 案例2.1 {L-End} 天駿公司行政秘書肖琳下午發(fā)現(xiàn)接待區(qū)通往門口的通道上堆放了很多銷售部的空紙箱，肖琳是這樣處理的：立即向行政主管報告，得到馬上清理的指示；參加清理工作，確保接待區(qū)到門口的過道通暢。

{L-End} 分析：生命意識的日益增強，使得人們越來越關(guān)注辦公環(huán)境的健康和安全。因此，秘書人員必須樹立安全意識，在工作中要善于發(fā)現(xiàn)安全隱患并及時上報，否則，一旦疏忽大意，就會造成不堪設(shè)想的后果。

1．樹立健康安全意識

安全的的工作環(huán)境所給予人的不單是身體上的健康，更是一種精神上的安全感，《憲法》、《勞動法》等法規(guī)對比有相應(yīng)的規(guī)定。作為秘書，也應(yīng)樹立健康安全意識，例如，掌握基本的法律知識，用法律保護自己的合法勞動權(quán)益；上崗前認真學(xué)習(xí)并自覺遵守有關(guān)安全生產(chǎn)、勞動保護的規(guī)定和本組織有關(guān)的規(guī)章制度；細心檢查并主動識別存在于工作場所及機器設(shè)備等的隱患。一旦發(fā)現(xiàn)問題，如果是在自己的職權(quán)范圍內(nèi)的，應(yīng)及時加以排除，或者向上司報告，盡快解決，以維護好健康安全的工作環(huán)境。

2．識別辦公室的安全隱患

對于一個秘書來說，應(yīng)該在強烈的安全意識的指導(dǎo)下，了解、識別辦公室中各種有礙健康和安全的潛在危險，以減少乃至抑制危險發(fā)生的可能性。一般來說，辦公室的隱患主要存在于下面幾個方面。

① 辦公建筑隱患：這主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施、離開辦公室前忘記關(guān)窗和鎖門等。

② 辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼、溫度和濕度調(diào)節(jié)欠佳、噪音控制不當(dāng)?shù)取?/p>

③ 辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端角堆放太多東西有傾斜傾向等。

④ 辦公設(shè)備及操作中的隱患：如電線磨損裸露、拖曳電話線或電線、電腦顯示器擺放不當(dāng)產(chǎn)生的反光、復(fù)印機的輻射、違規(guī)操作等。

⑤ 工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品、女士的長頭發(fā)被卷進有關(guān)的機器設(shè)備中、復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機玻璃板上、在辦公室里抽煙、不能識別有關(guān)的安全標志等。

⑥ 消防隱患：如亂扔煙頭、滅火設(shè)備已損壞或過時、在滅火器上堆放物品、火災(zāi)警報失靈等。

了解這些潛在的辦公室危險，可以幫助我們養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，為工作效率的提高創(chuàng)造一個健康安全的工作環(huán)境。

3．辦公環(huán)境健康及安全的維護和管理

① 應(yīng)遵守有關(guān)的法規(guī)，實行安全管理責(zé)任制。作為秘書，應(yīng)協(xié)助上司按照國家及有關(guān)部門的法規(guī)和本組織規(guī)章中的有關(guān)規(guī)定，在組織內(nèi)部落實安全管理責(zé)任制，對辦公環(huán)境實施安全和健康管理，使辦公環(huán)境的健康和安全得以有效完善。

② 應(yīng)定期進行安全檢查，改進工作環(huán)境。秘書除了要協(xié)助上司按照有關(guān)規(guī)定落實好安全管理責(zé)任制外，還要在自己的工作范圍內(nèi)，主動自覺地對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備定期進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)隱患，采取有效措施，做好風(fēng)險的防范和排除。特別要注意危害人群健康、污染辦公環(huán)境的“無形殺手”（如吸煙）以及裝飾時沒有采用無毒無害的綠色建筑材料等，有必要和有條件的話，可以請有關(guān)的部門進行檢測，進行科學(xué)的處理。

4．識別工作場所和常用設(shè)備的隱患

要能夠主動識別存在于工作場所和常用設(shè)備中的安全隱患，并在職權(quán)范圍內(nèi)予以排除，維護自己和他人的健康和安全；能定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患，做好風(fēng)險防范。通常企業(yè)辦公室中安全檢查的方法如下。

① 確定檢查周期，定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全方面的檢查。

② 發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險或減少危險。

③ 如果發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進，直至解決。

④ 將上述第三項中異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過程認真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中。進行安全檢查要包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分。

要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分，后者記錄的是辦公設(shè)備運行中出現(xiàn)的故障。例如，復(fù)印機能操作，但如果機器靠墻壁太近，就應(yīng)該填寫“隱患記錄及處理表”；若復(fù)印機不能工作了，就應(yīng)填寫“設(shè)備故障表”。這兩種表的樣式分別如表2.2和表2.3所示。

5．安全管理重點

要營造一個安全的環(huán)境，就必須在以下方面加強管理。

① 防盜。在辦公大樓內(nèi)應(yīng)設(shè)有專門的保安人員24小時值班。

② 防火?；馂?zāi)首重預(yù)防，電器電線應(yīng)做定期檢查，以防走火跑電，引起火災(zāi)。

③ 防止意外傷亡。為了防止意外傷亡事故發(fā)生，組織應(yīng)向職員進行如何防止意外事故的教育，使之平時養(yǎng)成安全的工作習(xí)慣。

通常企業(yè)辦公室中安全檢查的方法。確定檢查周期，定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全方面的檢查；發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險或減少危險；如果發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進，直至解決；將上述第三項中異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過程認真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中。

隨堂檢測

1.名詞解釋

辦公環(huán)境 辦公室布置原則 安全隱患

2.秘書小梅上班總是匆匆忙忙的，辦公室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤污跡斑斑，領(lǐng)導(dǎo)要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。

秘書小王每天都認真整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回形針、釘書機、文件夾以及電話等都擺放有序。下班前，她會將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護公用區(qū)域，也常將公用資源如電話號碼本、打孔機、檔案夾等鎖進自己辦公桌的抽屜里，常常影響別人的工作。

某公司秘書小李在一次董事會后用碎紙機粉碎廢棄的選票時，在操作過程中，不小心把戴在胸前的長絲巾卷入碎紙機中，雖然電源被立即切斷，絲巾還是被毀掉了。

請你結(jié)合上述案例談?wù)劽貢藛T辦公室管理的內(nèi)容。